AFAS blogt
Auteur: AFAS Software B.V. - Benno Welmers

Week 53?! En nu?

Waarschuwing: Dit blog bevat veel cijfers en mag dus alleen gelezen worden door echte Payroll nerds!

Dit jaar is het weer zover: een 53e week. Dat is een mooi effect van het feit dat je na 52 weken in het jaar toch echt nog maar aan 364 dagen zit. En een jaar heeft er 365. En een beetje. Daarom hebben we volgend jaar ook weer een schrikkeljaar.

Het feit dat de aarde niet een beetje meer haar best doet in het rondje rond de zon, en er geen vlakke ronde van 364 dagen uit perst, maakt óns werk wat minder makkelijk. Want er komen nu weer vragen naar boven (net als in 2009, het laatste jaar met een 53e week): wat gebeurt er bij een 4 wekenverloning in periode 13? Het effect in onze salarissoftware is vrij simpel: periode 13 bestaat uit 5 weken, en je krijgt dan ook 5 weken uitbetaald. Dat is dus 25% meer dan in periode 12.
En dat roept – net als in 2009 – wel eens vraagtekens op.

Wat niet helpt is dat een Kantonrechter in Haarlem in 2012 een uitspraak over 2009 met de volgende strekking heeft gedaan: in een bepaalde sector hoeft de werkgever in periode 13 niet méér uit te betalen, ook al bestaat die periode uit 5 weken. Dit geldt niet voor medewerkers die op uurbasis verloond worden, maar alleen voor vastloners. Een belangrijke motivatie hierin was: “Als 13x het 4 wekenloon gelijk is aan 12x het maandloon, dan zou een medewerker bij een uitbetaling van 5 weken méér geld ontvangen dan iemand die per maand verloond wordt.”

Dus: 13 * 2.400 euro moet gelijk zijn aan 12 * 2.600 euro. En verhip dat klopt: allebei 31.200 euro! Dus als periode 13 in 2015 uit 5 weken bestaat, en je betaalt dan 3.000 euro uit (5 weken), dan krijgt die medewerker meer! ONGELIJKHEID! En dat moet natuurlijk fél bestreden worden!!! Maar wacht eens, klopt die redenering eigenlijk wel…?

Wie ben ik om het oordeel van een rechtbank in twijfel te trekken, en al helemaal niet als ik het ongetwijfeld lijvige dossier van deze zaak niet ken. Maar een beetje gezond verstand kan natuurlijk geen kwaad. Laten we dit onderwerp eens van verschillende kanten bekijken:

5 halen, 4 betalen

Als dit een advertentie bij de Gall&Gall zou zijn, zeg ik: goeie deal. Maar kun je, of wil je, zo met personeel omgaan?
Blijkbaar doet de rechtbank een stapje naar achteren, en kijkt men naar een jaar. En dan mag er geen ongelijkheid bestaan tussen maandverloning en 4 wekenverloning. Klinkt goed. Maar laten we een stap dichterbij zetten en de periode heel klein maken:

  • Stel dat ik Piet nodig heb in periode 12. Piet werkt 4 weken voor mij, en krijgt die 2400 euro.
  • En nu komt Jan voor mij in periode 13 werken. Hij werkt de hele periode. Dus 5 weken. Hoe blij is Jan als ik hem voor de 5 weken 2400 euro geef? Dat zou een gevalletje ‘5 halen, 4 betalen zijn’. Dat lijkt me toch een behoorlijke (lees: grotere) vorm van ongelijkheid?

Een ander probleem is vergelijking met het ‘jaar’.

  • Als ik Piet een JAAR inhuur, met maandverloning, dan loopt het contract van 1 januari 2015 t/m 31 december 2015.
  • Maar als ik Jan in 2015 de volle 13 perioden inhuur, dan loopt het contract van 29 december 2014 t/m 3 januari 2016. Precies 53 weken. Maar méér dan het jaar van Piet. Ook hier zal Jan niet blij zijn als ik zeg: ‘Je krijgt net zoveel als Piet, jullie werken tenslotte allebei ‘een jaar’ voor me’……..
  • En de vergelijking dat 13 perioden en 12 maanden allebei een ‘jaar’ inhouden, is ook niet juist. Iemand die 13 x 4 weken in dienst is, is 364 dagen in dienst, en iemand die 12 maanden in dienst is, is 365 dagen in dienst. Dus 13 perioden en 12 maanden vergelijken is als appels en peren vergelijken.

