Ondanks dat nauwkeurig registreren van uren erg waardevol en vaak noodzakelijk is voor het bedrijf, vinden de meeste medewerkers dit een vervelend aspect van hun werkzaamheden. Het voelt namelijk toch vaak als administratieve overhead en medewerkers besteden hun tijd liever aan het 'echte werk'.
Bovendien stellen de meeste medewerkers het boeken van de uren uit tot op het laatste moment, waardoor ze bijna altijd op basis van hun geheugen, agenda, mail en notities, achteraf hun uren registreren. Dit kan zijn van de afgelopen dagen, weken, maar ook zelfs de afgelopen maanden(!). Het is dus niet gek dat een manier waarop medewerkers zo snel en gemakkelijk hun uren registreren, aan de top van het wensenlijstje van elk bedrijf staat.
In Profit 4 hebben we onze uren boeken functionaliteit via InSite compleet vernieuwd, waardoor het uren boeken nu vele malen makkelijker en sneller kan dan voorheen! In deze blogpost loop ik graag met je door de meest in het oog springende veranderingen heen.
Agenda weergave en Stapelen
Als uitgangspunt voor het nieuwe uren boeken hebben we gekozen voor een weekweergave in de vorm van een agenda. Dit sluit aan op de praktijk waarbij medewerkers terugvallen op hun eigen agenda om hun uren achteraf te registreren. De uren worden per dag “gestapeld”. Dat wil zeggen dat er geen begintijd of eindtijd aan te pas komt, maar dat je de productieve uren op een dag boekt en op elkaar stapelt tot de verwachte uren vol zijn. Zo zie je ook in 1 oogopslag hoeveel uur je nog op een dag moet boeken om compleet te zijn. Ook zorgt deze weergave ervoor dat we veel meer extra context kunnen creëren om medewerkers te helpen nauwkeuriger en completer te zijn.