Als mkb’er is het soms behoorlijk aanpoten. Zeker wanneer je groeiambities hebt. Je breidt je assortiment uit, probeert nieuwe klanten binnen te halen, neemt nieuwe medewerkers aan – noem het maar op. Terwijl jij je richt op de groei van je onderneming, blijft de administratie als een blok aan je been hangen. En: hoe groter je wordt, hoe meer administratie.
Ben je nog veel tijd kwijt aan het handmatig verwerken van orders? Regel je bijvoorbeeld voorraadadministratie in het ene systeem, maar facturen en andere financiële boekingen in een andere? Op die manier voer je gegevens minstens twee keer in. Processen duren zo niet alleen langer, ook is de kans op fouten groter.
Daarbij: processen zoals inkoop, verkoop, voorraden en financiën zijn nauw met elkaar verbonden. Dus waarom zou je de administratie ervan ook niet samenbrengen? En dat is waar slimme software om de hoek komt kijken.
Met de juiste software kun je administratieve processen digitaliseren en automatiseren. Wil je verschillende bedrijfsprocessen slim samenbrengen? Dan kun je niet zonder ERP-software. ERP staat voor Enterprise Resource Planning. Deze software brengt informatie en processen van verschillende afdelingen samen. Iedereen werkt vanuit één centrale database waar alle informatie staat opgeslagen.
ERP brengt zaken als ordermanagement en financiën dus onder in één systeem. Maar het is niet alleen zo dat de data op dezelfde plek staat. Met ERP-software integreer je de processen ook echt met elkaar.
Verlaat een nieuwe batch producten jouw magazijn? Neem je goederen in ontvangst? Worden de prijzen of kortingen van items bijgewerkt? Met ERP-software worden dit soort wijzigingen ook in je boekhouding doorgevoerd, want die zit in hetzelfde systeem. Je hebt met één klik op de knop inzicht in bijvoorbeeld inkoop en voorraden. Een medewerker hoeft het alleen nog maar te controleren, in plaats van het handmatig in te voeren. Je kunt zelfs complete workflows instellen om ieders taken inzichtelijk te maken. Wel zo makkelijk!
Het digitaliseren, automatiseren en integreren van financiële en orderprocessen levert een aantal mooie voordelen op. Je profiteert van:
Voordeel 1: alles op één centrale plek
Door je processen te digitaliseren en automatiseren, staan alle gegevens overzichtelijk op één centrale plek. De inkoper voert ordergegevens eenmalig in, de boekhouder ziet direct wat dit betekent voor het resultaat. Zo’n helder overzicht kun jij wel gebruiken – helemaal in tijden van hoge werkdruk en bedrijfsgroei.
Bonus: doordat alle informatie op één plek staat, raak je gegevens ook niet meer kwijt. Het zoeken naar inkooporders, pakbonnen of bewijzen voor goederenontvangst is verleden tijd.
Voordeel 2: je hebt actueel inzicht
Met onze ERP-software haal je een betrouwbaar voorraadsysteem in huis. Je inkoper werkt met concrete data en heeft realtime inzicht in de voorraden. Komt een klant binnen met een grote inkooporder? Je ziet meteen of en wanneer je kunt leveren. Deze duidelijkheid zorgt voor blije klanten. En wil je in één oogopslag zien welke offertes er op dit moment uitstaan, of wat je huidige marges zijn? Met goed ingericht ordermanagement weet je het met één muisklik.
Voordeel 3: je maakt minder fouten
Wanneer je al je bedrijfsactiviteiten in hetzelfde systeem registreert, werkt iedereen in je organisatie met dezelfde gegevens. Zo voorkom je fouten. Want stel dat de boekhouder op oude ordergegevens voortborduurt. Of dat je je producten verkoopt tegen suboptimale marges. Of dat facturen naar de verkeerde adressen worden gestuurd. Dit soort fouten zijn niet alleen tijdrovend en kostbaar, ze staan verdere bedrijfsgroei in de weg. Tijd dus om dat op te lossen!
Voordeel 4: communiceren via eigen portal
Goed klantcontact is cruciaal voor je bedrijfssucces. Dat geldt natuurlijk net zo goed voor het contact met je leveranciers. Als het in je pakket zit, kun je in de portal binnen ordermanagement rechtstreeks communiceren met klanten en leveranciers.
Een voorbeeld: om prijzen te vergelijken, stuur je een aantal inkoopoffertes naar verschillende leveranciers. In de situatie zonder ERP-software, bel of mail je iedere leverancier afzonderlijk voor een optie. Niet alleen kost die handeling veel tijd, ook het vergelijken van de offertes is lastiger.
Met ERP-software van AFAS vraag je eenvoudig dezelfde inkoopofferte aan bij meerdere leveranciers. Dit maakt vergelijken een stuk makkelijker en geeft je een actueel beeld van de beste inkoopopties. Offerte akkoord? Je financieel medewerker kan direct alles afhandelen.
Klinkt het automatiseren van bedrijfsprocessen jou als muziek in de oren? En wil je niet vastzitten aan hoge opstartkosten? Dan is ERP Direct iets voor jouw organisatie!