Medewerkers zelfstandig worden met ESS


Help je medewerkers zelfstandig te worden met ESS

Employee Self-Service

Het past in een maatschappelijke trend dat ook HR-softwarepakketten steeds vaker de mogelijkheid bieden om werknemers hun taken zelf te laten regelen. En hoewel ze dat willen, is er altijd weerstand. Hoe voorkom je die zoveel mogelijk?

Het is wat werknemers willen; vanaf de bank of onderweg hun vakantie aanvragen of uren boeken. En de invoering van die tools – een Employee Selfservice-portaal – kan werknemers niet snel genoeg gaan, zo blijkt uit onderzoek van Towers Watson. “Onze ervaring is dat zelfs als organisaties selfservicetechnologie in sneltreinvaart invoeren, dat werknemers en lijnmanagers in een nog sneller tempo vragen om deze mogelijkheden en de mogelijkheid om hun eigen gegevens in te zien.”

Wat is Employee Self-Service?

Employee Self-Service (ESS) is ontstaan vanuit de gedachte dat het efficiënter is om medewerkers zelf hun personeelsgegevens te laten inzien en aanpassen. Zo is de HR-afdeling minder bezig met basale dingen als het verwerken van adreswijzigingen. Later is ESS verder uitgebreid naar het mogelijk maken van het zelf ziekmelden, inplannen van verlof en het insturen van declaraties. Door software die ESS mogelijk maakt kan de HR-afdeling zich weer focussen op de medewerkers.

Maar dat wil niet zeggen dat de invoering ervan gemakkelijk gaat, zegt Dave Foxall. “Enquêtes praten over percentages en meerderheden, maar de praktijk blijkt soms weerbarstig. Organisaties die een Employee Self Service-proces willen introduceren of uitbreiden, zullen nog steeds stuiten op weerstand.” Bovendien blijkt uit onderzoek dat de bestaande selfserviceportalen efficiënter gebruikt kunnen worden om daadwerkelijk kostenbesparingen op te leveren, aldus Foxalls collega Micah Fairchild.

Maak het makkelijk en voor iedereen

Wijdverspreid gebruik van de zelfservicetools door het gehele werknemersbestand, dat is belangrijk, zegt Fairchild. Als werknemers via e-kanalen, webportalen, e-mail en chat hun vragen kunnen laten beantwoorden, dan heeft HR de laagste kosten.

Maar hoe zorg je ervoor dat al je werknemers ook daadwerkelijk hun zaken online regelen en niet aankloppen bij de manager of HR-afdeling? Zorg dat iedereen de nieuwe procedures uitvoert en niet de zaken regelt zoals het vroeger kon, adviseert Foxall. “Verwijder het oude proces zoveel mogelijk, het liefst helemaal. En tref waar dat niet mogelijk is andere maatregelen. Vergroot bijvoorbeeld bij het geven van informatie het e-mailadres en verklein het nummer van het callcenter.”

Maak het de werknemer zo makkelijk mogelijk om de zaken online te regelen. Zorg voor een gebruiksvriendelijk en intuïtief systeem. “Ook toegang via meerdere kanalen kan helpen (bijvoorbeeld instant messaging of chat) en de automatische toevoeging van het zelfportaal aan de favorieten in de internetbrowser maakt het vinden ervan ook makkelijker,” aldus Foxall.

Faciliteer de medewerker

Het vermarkten van de zelfservice is sowieso een veelgehoord advies. Maak het duidelijk zichtbaar  en bereikbaar via (interne) bedrijfspagina’s. The HR Outsourcing Association pleit voor e-mails waar de voordelen van een zelfserviceportaal worden uitgelegd. Of, koppel er een mooie actie aan, zoals de filmpjes die ZorgAccent maakte om hun medewerkers de voordelen van het nieuwe systeem te laten zien:


Besteed aandacht aan de zelfredzaamheid, is het advies van consultant Wim Ydo van Vroom Consultancy. “Mijn ervaring is dat faciliteren regelmatig de sluitpost van een e-HRM traject is.” En dat is jammer, vindt hij: “Goed faciliteren van medewerkers is niet alleen een randvoorwaarde om het gewenste gedrag te realiseren, maar werkt tevens stimulerend. Met een goede ondersteuning worden onzekerheden weggenomen en is er meer aandacht voor de voordelen van e-HRM.”

Conclusie

ESS en e-HRM in het algemeen moet zo makkelijk mogelijk worden gemaakt voor medewerkers, als ze dat gemak zélf ook ervaren zal de acceptatie van de nieuwe werkwijze een stuk sneller gaan!

Lees ook:

Aan de slag met Employee Self-Service voor jouw organisatie?