“Goedemiddag, de Payroll Auditor!”

In de onderbouwing van die stelling werden issues aangehaald als ‘afbouw heffingskorting’ en ‘werkbonus’. En dat zijn nou net onderwerpen waar de belastingdienst hele duidelijke en strikte specificaties oplegt aan softwareontwikkelaars. Anders gezegd: veel van de fiscale complexiteit wordt gewoon weg geautomatiseerd. En dan maakt het niet zoveel uit welke software die verplichte rekenregels verwerkt.

Maar salarisadministratie is natuurlijk veel meer dan berekening van loonheffing. Het is in feite een periodiek slotstuk van een hoop bedrijfsprocessen. En of u nu elke maand (bijna) hetzelfde aan uw medewerker betaalt, of dat uw loonverwerking bestaat uit een enorm aantal vaste en variabele mutaties: het moet wel allemaal gecontroleerd worden.

Voor die controle heeft u 2 dingen nodig: tijd en kennis.

En daar heeft onze concullega natuurlijk wel gelijk in: van beiden moet u wel voldoende hebben. Zo niet, dan hebben zij daar wel een oplossing voor. Tenminste, als u dan wel veel geld heeft.

En dat fenomeen heeft ons aan het denken gezet. Zou je die kennis en tijd, en daarmee dus ook de kosten, niet ook kunnen weg automatiseren? Met dat thema zijn we bij AFAS dit jaar aan de slag gegaan. En we vinden dat het gelukt is. Erg goed gelukt, al zeg ik het zelf. WC eend goed dus.

Binnenkort komt er een uitbreiding van ons Payroll product: de Payroll Auditor.

Misschien denkt u bij die naam aan een stoffige controleur met een vergrootglas, die uw hele loonadministratie komt doorspitten. Als u dat beeld heeft, vermenigvuldig die controleur dan met een factor honderd, verklein ze, en stop ze in een computerchip. En hou dat beeld vast, als ik u meeneem in onze visie.

Invoer vs. uitvoer

Vandaag de dag worden er in Profit al enorm veel controles uitgevoerd bij het invoeren van mutaties, om te voorkomen dat u een fout maakt. Maar de Payroll Auditor gaat verder: die controleert de combinatie van verschillende mutaties, die samenkomen in de loonberekening. Zo kan elke mutatie afzonderlijk juist zijn ingevoerd, maar de combinatie kan onjuist zijn.

Enkele voorbeelden:

Als u via het onderhoud wagenpark een leaseauto bij een medewerker opvoert, zult u vast niet blij zijn als dit aan het eind van het proces wordt afgebroken, omdat de medewerker nog een vaste reiskostenvergoeding heeft. Die wilde u natuurlijk net gaan beëindigen. Maar als u dat onverhoopt vergeet, dan waarschuwt de Payroll Auditor bij deze en andere ongewenste combinaties.
U heeft een medewerker ingevoerd, net zoals u alle medewerkers invoert. Toch is deze medewerker anders: u verstrekt namelijk een stagevergoeding. Op dát moment checkt de Payroll Auditor of de medewerker ook wel goed ingevoerd is als stagiair. Zo niet, dan krijgt u keurig een melding wat u moet aanpassen.

Wat glipt er tussendoor?

U kunt ondersneeuwen in het enorme aantal mutaties. Zeker wanneer veel mutaties bijvoorbeeld elders in uw organisatie worden ingevoerd. De Payroll Auditor is dan een geautomatiseerde steun in uw rug:

Iemand heeft een fout gemaakt bij een salarisaanpassing. De Payroll Auditor controleert of het uurloon van de medewerker niet achteruit gaat, of dat het uurloon niet meer gestegen is dan bijvoorbeeld 5% of 10%. Die drempel bepaalt u zelf.
Heel vervelend en hopelijk heel incidenteel: een medewerker komt te overlijden. Maar hoe vreselijk is het dan als u bij het accorderen van de salarisproductie geen datum uit dienst heeft ingevuld, of geen overlijdensuitkering heeft berekend. De Payroll Auditor voorkomt dit.
Een medewerker gaat meer werken, maar er wordt (nog steeds) geen loonheffingskorting toegepast. De Payroll Auditor controleert onlogische toepassingen van de loonheffingskorting.
U importeert gegevens uit een extern roosterpakket. Weet u zeker dat iedereen met loonuren ook loondagen heeft? Of iedereen met loondagen ook loonuren heeft? Of er niemand is met meer gewerkte dagen dan werkbare dagen in een periode? Of iemand meer dan 200 uur gewerkt heeft? Of gemiddeld over 6 maanden meer dan 200 uur gewerkt heeft? Al deze technische en logische controles voert de Payroll Auditor gelijk al tijdens de salarisverwerking uit.

