Wat is digitale transformatie? Wat is het verschil met digitalisatie? En hoe zorg je voor een goede digitale transformatie van je bedrijf? AFAS legt het uit.
Digitale transformatie is het hele proces rondom de digitalisering van je bedrijf en de daarbij behorende organisatorische veranderingen. Een digitale transformatie raakt aan het fundament van je bedrijf: je bedrijfsmodel, bedrijfsprocessen en bedrijfscultuur. Je implementeert digitale oplossingen en nieuwe digitale technologie op iedere afdeling. Daarnaast zorg je voor een toekomstproof businessmodel en mindset. Een succesvolle digitale transformatie heeft invloed op de hele organisatie.
Digitalisering en digitale transformatie zijn niet dezelfde processen. Digitale transformatie gaat namelijk om meer dan de integratie van nieuwe digitale oplossingen in je organisatie. Het gaat om de gehele transformatie naar digitale processen én de transformatie die je bedrijf daarbij moet ondergaan. Digitale transformatie is een veelomvattend proces, waar digitalisering een onderdeel van is. Denk bijvoorbeeld aan de supermarkt waar je nu ook je boodschappen kan bestellen. Dat vergt méér dan alleen digitalisering van processen. Ook de mindset en het businessmodel verandert mee.
Grote kans dat je organisatie de eerste stappen richting digitalisering al heeft gezet. Jullie werken in de cloud of hebben zelfs bedrijfssoftware. Maar van een digitale transformatie is dan nog geen sprake.
Het is eigenlijk niet meer genoeg om in de cloud te werken. Als je papierloos werkt, werk je in feite al digitaal. Maar communiceren al je systemen met elkaar? Stromen processen naadloos van afdeling naar afdeling?
Om je bedrijf echt toekomstproof te maken, moet je werken met een systeem waarbinnen alles en iedereen elkaar versterkt en met elkaar communiceert. Het uiteindelijke doel: slimmer werken en een fantastische dienstverlening voor je klant. Dan volgt het (financiële) resultaat vanzelf.
Een digitaal ecosysteem is enorm waardevol voor je bedrijf. Toch zijn organisaties hier vaak een beetje huiverig voor. Het klinkt als een grote verandering en het is een flinke investering. Maar denk er eens over na: privé digitaliseer je zonder enig probleem. Je hebt de nieuwste smartphone en nieuwe apps of slimme apparaten neem je zonder twijfel in gebruik.
Uiteraard is het zakelijk wat ingewikkelder, maar de (positieve) impact is ook groter. Je verandert dan namelijk het fundament van je bedrijf, waardoor medewerkers hun gewoontes en gebruiken moeten veranderen. Daarom is draagvlak creëren een belangrijk onderdeel van de digitale transformatie.
De backoffice die Stam aanstuurt telt dertien medewerkers en is daarmee relatief klein. Met dank aan de introductie van MSS en ESS, waar zowel managers als medewerkers inmiddels zeer vertrouwd mee zijn.
"Omdat medewerkers in de backoffice nu veel inhoudelijker bezig zijn, bijvoorbeeld met het inrichten van processen, hebben zij een veel interessantere baan gekregen."
Stel dat je thuis je hele energiesysteem gaat optimaliseren. Je koopt een warmtepomp, slimme thermostaat, slimme koelkast en nog veel meer. Dit doe je om je leven makkelijker te maken en om energie te besparen. Maar dit alles heeft helemaal geen zin als de apparaten niet met elkaar communiceren. Of als je huis slecht is geïsoleerd.
Hetzelfde geldt voor de digitale transformatie. Als je de backoffice volledig digitaliseert, heb je een goede stap gezet. Maar als je frontoffice nog met papier werkt, kun je niet spreken van een digitale transformatie. Daarvoor moeten alle processen digitaal zijn, moet je bedrijfsmodel een update krijgen en moeten afdelingen eenvoudig met elkaar kunnen communiceren. Oftewel: de digitale transformatie moet voelbaar zijn tot in de haarvaten van je organisatie.
Voor een volledige digitale transformatie richt je je tijdens de implementatie op deze drie niveaus:
Het implementeren van de digitale transformatie begint bij de basis. Breng eerst je businessmodel, bedrijfsdoelen en bedrijfsstructuur in kaart. Zijn die nog wel toekomstbestendig? Wat moet je aanpassen om wél mee te kunnen in een gedigitaliseerde wereld?
Er zijn talloze mogelijkheden voor een digitale transformatie van je bedrijfsmodel. Overstappen naar een digitaal bedrijfsmodel kan met online-producten en diensten, maar ook met fysieke producten. Een digitaal product kun je gratis maken, waarbij je klanten laat betalen voor premium opties of in-app aankopen. En verkoop je diensten of fysieke producten? Dan kun je kiezen voor een abonnementsvorm in plaats van eenmalige aanschaf. Je kent vast een paar goede voorbeelden van concullega’s of organisaties uit andere branches.
Voordat je processen aanpakt, moet je eerst de huidige bedrijfsprocessen in kaart brengen. Een stroomschema werkt hier goed voor. Kijk hier kritisch naar: welke processen kunnen eenvoudiger? Zijn er misschien zelfs processen die helemaal weg kunnen?
Kijk voordat je begint met digitaliseren en automatiseren altijd eerst kritisch naar je processen. Zo voorkom je dat je onnodige processen meeneemt in je nieuwe structuur. Als je de bedrijfsprocessen tegen het licht hebt gehouden, kun je ze digitaliseren en automatiseren, bijvoorbeeld in een ERP-systeem.
Misschien wel het belangrijkste onderdeel van de digitale transformatie is de transformatie van je bedrijfscultuur. Iedereen moet achter de veranderingen staan. Hoe eerder je medewerkers bij de plannen betrekt, hoe beter. Laat ze vanaf het begin weten wat je van plan bent en nodig hen uit om mee te denken, maar geef wel een duidelijke richting waar je naartoe wilt. Zij moeten uiteindelijk werken in de nieuwe situatie. Luister naar de wensen van je organisatie: die van het management én van de medewerkers. Maar durf ook keuzes te maken. Wanneer je alleen compromissen maakt, blijf je in de oude situatie hangen.
Een succesvolle digitale transformatie valt of staat met een zorgvuldige implementatie. Voer de digitale transformatie door op verschillende niveaus: bedrijfsmodel, bedrijfsprocessen en bedrijfscultuur. Zo voorkom je half werk en haal je het beste uit alle mogelijkheden die een digitaal bedrijf biedt.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!