Talent moet je koesteren. Als je medewerkers helpt bij hun ontwikkeling, bind je ze aan je organisatie én kun je meebewegen met de veranderingen in de markt. Daarom gaan steeds meer organisaties aan de slag met talentmanagement als onderdeel van strategisch HR-beleid. Maar hoe pak je dat aan? AFAS helpt je op weg met nieuwe functionaliteit die bijdraagt aan een effectief en flexibel ontwikkeltraject voor elke medewerker. Productmanager Nieke Dorland praat je er uitgebreid over bij.
Nieke: ‘Laat ik vooropstellen dat alles begint met een goede basis van HR. Organisaties moeten ervoor zorgen dat er een juist rooster komt, dat medewerkers hun salaris op tijd krijgen met een loonstrook die klopt en dat verlof en verzuim goed bijgehouden worden. Wij helpen onze klanten om dit soort processen slim te automatiseren met onze HRM & Payroll-software . Veel organisaties hebben daar grote slagen in gemaakt. Ze hebben personeelsdossiers gedigitaliseerd, hun data op orde gebracht en processen gestroomlijnd. Zij zijn eraan toe om de volgende stap te zetten met strategisch HR-beleid. Want HR gaat verder dan de administratieve processen die ik net noemde. HR gaat namelijk over de mensen die bij je (komen) werken. Wat vinden zij belangrijk? Hoe behoud je ze binnen je organisatie? En als ze toch weggaan, hoe zorg je ervoor dat ze positief afscheid nemen? Het is essentieel om daarmee bezig te zijn, want anders loop je talent mis of blijft talent onbenut.’
‘Talentmanagement gaat veel verder dan de vraag: betalen we de medewerker wel genoeg? Want dat is lang niet de enige motivatie voor talent om bij een organisatie te werken. Een medewerker wil zich op zijn plek voelen en zich ontwikkelen. Als organisatie heb je de taak om daarover na te denken en handvatten te geven om die ontwikkeling te faciliteren. Uiteindelijk levert dat blijere medewerkers op. Dat stralen ze uit in hun werk, of je nu een dienst verleent of een product verkoopt. En dat zal op een positieve manier zichtbaar zijn in de resultaten die je met je organisatie boekt.’
‘Het begint ermee dat je jezelf afvraagt: wat vinden wij als organisatie belangrijk? Waar staan we voor, welke rol willen we innemen in deze wereld en welke doelen horen daarbij? Dat is de basis van strategisch HR-beleid en talentmanagement als onderdeel daarvan. Vervolgens vertaal je dat naar de medewerker. Wat verwacht je van hem of haar? Wat vind je belangrijk in bepaalde functies of rollen? Natuurlijk moeten medewerkers gekwalificeerd en gecertificeerd zijn voor wat ze doen, maar het is daarnaast belangrijk om met je mensen in gesprek te gaan. Waar willen ze mee bezig gaan? Welke competenties willen ze ontwikkelen en waarom? De arbeidscultuur is veranderd. De traditionele vorm van de werkgever die bepaalt en de medewerker die volgt is niet meer van deze tijd. Medewerkers zijn mondiger en willen zelf de leiding hebben over hun ontwikkeling. Als je dat niet kunt bieden, gaan ze naar een andere organisatie. Ook de bijbehorende terminologie is veranderd. Wat vroeger een beoordelingsgesprek werd genoemd, is nu een evaluatie of een goed gesprek. Het gaat niet meer over het geven van rapportcijfers, maar over ontwikkeling.’
‘Dan kun je de bijbehorende competenties gaan beschrijven. Een goed vertrekpunt daarvoor is de Europese database van Esco. Die voorziet in beschrijvingen van 3.039 beroepen en 13.939 vaardigheden in verband met deze beroepen. Kijk wat wel of niet belangrijk is voor de medewerker en zijn functie. Als je weet welke competenties daarbij horen, weet je wat je van je medewerker kunt vragen. Je weet dan ook welke onderdelen belangrijk zijn in het persoonlijke ontwikkelingstraject. Dat traject is essentieel om mensen aan je organisatie te blijven binden.’
‘Om talentmanagement goed in de praktijk te brengen moet je er zicht op houden. Hoe staat je medewerker er na een half jaar voor? Ontwikkelt hij of zij zich wellicht door naar een andere functie? Vraagt de koers van de organisatie of de veranderende markt om andere competenties? De periodieke gesprekken die je daarvoor voert en de taken, signalen en vastlegging die daarbij horen wil je borgen in een jaarlijks proces. Want je wil niet dat er iets of iemand vergeten wordt. Voor veel organisaties is het een grote administratieve last om dat allemaal goed vast te leggen en op te volgen.’
‘Onze nieuwe functionaliteit zorgt ervoor dat organisaties het ontwikkeltraject voor elke medewerker kunnen bijhouden. Een belangrijk onderdeel daarvan zijn de gesprekken die je gedurende het jaar voert, zoals een doelstellingsgesprek, evaluaties en een eindejaarsgesprek. Dat moet geen willekeur zijn; als medewerker is het fijn om te weten wanneer je met je leidinggevende spreekt. In de software kun je zelf bepalen wanneer de gesprekken plaatsvinden en welke collega’s daar nog meer bij aansluiten. Nieuw is ook dat je collega’s met een verzoek tot 360 gradenfeedback kunt vragen om je vooraf te beoordelen. Je kiest als medewerker zelf wie jou gaan beoordelen, bijvoorbeeld op basis van een project, waarna je dat kunt meenemen naar het gesprek met de leidinggevende. Als organisatie kun je competenties aan de functies koppelen en daarbij aangeven wat de gewenste score is. Vervolgens komt daar een ontwikkelcyclus uit voort. Die kun je per functie of rol inrichten. Voor een onderwijzer kan de cyclus anders zijn dan voor een onderwijsondersteuner, omdat de behoefte anders is. Dit geldt ook voor andere branches, zoals de zorg of de bouw. Een projectmanager bijvoorbeeld heeft een andere ontwikkelcyclus dan een constructiewerker. Die flexibiliteit biedt de software. Zoals je ook zelf bepaalt hoe de ontwikkelcyclus heet en welke titels je aan de gesprekken geeft. Daardoor komt echt jouw HR-beleid naar voren als je het systeem opent.’
