Het programma van eisen dat ALDI hanteerde, was helder. Van Schie: ‘We wilden heel graag werken met een partij die thuis is in de Nederlandse wetgeving en in de voor ons geldende cao. Dan kom je natuurlijk al snel bij Nederlandse partijen uit. En we wilden vooral dat onze processen er veel efficiënter van zouden worden, doordat medewerkers en leidinggevenden veel meer zelf zouden kunnen regelen.’ Walter Hoogenbosch, Senior Projectmanager IT: ‘Daarnaast was het belangrijk dat niet op tien verschillende locaties onderhoud zou hoeven te worden gepleegd. ALDI is in Nederland is opgedeeld in negen verschillende verkoopbedrijven plus een ondersteunende, service verlenende werkmaatschappij, met allemaal een eigen administratie. En we wilden dat het systeem betrouwbaar en eenvoudig te koppelen was aan onze andere pakketten. Bijvoorbeeld het pakket van de Arbodienst, de Belastingsdienst en het UWV.’ Van Schie: ‘Dat vonden we eigenlijk alleen bij AFAS. Die keus was dus niet heel ingewikkeld.’
Achteraf gezien ging de implementatie eigenlijk vrij soepel. Hoogenbosch: ‘We hebben niet wakker gelegen. En er waren ook geen dossiers waar we echt hoofdpijn van kregen. Het was wel veel werk.’ Dat laatste kwam ook doordat de implementatie al vrij snel voorlag op schema. Van Schie: ‘We wilden eigenlijk eerst met alleen de verloning live. Later hebben we die ambities opgeschroefd, omdat er ruimte voor was. We hebben ook al meteen allerlei extra processen ingericht, zoals het indienstmelden. En we hebben ook al meteen de AFAS Pocket App gelanceerd. Ook met die extra ambities was het een soepele overgang. Zelfs in de laatste week hadden we geen stress.’
De livegang zelf was goed voorbereid. Van Schie: ‘We hadden geen twijfels over wat we zelf ingericht hadden, al kan er natuurlijk overal wat mis gaan. We vonden het veel spannender hoe de overgang zou vallen bij al die mensen die we vooral per brief op de hoogte hadden gehouden. Het was heel moeilijk inschatten hoeveel vragen we zouden krijgen over de nieuwe systemen, en dan vooral over de AFAS Pocket App voor medewerkers. Daarom hadden we voor de support op dat onderdeel ook een externe partij ingeschakeld. Als het vragen zou regenen, wilden we genoeg mankracht hebben om ze allemaal te beantwoorden. Maar het bleef bijna helemaal stil. Missie geslaagd dus.’
Hoogenbosch: ‘Inmiddels horen we bijna uitsluitend positieve reacties. En dat is ook logisch. Medewerkers kunnen met hun telefoon veel meer zelf regelen dan voorheen. En voor leidinggevenden geldt eigenlijk hetzelfde. We hoorden vooraf wel geluiden dat mensen bang waren dat ze meer werk zouden krijgen nu ze meer zelf moesten gaan doen. En op zich klopt het dat acties en verantwoordelijkheden rond indiensttreding, declaraties, verlof en verzuim meer bij managers zijn komen te liggen. Maar het aantal handelingen is wel drastisch kleiner geworden. Er hoeven geen papiertjes meer afgestempeld en rondgestuurd te worden, dat scheelt enorm. Ook in de kans op fouten.’
Van Schie: ‘We waren ook een beetje bang dat mensen hun papieren loonstrook op zouden blijven eisen. Dat mogen ze namelijk, en als iemand dat wil, dan krijgt hij die. Uiteindelijk viel ook dat heel erg mee: maar twee mensen deden dat. Mensen passen zich blijkbaar makkelijk aan als ze merken dat een nieuw systeem echt een vooruitgang is. En de winst die we met dit systeem boeken in efficiëntie is enorm. Dat merkten we alleen al tijdens de coronacrisis, doordat de medewerkers van de loonadministratie in noodgevallen vanuit huis konden werken. Deze overgang is echt in alle opzichten een fantastische stap geweest.’
Goede producten voor iedere portemonnee. Dat is het doel van supermarktconcern ALDI. En daar slaagt het bedrijf al meer dan honderd jaar in. ALDI komt oorspronkelijk uit Duitsland, maar is ook al meer dan veertig jaar actief in Nederland. Van Schie: ‘ALDI heeft in Nederland inmiddels zo’n 500 vestigingen. Dat succes kwam niet uit de lucht vallen, maar is het resultaat van consequent werken volgens drie kernwaarden: eenvoud, verantwoord en betrouwbaar.’ Hoogenbosch vervolgt: ‘We baseren alles op die kernwaarden. Voor onze klanten, maar ook voor onze medewerkers en leveranciers. En efficiëntie zie je terug in eigenlijk alles: van de processen tot de bezetting, en van het assortiment tot de plaatsing van de streepjescodes.’
Benieuwd naar het hele klantverhaal van ALDI?