De wereld digitaliseert in razend tempo, en dat geldt ook voor het zakelijke verkeer tussen bedrijven en overheden. In deze context wint Peppol snel terrein. Met Peppol kunnen we elektronische documenten veilig, foutloos en automatisch uitwisselen. Facturen, orders en urenstaten gaan straks niet meer via e-mail, niet meer als pdf-bijlage, maar rechtstreeks van administratie naar administratie. Hierover worden duidelijke internationale afspraken gemaakt.
Wat is Peppol precies, hoe werkt het en wat kun je er als organisatie mee? Peppol is platformonafhankelijk en gebaseerd op vaste afspraken over hoe gegevens worden gestructureerd, verzonden en ontvangen.
Peppol is een internationale digitale infrastructuur die op initiatief van de Europese Commissie is ontwikkeld. Oorspronkelijk was deze bedoeld voor elektronische documenten die tussen overheidsorganen onderling werden verstuurd, maar dat doel is inmiddels bijgesteld. Peppol (Pan-European Public Procurement Online) gaat grensoverschrijdend digitaal zakendoen makkelijker en veiliger maken voor overheden en bedrijven.
Concreet is Peppol een netwerk waarmee organisaties op een uniforme manier elektronische documenten kunnen versturen en ontvangen. Dit gebeurt met behulp van gestandaardiseerde gegevensformaten (zoals UBL) en vooraf vastgestelde afspraken over de inhoud en structuur van die berichten. Peppol is platformonafhankelijk: het maakt niet uit welk boekhoudpakket organisatie A gebruikt en welke software organisatie B heeft. Zolang beide partijen op het netwerk zijn aangesloten, kunnen ze veilig documenten uitwisselen.
Het grootste voordeel van Peppol is dat het veel handmatig werk uit het administratieve proces weghaalt. Je hoeft facturen niet meer handmatig te controleren, overtypen, printen of als pdf te mailen. Ze komen direct binnen in het juiste systeem, in het juiste formaat, met de juiste gegevens.
Ook de andere voordelen spreken voor zich:
Je kunt ook bijlagen meesturen, zoals pdf’s, orderbevestigingen, toelichtingen of andere documenten. Je kunt ze automatisch koppelen aan de elektronische factuur. Je kunt zelfs instellen of die bijlagen als afzonderlijke bestanden worden verstuurd of worden samengevoegd in één document.
Omdat Peppol een internationaal initiatief is dat in alle EU-landen wordt uitgerold, is er een speciale non-profitorganisatie opgericht die Peppol op internationaal niveau beheert: OpenPeppol, gevestigd in Brussel. Deze organisatie bepaalt de technische standaarden, faciliteert de doorontwikkeling van het netwerk en coördineert samenwerking tussen landen. De leden van OpenPeppol zijn nationale autoriteiten, service providers en gebruikers. Zij bepalen gezamenlijk hoe het netwerk zich ontwikkelt.
De ontwikkeling en het beheer op landelijk niveau zijn in Nederland de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa). Deze instantie is ingesteld door het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en zorgt ervoor dat het netwerk in Nederland goed en veilig functioneert. De NPa organiseert overleg over verbeteringen, is het aanspreekpunt voor meldingen of klachten en sluit contracten met service providers. Alleen service providers met zo’n contract mogen in Nederland Peppol-diensten aanbieden.
Ook de Rijksinspectie Digitale Infrastructuur (RDI) houdt toezicht, omdat Peppol een essentieel onderdeel is van onze digitale infrastructuur. De RDI beoordeelt regelmatig of service providers en de NPa zich aan de gemaakte afspraken houden, bijvoorbeeld via risicogerichte audits of door onderzoek te doen naar aanleiding van klachten.
Op het gebied van debiteurenbeheer hebben we functionaliteit toegevoegd voor aanmanen, incassokosten en debiteurbewaking. Je kunt nu een compleet proces voor debiteurenbeheer inregelen, waarin je zelf aangeeft wanneer relaties automatisch herinneringen en aanmaningen ontvangen. Dit zorgt voor heldere communicatie en een strak proces. De wettelijke incassokosten worden automatisch berekend en verwerkt. Ook worden de incassokosten automatisch meegenomen bij het afletteren.