‘De software maakt het mogelijk dat de ontwikkelcyclus jaarlijks als een patroon terugkeert. Je hoeft het maar één keer in te richten en de functionaliteit zorgt ervoor dat de taken die erbij horen klaarstaan bij de leidinggevende of de medewerker. Dit is ook zo als bijvoorbeeld het stagebureau een taak krijgt voor de stagiairs. Er kan op die manier niets of niemand vergeten worden. Maak je tijdens een gesprek nieuwe afspraken met elkaar? Je legt ze eenvoudig vast en kunt er voortgangsacties aan koppelen. Om medewerkers te beoordelen op prestatie en potentieel ondersteunt de software twee modellen: HR3P en 9-GRID. Die beoordelingsmodellen helpen om medewerkers op een eenduidige manier te waarderen en bieden waardevolle inzichten. Dat levert een profiel op van je talent: is het een topper of is er onbenut potentieel? Zo ontstaat er niet alleen structuur in je ontwikkelgesprekken, maar ook overzicht in je team en je organisatie.’
‘De software biedt je vooral de flexibiliteit om talentmanagement zo in te richten dat het helemaal past bij jouw organisatie én de functie van de medewerker. Ook de vastlegging van de gesprekken en de ontwikkeling maken we met deze nieuwe functionaliteit makkelijker en efficiënter voor je. Met behulp van de geïntegreerde AI speech-to-text kun je gesprekken opnemen en er automatisch een samenvatting van laten maken. Daarmee nemen we een administratieve drempel weg. Prettig is ook dat deze nieuwe functionaliteit gekoppeld is aan je volledige HR-systeem. Het complete dossier van een medewerker met alle data die daarbij hoort, van verlof tot verzuim, is maar één klik van je verwijderd. Dat levert snel overzicht op. Dat is een groot voordeel ten opzichte van een eventuele losse applicatie voor talentmanagement. Met deze functionaliteit voor talentmanagement maak je zachte onderdelen van HR een geïntegreerd onderdeel van je ERP-oplossing, zonder dat je daarvoor een externe tool moet aanschaffen. Naast overzicht biedt de software je in combinatie met Power BI ook inzicht in talentontwikkeling. Als HR-manager of teammanager kun je trends zien: hoe beweegt talent zich door de organisatie, hoe ontwikkelt het zich, hoe scoren mijn talenten ten opzichte van de rest van de organisatie? Waar is onbenut potentieel en hoe kan dat? Interne mobiliteit is ook onderdeel van de software. Je weet daardoor van alle medewerkers hoe ze scoren op competenties. Stel dat er een nieuwe functie ontstaat of je hebt een vacature, dan kun je zien welk talent binnen je organisatie klaar is om door te stromen. Je tilt HR met talentmanagement in AFAS naar een analytischer niveau.’
‘In elk geval door ze te stimuleren om actief bezig te zijn met ontwikkeling. Het loont als je daar niet alleen de medewerker verantwoordelijk voor maakt, maar er zelf ook een actieve rol in aanneemt. Ga er bijvoorbeeld elke maand een keer mee aan de slag. Onze software kan ervoor zorgen dat je er zo vaak mogelijk aan herinnerd wordt, zodat het inderdaad niet alleen iets is van de medewerker. Het is fijn dat de software daarbij helpt, maar het gaat natuurlijk om werkelijk contact. De vraag is: hoeveel tijd steek je erin? Wat je geeft krijg je terug. Als jij in de ontwikkeling van je medewerkers investeert, zowel in hun functie als in hun plek binnen in de organisatie, gaat dat zich uitbetalen. Ze binden zich aan je organisatie én ontwikkelen zich op zo’n manier dat de productiviteit van je organisatie niet achterblijft bij die van de concurrentie.’
‘Stap één is dat je een HR-medewerker aan boord hebt die bepaalt welke gesprekken wanneer gevoerd gaan worden en welke competenties bij welke functie horen. De concrete inrichting van de software kun je zelf doen als je een goed opgeleide applicatiebeheerder in huis hebt. Ontbreekt het nog aan kennis, dan kun je je aanmelden voor onze inrichtingssessies. Met relatief weinig inspanning kun je ervoor zorgen dat elke medewerker een ontwikkelcyclus heeft. Daarna kun je de rollen specifiek maken. Met een aantal klikken heb je de basis staan, daarna kun je altijd optimaliseren.’
‘Laat mensen meedenken als je functies gaat beschrijven. Het zijn hun functies, dus ga niet vanuit een ivoren toren bepalen wat je als HR verwacht. Interview je medewerkers, vraag waar hun behoefte ligt en hoe vaak ze in gesprek willen over hun ontwikkeling. Dat levert waardevolle input op. Doe een oproep op InSite: wie wil meedenken? Zo worden medewerkers onderdeel van het proces en creëer je ambassadeurs voor talentmanagement in je organisatie.’
‘Dat talent bij je organisatie blijft werken en zich aan je bindt. Door mensen zicht te geven op hun ontwikkeling, handvatten te geven om voortgang te boeken en ze daar actief bij te betrekken, doen ze met plezier en beter hun werk. Gelukkige medewerkers betekent minder verzuim en betere resultaten van je organisatie.’
Wil jij ook talent binden, boeien en behouden?