11 jaar

Als je een écht goede vergelijking wil maken – appels met appels – dan zou je eens moeten kijken naar een jaar dat op maandag 1 januari begint, tot en met een jaar dat op zondag 31 december eindigt. En dan komen we uit op 1-1-2007 t/m 31-12-2017, een tijdspanne van 11 jaar (!) waarin het aantal maanden, dagen, weken en 4 weken-perioden dus heel goed vergelijkbaar is.

Als je naar de essentie van de rechter kijkt, dan is natuurlijk duidelijk dat er geen ongelijkheid mag ontstaan op basis van de verloningsperiode. Dus het salaris over die 11 jaar zou in alle soorten verloningsperioden gelijk moeten zijn. De hamvraag is dan wel: Hóe voorkom je dan die ongelijkheid:

Oplossing 1:

De 53e week niet uitbetalen?
Is het niet een beetje vreemd om tegen iemand die pas sinds kort in dienst is te zeggen: “Sorry je krijgt niet meer, want je hebt de afgelopen jaren eigenlijk al teveel geld gehad!” Dat heeft die medewerker namelijk helemaal niet gehad…

En tegen een medewerker die al jaren voor je werkt is het ook lastig uitleggen: “Je moet nu een week ‘gratis’ voor mij werken, omdat ik daar al 5 jaar rekening mee hou. Ik hoop dat je daar wat van gespaard hebt.”

Oplossing 2:

Het 4 wekenloon beter bepalen
Veel beter is natuurlijk om ervoor te zorgen dat het loon per 4 weken zodanig bepaald wordt, dat precies 13 perioden nu juist NIET precies gelijk is aan 12 maanden, omdat 364 dagen ook NIET precies gelijk is aan 365 dagen…...

En dat is gelukkig ook de oplossing die in héél veel sectoren wordt toegepast. Voorbeelden hiervan zijn de Detailbranche, Levensmiddelenbranche, de Zoetwarenindustrie, het Agrarisch bedrijf, de MTB sector, Beroepsgoederenvervoer, Schoonmaakbranche etc. Als je daar in die tijdspanne van 11 jaar twee keer die 53e week uitbetaalt, dan is het totale salaris over die 11 jaren onderling precies gelijk aan de maandverloning! En dát is uiteindelijk wat de rechtbank beoogt.

Toch zullen er ook ongetwijfeld sectoren zijn waar met een schuin oog naar die 53e week gekeken wordt. Maar je kunt daar dus niet zeggen: we houden geen rekening met die 53e week, want ‘we hebben hier in het 4 weken salaris al rekening mee gehouden’. Dat is dus precies het tegenovergestelde van wat er aan de hand is: er is dan juist géén rekening gehouden met die 53e week in het 4 weken salaris….

En nu?

Het zal inmiddels duidelijk zijn dat we dat gekke rondje van de aarde rond de zon niet kunnen weg-automatiseren in de 53e week. Wij kunnen vanuit de programmatuur niet iemand geautomatiseerd 1 week gratis laten werken, omdat het periodeloon bij een 4 wekenverloning niet zorgvuldiger is vastgesteld.

Wat kan wel?

De eerste actie is nog eens heel goed naar de periodesalarissen kijken, en daar misschien nieuw beleid op te (laten) maken. Als je toch echt in periode 13 wilt ingrijpen op het loon, dan zou je naar eigen inzicht aan een paar knoppen kunnen draaien:

  • Je zou bijvoorbeeld een afwijkend aantal contracturen kunnen boeken, zodat er maar 4 weken worden uitbetaald. Maar of dat verstandig is voor je urenverantwoording, FTE rapportages en aangifte van loonuren?
  • Je zou ook onbetaald ‘verlof’ kunnen boeken. Er is namelijk sprake van een onbetaald deel. Maar verlof zou ik het niet durven noemen.
  • Of je vermindert het salaris van de medewerker. Want dat is eigenlijk wat je doet: iemand moet één periode meer werken voor hetzelfde salaris, dus tegen een lager uurloon. Uiteraard gaat de Payroll Auditor hier dan wel melding van maken, maar dat zou je massaal kunnen negeren in die periode.
  • Tot slot is het ook mogelijk om een belaste vermindering van 20% van het uitbetaalde salaris in periode 13 te maken. Dit kan op cao-niveau vrij eenvoudig worden ingericht. Maar bij zo’n oplossing is het heel erg lastig om rekening te houden met mutaties tijdens periode 13, zoals roosterwijzigingen en prorata in- en uit dienst.

Gelukkig zijn we er na dit jaar weer een paar jaar vanaf: 2020 is pas weer het eerste jaar met een 53e week…. Tot dan!