Kennis

Hoe goed wij zaken ook kunnen automatiseren, salarisadministratie blijft altijd een stuk mensenwerk. Neem nu de premiekorting jongeren die dit jaar is ingevoerd. Vier van de vijf criteria kunnen we automatiseren. Maar we kunnen in Profit niet vaststellen of iemand direct voorafgaand aan de indiensttreding recht had op uitkering WW of Wwb.

Tot nu toe was onze actie gericht op het zo goed mogelijk informeren van onze klanten, en hopen dat niemand onterecht de premiekorting vergeet. Met de komst van de Payroll Auditor kunnen wij deze kennis veel beter borgen in uw proces. U krijgt een melding als een medewerker kandidaat is voor de premiekorting. U kunt dan hierop actie ondernemen. En als u dat in uw proces geborgd heeft, kunt u deze specifieke audit ook uitzetten. Maar standaard staat de audit aan!

Borging in het proces

U begrijpt dat wij nogal wat kunnen gaan melden. Theoretisch dan. Als het goed is loopt een gemiddelde klant tegen geen of weinig meldingen aan. En als er dan toch meldingen in de Payroll Auditor naar voren komen, dan controleert u wat ons betreft niet alleen de melding, maar gelijk het proces:

Kunt u de invoer verbeteren met profielen in InSite?
Is het steeds dezelfde leidinggevende die declaraties onterecht goedkeurt?
Heeft de medewerker die meerdere fouten heeft gemaakt misschien niet wat extra ondersteuning nodig in de vorm van een training of vermindering van de werkdruk?

En dan kan het natuurlijk ook zo zijn dat er opvallende meldingen naar voren komen, die toch terecht zijn. Op dat moment is het heel simpel: u vinkt één of meerdere audits aan en die kunt u dan met één druk op de knop goedkeuren. Uiteraard wordt die actie gelogd, zodat u ook bij afwezigheid kunt nagaan wat er in de tussentijd al dan niet is goedgekeurd.

Naar ons idee zit in deze borging in het proces ook de kracht van de Payroll Auditor. Al deze controles kunt u vandaag de dag namelijk ook al uitvoeren via analyses. Maar deze analyses moet u wel eerst zelf bedenken. Met de Payroll Auditor krijgt u de ervaring van duizenden AFAS-klanten die in totaal meer dan 1,7 miljoen salariswijzers per maand produceren. En geborgd in het proces van de salarisverwerking. En samen met u gaan wij deze Payroll Auditor voortdurend uitbreiden en optimaliseren.

Deze organisaties hebben in een inspraaksessie meegedacht over de ontwikkeling van de Payroll Auditor

De grenzen van de Payroll Auditor

U begrijpt: de Payroll Auditor kan een hoop logische, technische en fiscale controles uitvoeren.

Maar aan de Payroll Auditor zit een grens. En dat is de grens van onze creativiteit. En dat is waar uw creativiteit begint. Wat wilt ú allemaal geautomatiseerd laten controleren? Misschien mag alleen iemand met een salesfunctie stomerijkosten declareren in de werkkostenregeling? Of mag er alleen een maaltijdvergoeding gedeclareerd worden als er ook overwerk wordt vergoed? Mag een leidinggevende overwerk declareren? Wilt u medewerkers met een loonbeslag extra goed controleren? Iemand gaat uit dienst, maar heeft nog een studieschuld?

Allemaal audits die u straks zelf kunt toevoegen aan de Payroll Auditor om de kwaliteit van uw salarisadministratie sterk te verbeteren en tegelijkertijd de tijd die u nu kwijt bent aan controleren sterk te verminderen.

Nog liever voeg ik op voorhand al úw slimme controles toe aan de Payroll Auditor. Ik ben benieuwd waar de grenzen van uw creativiteit liggen?

Wilt u mij melden wat ú in de Payroll Auditor naar voren wilt laten komen?

Wie ben ik?

Benno Welmers, cao beheerder bij AFAS.