Tijdens de AFAS Open van 2025 kwamen e-facturatie en debiteurenbeheer aan de orde, waarin ook een paar demo’s werden gegeven. Alles voor nog meer veiligheid, structuur en gebruiksgemak. In deze blog zetten we de belangrijkste punten voor je op een rij.
Sinds 2022 ligt er een wetsvoorstel van de Europese Commissie om het Europese btw-stelsel te transformeren. VAT in the Digital Age heet het, afgekort als ViDA. De bedoeling van deze transformatie is om facturatie en communicatie te moderniseren en veiliger te maken. Vanaf 2026 is e-facturatie verplicht, hoewel België er volgend jaar al mee begint. ViDA volgt in 2030.
Als je een factuur stuurt naar een buitenlandse zakenrelatie, hoef je in Nederland geen btw af te dragen. Je geeft op de factuur aan dat de btw wordt verlegd en de betalende partij draagt in zijn land de btw af. Daar willen de partnerlanden meer controle op hebben, omdat het niet altijd goed gaat. Daarom worden bedrijven in de hele EU verplicht om met e-facturen te werken. Bovendien moet je een e-rapport naar de Belastingdienst sturen om aan te geven dat je die levering hebt gedaan. Dat gaat best ver, maar de ICP-aangifte verdwijnt, omdat de Belastingdienst al weet wat je hebt geleverd.
Peppol is een veilig netwerk voor e-facturatie met real-time statusupdates. Op dit moment kun je hier al mee werken, maar alleen via een partner. Omdat AFAS zelf Peppol service provider wordt, is deze mogelijkheid vanaf Profit 7 (eind 2025) in onze software geïntegreerd. Helemaal gratis. Met Peppol leveren we nog meer veiligheid, real-time informatie over de factuurstatus en een betere gegevenskwaliteit. Een automatische fall-back naar e-mail blijft altijd aanwezig. Behalve e-facturatie kunnen in de toekomst ook documentstromen via Peppol worden verstuurd, zoals orders en pakbonnen.
Hoewel we binnen een paar jaar allemaal aan de e-facturatie gaan, hadden we de nodige wensen ontvangen om verbeteringen door te voeren in scan & herken. Daarmee zijn we aan de slag gegaan. Nu worden omschrijvingen en betalingskenmerken automatisch meegenomen in journaalposten. Ook kun je pdf-bestanden via een connector verwerken en kun je per administratie meerdere mailboxen gebruiken.
Op het gebied van debiteurenbeheer hebben we functionaliteit toegevoegd voor aanmanen, incassokosten en debiteurbewaking. Je kunt nu een compleet proces voor debiteurenbeheer inregelen, waarin je zelf aangeeft wanneer relaties automatisch herinneringen en aanmaningen ontvangen. Dit zorgt voor heldere communicatie en een strak proces. De wettelijke incassokosten worden automatisch berekend en verwerkt. Ook worden de incassokosten automatisch meegenomen bij het afletteren.
Mocht een debiteur ondanks aanmaningen toch niet betalen, dan kun je een nieuwe automatische workflow instellen om de betaling alsnog binnen te krijgen. Daarbij bepaal je zelf wanneer elke stap wordt gezet. Dit is een handige manier om debiteuren actief op te volgen. Je hebt altijd een centraal overzicht van facturen die X dagen na de vervaldatum nog openstaan – de X bepaal jij.
Jonas, onze automatische analysefunctie, geeft inzicht in risico's en adviseert vervolgstappen. Zo kan het gebeuren dat deze functie ziet dat er nog meer facturen openstaan bij dezelfde debiteur en adviseert om volgende leveringen te blokkeren tot er is betaald.
Vanuit deze workflow kun je betalingsregelingen instellen en bevestigen. Je krijgt een overzicht van alle verzonden e-mails in het debiteurenproces en je kunt alles over terugbeldata en opvolging vastleggen.
Laat je financiële processen zoveel mogelijk automatisch verlopen – en houd tijd over voor werk dat écht waarde toevoegt.