Het is tijd om te verhuizen. Het huidige huis is verouderd; er zijn lekkages en de automatische zonwering is stuk. Twee mooie kids, een hond, een cavia en twee goudvissen hebben alle ruimte opgeslokt. Op zoek naar een nieuwe stek. Maar nadat het contract is getekend, blijkt dat er toch nog erg veel geklust moet worden. De kinderen kunnen hun draai niet vinden in de nieuwe wijk en zelfs de hond kijkt chagrijnig om zich heen. Wat is er misgegaan en belangrijker, hoe lossen we het op?
Voordat je vastzit aan een contract, moeten eerst alle details grondig onder de loep genomen worden. Natuurlijk geldt dit bij alle grote veranderingen en dus ook bij het invoeren van een nieuw ERP-systeem. Over het algemeen houden projectgroepen bij de implementatie wel rekening met de kosten, maar vergeten zij belangrijk extra investeringen zoals tijd en mankracht.
Om succesvol te implementeren, is het allereerst verstandig het hoger management bij het proces te betrekken. Zij dienen als voorbeeld voor de rest van het bedrijf en kunnen werknemers in alle lagen van de organisatie motiveren. Houd er ook rekening mee dat mensen de tijd moeten krijgen om zich aan te passen aan de nieuwe situatie. De verandering van ERP-systeem heeft grote impact op de bedrijfscultuur. Als zelfs de cavia en de goudvissen van slag zijn, laat staan hoe je eigen mensen en klanten zullen reageren.
Duidelijk afspraken maken met de leverancier is een tweede aanbeveling voor een succesvolle implementatie. Hoe specifieker hoe beter. Bij de aanschaf van een keuken zeg je toch ook niet dat de verkoper zelf de kleur en indeling mag uitkiezen? Wees dus heel precies in wat de verwachtingen zijn en baseer daar de voorwaarden op. Een vertraging in het evaluatieproces leidt immers vaak tot vertraging van de live datum en de terugverdientijd.
Sta vervolgens ook stil bij de mobiele gebruiker. Een computer is zó 2014. Iedereen wil continu overal bezig kunnen zijn. Zorg dus dat het ERP-systeem net zo mobiel is als je medewerkers en klanten. Vraag daarnaast om ten minste drie referenties. De mening van een ander heeft menigeen al eens van een verschrikkelijke vakantie of aankoop behoed. Dat gaat natuurlijk ook op voor een dergelijk systeem.
Maatwerk klinkt chique en je betaalt er dan ook een 'chique´ prijs voor. Probeer het eerst eens zonder te doen en kijk hoe ver je kunt komen door gewoon goede afspraken te maken met de leverancier. En als je dan over de streep bent en de uitdaging aangaat, zorg dan dat je een goed ´klusteam´optrommelt. Zet de beste mensen op het project, want met een B-team valt het eindresultaat meestal tegen.
Zoals de aloude uitdrukking luidt: voorkomen is beter dan genezen. Met deze tips op zak, kun je met enthousiasme en vertrouwen het implementatieproces induiken.
Binnenkort part II, vergeet niet de huisdieren te voeren in de tussentijd.