In de visie van D&B gaan de zes markten waarop het bedrijf actief is naar elkaar toe bewegen in de richting van integrale uitbesteding van het facilitaire dienstenpakket. Daarbij mikt men op de bovenkant van de markt. Die integraliteit zocht het bedrijf ook in een nieuwe IT-oplossing. De keus voor een ERP-pakket lag daarmee voor de hand, ook omdat alternatieve systemen duurder bleken. Reinier: “D&B bestaat eigenlijk uit zes verschillende bedrijven, met ieder een eigen dynamiek. Dat is een exponentiële vermeerdering van complexiteit. Dan moet je op zoek naar een software-oplossing die daar bij past. D&B is een jong bedrijf en AFAS past daar goed bij”, zegt Reinier.
Het planningspakket dat D&B gebruikt, is van Ortec. Dat pakket is in staat om alle zes disciplines te bedienen, legt Reinier uit. “Er zijn fantastische planningspakketten voor catering of schoonmaak, maar ze kunnen elkaar niet vervangen. Dankzij de combinatie van AFAS en Ortec blijft de complexiteit behapbaar. We werken nu met nog maar één versie van de waarheid.” Volgens Business Controller Koen Schuijt is de combinatie planning en ERP cruciaal voor de business van D&B.
“Ik beschouw het als de levensader van ons bedrijf.”
Het uitgangspunt bij D&B is om zoveel mogelijk onderdelen van de ERP-software te benutten. Men startte op 1 januari 2019 met Financieel en Payroll. Of, in de woorden van Koen: “Met alles wat nodig is om een factuur uit te sturen of te betalen en loon over te boeken naar onze medewerkers.” Vervolgens werd het systeem gaandeweg uitgebreid met Projecten en HR. Dat leidde soms tot verrassende inzichten, zegt Koen. “Voor onze personeelsgegevens dachten wij altijd met één systeem te werken, maar we kwamen er achter dat die gegevens op twintig verschillende plekken werden bijgehouden. Het kostte de nodige inspanningen, maar inmiddels zijn de personeelsdossiers helemaal up to date.” Iets soortgelijks deed zich voor bij CRM. Toen de oude systemen werden leeg getrokken en geïmporteerd in AFAS, bleek dat er meerdere CRM-administraties rouleerden. Volgens Koen maken ook kleine veranderingen in de praktijk een groot verschil.
"Digitaal ondertekenen is bijvoorbeeld echt een uitkomst voor ons. En het ouderwetse inscannen hebben we met plezier overboord gekieperd.”
In zijn rol als ERP Development Manager is Koen verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het AFAS-pakket binnen D&B. Hij volgde het traineeship Succesbeheer bij AFAS op een moment dat hij nog nauwelijks kennis van Profit had. Andere deelnemers zaten volgens Koen al veel verder in de wedstrijd. Wel leerde hij tijdens zijn traineeship het interne netwerk van AFAS kennen. De kennis van het systeem deed hij in anderhalf jaar hoofdzakelijk in de praktijk op. “Het is volgens mij geen hogere wiskunde”, zegt Koen, “maar je moet de mogelijkheden kennen. Ik leer nog elke dag bij.”
Om structureel en optimaal met het systeem te werken is wel discipline in de organisatie nodig, beseft Reinier. Hij vindt het een uitdaging om iedereen in de organisatie te leren denken en werken in processen. Hij constateert: “De technische implementatie is achter de rug, maar de culturele implementatie is nog in volle gang.” Volgens Reinier is het mede daarom nog te vroeg om concrete voorbeelden van harde besparingen te noemen. “Maar we zijn wel in staat om heel hard te groeien zonder extra mensen aan te nemen. Ik verwacht daarnaast dat we onze marges kunnen verbeteren doordat onze operationele mensen eigenaarschap gaan nemen voor hun eigen contracten.”
Benieuwd naar het hele verhaal van D&B The Facility Group?