Dat was een logische keuze. Payroll werkt met gegevens die zich gedurende het jaar opbouwen, zoals loonheffingen en pensioen. In Nederland rekenen we cumulatief. Als je midden in het jaar overstapt naar een ander systeem, moet je dus rekening houden met alles wat eerder is gebeurd. Vroeger betekende dat vaak dat je grote hoeveelheden data moest overnemen en controleren. Dat maakte een tussentijdse overstap complex en soms stressvol.
In de praktijk kunnen organisaties niet altijd wachten tot januari of ze willen het niet. Soms voldoet de bestaande software echt niet meer, speelt er een reorganisatie of harmonisatie of is er gewoon besloten. Dan voelt wachten vooral als stilstand. Daar komt bij dat december en januari voor de financiële afdeling en salarisadministratie altijd al druk zijn. Een ander pakket inrichten komt daar dan nog bij.
Het goede nieuws is dat nieuwe functionaliteit een overstap heel wat minder complex maakt. Niet omdat overstappen dan ineens eenvoudig is. Er blijft altijd een implementatietraject nodig. Maar het is nu wel mogelijk om op een ander moment in het jaar live te gaan, zonder de grote extra inspanning van voorheen.
De manier waarop we dat doen, is eigenlijk vrij logisch. Je spreekt een startmoment af waarop je met Profit begint. Alles wat daarvoor ligt, blijft onderdeel van de oude situatie, en vanaf dat moment neemt Profit het proces over. Het verschil met vroeger is dat we daarbij niet meer alle historische gegevens tot op detailniveau hoeven over te nemen. We kunnen werken met totalen die voldoende basis geven om vanaf het startmoment correct verder te rekenen, met oog voor cumulatieve aspecten. Door de overgang helder af te bakenen en de juiste aansluitingen vooraf te regelen, blijft het totale jaarbeeld kloppen zonder dat je alle eerdere maanden opnieuw hoeft op te bouwen in één systeem. Op die manier is een tussentijdse overstap goed te doen.
Het is belangrijk hierover realistisch te blijven. Ook een overgang per 1 januari vraagt voorbereiding, inrichting, conversie, testen en controles. Met onze jarenlange ervaring en een duidelijke implementatieaanpak doorloop je dat proces gecontroleerd en beheerst. Toch blijft de eerste salarisverwerking altijd een spannend moment. Wat nu verandert, is dat je niet mee vastzit aan dat ene moment aan het begin van het jaar. Je kunt het moment kiezen dat past bij je organisatie, je capaciteit en je planning. Dat geeft meer ruimte om de overstap goed te doen, in plaats van hem er nog even bij te moeten organiseren in een toch al drukke periode.
Vanuit Payroll blijft 1 januari een logisch moment. Maar het is niet langer de enige route. Door anders om te gaan met de overgang en te werken met totalen in plaats van alle historische details te reconstrueren, is een belangrijke drempel verdwenen. Organisaties die een stap willen zetten, kunnen nu ook daadwerkelijk sneller door zonder te hoeven wachten op dat ene moment in januari.