AFAS Blogt
Auteur: Kevin Voges

Het boeken van uren hoeft geen uren te duren

Snel en gemakkelijk uren boeken in AFAS Profit? Ja, dat kan!

Urenregistratie is vandaag de dag bijna onmisbaar in elk bedrijf. Je wil immers grip houden op het project en inzichtelijk krijgen of het afgesproken aantal uren overeen komt met de realisatie. Of er nu op basis van de geschreven uren gefactureerd wordt of dat de voortgang en marge hiermee bewaakt worden, in ieder geval gaat de uitspraak: “Tijd is geld” vaak op. En niet onbelangrijk: óók de verantwoording en transparantie richting de klant wordt in deze tijd ook steeds vaker gevraagd. Het is daarom belangrijk dat deze urenregistratie makkelijk, vlot en gebruiksvriendelijk is.

Ondanks dat nauwkeurig registreren van uren erg waardevol en vaak noodzakelijk is voor het bedrijf, vinden de meeste medewerkers dit een vervelend aspect van hun werkzaamheden. Het voelt namelijk toch vaak als administratieve overhead en medewerkers besteden hun tijd liever aan het 'echte werk'.

Bovendien stellen de meeste medewerkers het boeken van de uren uit tot op het laatste moment, waardoor ze bijna altijd op basis van hun geheugen, agenda, mail en notities, achteraf hun uren registreren. Dit kan zijn van de afgelopen dagen, weken, maar ook zelfs de afgelopen maanden(!). Het is dus niet gek dat een manier waarop medewerkers zo snel en gemakkelijk hun uren registreren, aan de top van het wensenlijstje van elk bedrijf staat.

Het vernieuwde uren boeken

In Profit 4 hebben we onze uren boeken functionaliteit via InSite compleet vernieuwd, waardoor het uren boeken nu vele malen makkelijker en sneller kan dan voorheen! In deze blogpost loop ik graag met je door de meest in het oog springende veranderingen heen.

Agenda weergave en Stapelen
Als uitgangspunt voor het nieuwe uren boeken hebben we gekozen voor een weekweergave in de vorm van een agenda. Dit sluit aan op de praktijk waarbij medewerkers terugvallen op hun eigen agenda om hun uren achteraf te registreren. De uren worden per dag “gestapeld”. Dat wil zeggen dat er geen begintijd of eindtijd aan te pas komt, maar dat je de productieve uren op een dag boekt en op elkaar stapelt tot de verwachte uren vol zijn. Zo zie je ook in 1 oogopslag hoeveel uur je nog op een dag moet boeken om compleet te zijn. Ook zorgt deze weergave ervoor dat we veel meer extra context kunnen creëren om medewerkers te helpen nauwkeuriger en completer te zijn.

Context
Wat is die context dan? Als eerste tonen we nu op basis van Rooster en/of Projectinstellingen hoeveel uren er per dag verwacht worden van een medewerker om vol te boeken. Uiteraard tonen we ook het aantal totaal verwachte uren voor die week. Omdat er vaak achteraf geboekt wordt, laten we in de kalender zien op welke dagen je al uren geboekt hebt, zodat je snel weer door kunt gaan waar je gebleven bent. Zijn er geboekte uren afgekeurd? Die zie je nu ook direct in de kalender waardoor je snel de afgekeurde uren kan aanpassen. Feestdagen worden nu ook standaard getoond zodat je als medewerker altijd ziet op welke dag je uren aan het boeken bent.

Snelheid en Slimmigheden
Elke boeking wordt direct opgeslagen als een nacalculatieregel. Je hoeft de weken nooit meer te verwerken! Daarnaast kunnen medewerkers nu direct een keuze maken uit een lijst van recent gebruikte of favoriete combinaties van project en werksoort waardoor je in 1 klik klaar bent. Ook is het nu mogelijk om, op basis van projectinstellingen en roosterinformatie, automatisch de juiste urensoort te vullen bij het boeken van overuren.

Flexibiliteit
Als laatste hebben we ervoor gezorgd dat het nieuwe uren boeken alle rijkheid en flexibiliteit heeft behouden van het oudere “uren boeken per regel”. Denk hierbij bijvoorbeeld aan “waarde overnemen uit” en andere veldinstellingen.

Dit zijn slechts een paar voorbeelden van de vele verbeteringen die we hebben doorgevoerd. Ga aan de slag met deze nieuwe functionaliteit en zorg dat het boeken van uren geen uren meer hoeft te duren!

Deze en andere onderwerpen komen aan bod tijdens het webinar 'Het nieuwe uren boeken' op 14 december 2017.

Wil je hier gratis bij zijn?


Over de auteur