Van een afstandje lijken hackathons vaak wonderen van improvisatie: je zet een groep mensen bij elkaar en er ontstaat vanzelf iets moois. Hackathons zijn alleen succesvol als je ze heel goed regisseert. Mohamed Amri, directeur productontwikkeling bij AFAS, legt je uit hoe je dit stap voor stap aanpakt.
Begin ongeveer drie maanden voordat je de hackathon wilt houden met de voorbereiding. Stel hiervoor een groep samen met mensen uit de hele organisatie en van verschillende disciplines. Bijvoorbeeld iemand van HR, iemand van ICT en iemand van de inhoud. Zo heb je iedereen aan boord om een uitdaging te bedenken die voor de hele organisatie relevant is. En om de oplossing later ook in de praktijk te brengen. Kom met de organisatoren wekelijks een half uurtje bij elkaar.
Kijk welke uitdaging voor jouw organisatie nu het belangrijkst is. Het maakt niet uit of dat met ICT te maken heeft of niet. Het kan de inzet van AI zijn, het optimaliseren van een klantproces of het verkorten van wachtlijsten. Neem het MT mee in deze keuze, want je hebt het MT ná de hackathon nodig bij de implementatie.
Bedenk een goede naam voor je hackathon, en een datum waarop deze plaatsvindt. Nodig via intranet collega’s uit om een groepje te formeren met drie, vier anderen van verschillende afdelingen. Je wilt uiteindelijk een oplossing die werkt voor een héél proces en voor álle mensen die bij zo’n proces betrokken zijn. En die kun je alleen bedenken met een goede mix van functies - van technische mensen tot mensen die functioneel sterk zijn, én mensen van de inhoud en het klantcontact.
Vraag inschrijvers ook met een specifiek idee te komen. Stel je hebt het over AI, dan kan een idee zijn om AI in te zetten bij de schoonmaak, bij het klantcontact, of om keuzes sneller of beter te maken. Schiet geen ideeën af, help wel om ze verder aan te scherpen. Wat je niet wilt, is dat groepjes tijdens de dag nog moeten bedenken wat ze nou eigenlijk gaan doen.
Er zijn altijd mensen die zich direct melden, maar dat is niet voldoende. Zeker niet als je diversiteit aan oplossingen en afdelingen wilt. Benader daarom ook gericht mensen van wie je denkt: jullie zouden heel geschikt zijn, maar jullie gaan je niet uit jezelf inschrijven. Vervolgens kun je via intranet delen welke groepjes en ideeën er al zijn, en je zult zien dat dit dan ook weer andere mensen over de streep trekt.
Onze ervaring is dat je echt goed de tijd moet nemen. Als je een halve dag bij elkaar gaat zitten, krijg je vast veel inspiratie en goede ideeën, maar kom je niet toe aan uitwerking. En dan sterven de ideeën een stille dood.
Ga daarom uit van een hackathon van ongeveer anderhalve dag. Wij starten altijd rond een uur of 9 ’s ochtends, plenair met een inspirerende spreker. Dat helpt om je blik eerst flink te verbreden, en om creatiever te worden. Vervolgens versmallen we weer. De verschillende groepjes gaan aan de slag met hun oplossing. Dat doen ze tot ver in de avond. Zo ontstaat een sfeer van: vandaag gaat het gebeuren, we gaan dit werkend krijgen met elkaar. Deelnemers kunnen blijven slapen als ze willen. De volgende ochtend om 10.00 uur presenteren de deelnemers hun oplossingen. Rond de lunch zijn we klaar.
Houd een hackathon het liefst gewoon in je eigen pand. Het is geen heisessie, er wordt gewerkt. Tegelijkertijd wil je ook een omgeving die uitstraalt: hier gaat iets bijzonders gebeuren. Deelnemers moeten dus niet achter hun eigen bureau blijven zitten. Pak een ruimte die een beetje aangenaam is, want het idee is dat je die ruimte de hele dag niet verlaat. Zet tafels neer waar je met een deelnemer of vier á vijf aan kan werken, en voorzie elke tafel van een scherm.
Het is slim om iets van een pingpong- of airhockeytafel neer te zetten, en een paar banken of luie stoelen om op een andere plek te kunnen overleggen. En natuurlijk veldbedden, zodat deelnemers even een paar uurtjes kunnen slapen. Zorg voor hapjes en drankjes in een beetje studentikoze sfeer. Dus geen viergangendiner, wel bitterballen en pizza’s.
Je sluit de hackathon af met presentaties van elk groepje. Zorg dat deelnemers echt hun oplossing presenteren. Het liefst in een werkend prototype. De neiging is vaak om zo’n presentatie in een PowerPoint of een pdf te maken. Dan laat je eigenlijk alleen jouw bééld van de oplossing zien. Voor ons als ICT’ers betekent een prototype dat deelnemers daadwerkelijk software bouwen waar je tijdens je presentatie doorheen klikt.
Zorg dat bij de presentaties ook leden van het MT zijn. Het mooiste is als je er echt een happening van maakt. Beloon de winnende oplossingen met een prijs, maak een mooie aftermovie van de dag, deel de resultaten via intranet en bedank de deelnemers. Dat geeft al de juiste energie voor de volgende keer.
Natuurlijk is het zaak dat er ook iets gebeurt met de beste ideeën. Bepaal met het MT welke prototypes levensvatbaar zijn. Voer niet alle ideeën tegelijk uit, want dan loop je vast. Liever een paar dingen goed, dan alles een beetje. Werk de beste ideeën helemaal uit, en neem ze op in de reguliere processen. Zo maak je het werk stap voor stap écht leuker en beter.
Innovatiemanager aanstellen? Grote fout! Zodra je iemand verantwoordelijk maakt voor vernieuwing, wijst de rest ernaar en denkt: 'Niet mijn probleem.' AFAS-ceo Bas van der Veldt vertelt hoe een 24-uurs hackathon meer bereikt dan maanden vergaderen.
Vraag jij je weleens af hoe jouw organisatie er over 10 jaar uitziet? Als ondernemer is het een flinke uitdaging om de bedrijfsprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten en je organisatie toekomstproof te maken.