Overstappen van handmatig facturen versturen naar werken met Peppol betekent zeker niet dat je je hele administratie moet omgooien. Je blijft grotendeels op dezelfde manier werken. Het enige dat verandert, is de manier waarop je documenten verstuurt en ontvangt. In plaats van een e-mail met een pdf wordt het een gestructureerd digitaal bericht via een beveiligde infrastructuur. Je kunt er zelfs voor kiezen om nog steeds een pdf-versie mee te sturen, bijvoorbeeld voor klanten die alles visueel willen controleren. Binnen de Peppol-standaard is daar ruimte voor.
In sommige landen is Peppol al verplicht voor bedrijven die opdrachten en projecten uitvoeren voor overheden. Zij moeten hun facturen al via Peppol versturen. Maar het gaat straks nog veel verder. De Europese ViDA-wetgeving (VAT in the Digital Age) is in voorbereiding. Deze treedt naar verwachting vanaf 2030 in werking. ViDA verplicht bedrijven om hun btw-processen te digitaliseren, en Peppol wordt hierin gezien als een belangrijke pijler. Door nu al over te stappen, voorkom je dat je straks in korte tijd grote aanpassingen moet doen.
België loopt voorop. Dit land heeft besloten dat alle B2B-transacties vanaf 1 januari 2026 verplicht via Peppol moeten verlopen. Dit doet België om de btw-kloof te verkleinen, fraude tegen te gaan en administratieve lasten te verlagen.
Peppol werkt met het UBL-formaat (Universal Business Language). Deze XML-standaard beschrijft precies hoe een document, zoals een factuur, digitaal moet worden opgebouwd. Binnen Peppol worden daar extra afspraken bovenop gelegd, die Peppol BIS zijn gaan heten (Business Interoperability Specifications). Ze zorgen ervoor dat iedereen dezelfde definities hanteert, zodat systemen elkaar goed begrijpen. AFAS Software herkent deze structuren automatisch en ondersteunt ze. Daardoor verschijnen inkomende facturen direct in je administratie. Je hoeft geen bijlage te openen, over te typen of op te slaan. Elke factuur wordt meteen vastgelegd. Ook statusupdates worden uitgewisseld: je ziet wanneer een factuur is verstuurd, ontvangen, goedgekeurd of betaald. Dat maakt je debiteurenbeheer eenvoudiger en transparanter.
Maakt je bedrijf gebruik van self-billing, dus genereer je zelf inkoopfacturen en stuur je die naar je leverancier? Dan is er goed nieuws, want ook dit proces kan via Peppol verlopen. Vanaf 2026 is dat in sommige landen zelfs verplicht. Uiteraard ondersteunt AFAS deze functie actief.
Peppol is geen eindstation, maar een opstap naar bredere digitalisering. De komende jaren werken we aan verdere integratie. Zodra een relatie bereikbaar is via Peppol, kiest je systeem automatisch voor verzending via dat kanaal. Zo wordt e-facturatie makkelijker, veiliger én de standaard oplossing, zonder dat je daar als gebruiker iets voor hoeft te doen.
Dat biedt je de volgende voordelen:
Peppol is geen abstract Europees project, maar een praktische oplossing die direct toepasbaar is in het bedrijfsleven. Als je facturen verstuurt of ontvangt, kun je Peppol gebruiken, of je nu bij een overheidsinstantie werkt, eigenaar bent van een mkb-bedrijf of als zzp’er actief bent. Met de toenemende druk vanuit wetgeving, internationale handel en digitalisering is het een kwestie van tijd voordat Peppol de norm wordt. Door nu al aan te sluiten, bespaar je niet alleen kosten, maar ben je ook voorbereid op de toekomst.
De overstap is laagdrempelig, de voordelen zijn groot en de ondersteuning vanuit AFAS wordt alleen maar beter. Het enige wat je eigenlijk nog hoeft te doen, is die stap te zetten.
Laat je financiële processen zoveel mogelijk automatisch verlopen – en houd tijd over voor werk dat écht waarde toevoegt.