Als HR-medewerker kun je veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken. Ook rondom werving en selectie. Dit kan echt makkelijker en slimmer. Hoe? Dat vertellen we hier.
De juiste persoon voor de juiste plek vinden kan nogal een uitdaging zijn. En dat is vooral heel hard werken! Toch? En als je deze persoon dan hebt gevonden begint het volledige in-dienst-melden-gedoe, eh, proces, nog. Als je heel veel vacatures te vervullen hebt, of juist weinig en dit er ‘maar even naast doet’ is het handig om het jezelf zo makkelijk mogelijk te maken. Daarom hebben we wat tips voor je:
De zoektocht van bijna iedereen die tegenwoordig op zoek is naar een baan begint online. En zoals iemand ‘in het echt’ ontmoeten zorgt voor een goede of slechte eerste indruk, zo doet een website dat ook online. Een frisse en professionele carrière- of werken-bij-site zorgt voor een professionele indruk voor jouw potentiële medewerkers. Het is bovendien essentieel als je je werving en selectieproces wil digitaliseren. Op je website kun je heel veel informatie kwijt. Over wie je zoekt, hoe de functie eruit ziet, maar ook wat voor bedrijf het is, hoe de werksfeer is etc. (inclusief mooie foto’s en video’s). Dit lijkt misschien overdreven, maar dit scheelt je heel veel werk later in het proces, bijvoorbeeld van mensen die het zich ‘toch wat anders hadden voorgesteld’. Je kunt maar beter wat meer werk in de voorkant steken zodat je aan de achterkant minder tijd kwijt bent aan afscheid nemen en je weer opnieuw kunt beginnen.
Lees ook: Tips voor een succesvolle werken-bij site.
Dat betekent niet dat mensen niet even flink moeten zweten bij het schrijven van hun motivatie. Nee, het punt is dat het heel duidelijk moet zijn hoe je kunt solliciteren als je interesse hebt. Het beste kun je dit ook via je website doen met een duidelijke knop ‘solliciteer direct’. Geen twijfel over mogelijk. Vermijd teksten als ‘bij serieuze interesse stuur een mailtje naar secretariaat-recruitment@onaantrekkelijkbedrijf.nl’. Niet alleen omdat je zo de drempel om te solliciteren hoger maakt, maar ook omdat je dan dus een bult mailtjes binnenkrijgt die je allemaal moet zien te ordenen, beantwoorden en ook nog eens zorgvuldig met hun gegevens moet omgaan (link naar regels rondom bewaren gegevens sollicitanten).
Beter kun je het dus via die mooie knop doen op je website en zorgen dat er een goede workflow aan gekoppeld zit. Nu maak je echt stappen in het digitaliseren van werving en selectie. In die workflow kun je allerlei mooie (geautomatiseerde) trucjes inbouwen zoals een check op het bijvoegen van een motivatiebrief en evt. een CV. Scheelt weer heen en weer gemail en dus tijd.
Het zorgt er ook voor dat je intern alles netjes geordend houdt en direct de juiste sollicitant naar de juiste verantwoordelijke in de organisatie kunt doorzetten. Die workflow staat altijd bij iemand in zijn of haar takenlijst, dus onderop de stapel eindigen of, erger nog, kwijtraken is niet meer mogelijk. Dat laatste is vooral niet echt fatsoenlijk en ook niet echt goede reclame voor je bedrijf.
Extra voordeel nu je lekker je werving en selectieproces aan het digitaliseren bent is dat je veel makkelijker kunt analyseren. Digitale processen zorgen namelijk voor data en die data kun je weer makkelijk in een dashboard tonen. Met een druk op de knop zie je hoeveel er binnen komt en hoeveel procent daarvan wordt aangenomen. Je kunt zelfs nog verder inzoomen en zien hoe lang elke stap in de workflow duurt. Moet de sollicitant elke keer meerdere dagen wachten op antwoord? Niet echt vriendelijk. Doordat je het nu inzichtelijk hebt kun je steeds je proces weer wat beter maken!
Tip: dit kan je allemaal met onze werving & selectie software.
Er is een match! Tof. Dan kun je ze direct in dienst melden zodat ze zo snel mogelijk aan de slag kunnen. Ook deze stap hoeft niet veel werk te zijn. Er bestaan tegenwoordig apps waarmee je bijvoorbeeld veilig je ID of paspoort kunt scannen. Een contract kun je digitaal genereren en digitaal (en rechtsgeldig) laten ondertekenen. Scheelt weer printen, ondertekenen, scannen en terugmailen.
En dan, als de administratieve handelingen een fluitje van een cent zijn geworden kun je je tijd besteden aan belangrijkere zaken. Goede on-boarding bijvoorbeeld. Natuurlijk kan dat ook digitaal, maar dat is soms wel een stukje moeilijker. Belangrijker is dat je nieuwe talent zich welkom voelt en snel de weg vindt in je organisatie. Daar kun je best wat leuks van maken!
Of het nu gaat om verlof, verzuim, de salarisverwerking of werving & selectie, met de HRM software van AFAS beschik je over één volledige HR-oplossing om de administratie tot een minimum te beperken.