Als je regelmatig op projectbasis werkt, weet je hoe lastig het kan zijn om bijvoorbeeld de voortgang en het budget in de gaten te houden. Hoe houd je zicht op gewerkte uren? Hoe weet je zeker dat elke factuur klopt?
Een projectmanagementtool maakt het allemaal een stuk makkelijker. In dit blog / deze longread kijken we naar de 5 beste projectmanagementtools. Uiteindelijk kun je, afhankelijk van je wensen, budget en ambities, beslissen welke tool het beste past bij jouw organisatie. Waar wil jij over 5 jaar staan en welke projectmanagementtool helpt jou daar te komen?
Een projectmanagementtool is een softwarepakket dat je ondersteunt bij het beheren van een project: een opdracht met een duidelijk afgebakend begin- en eindpunt en een duidelijk doel, waarbij een groep mensen diverse taken uitvoert. Als projectmanager is het jouw taak om ervoor te zorgen dat het doel van elk project op tijd wordt bereikt met de mensen en middelen die je hebt. Het voornaamste dat een projectmanagementtool je brengt, is overzicht en inzicht. Bovendien kan het je heel wat administratief werk uit handen nemen.
De ene projectmanagementtool is de andere niet. Sommige steengoede pakketten bieden maar een paar functionaliteiten. Dat kan voor jouw organisatie misschien genoeg zijn. Wij vinden dat een tool voor projectmanagement minstens de volgende functionaliteiten moet bieden. Daar hebben we dan ook naar gekeken bij de 5 beste projectmanagementtools.
Met deze functie breng je het hele project in kaart. Benoem voor elk project de taken die moeten worden uitgevoerd, zet die in de juiste volgorde en hang er een deadline en budget aan. Stel een automatische waarschuwing in voor naderende deadlines.
Een goede projectmanagementtool zorgt voor overzicht. De financiën spelen altijd een grote rol. Behalve de planning wil je altijd weten of je met het budget nog op koers bent.
Projecten lopen efficiënt als jouw team en je opdrachtgever inzicht hebben in de projectgegevens. Mensen kunnen prettig samenwerken en de voortgang van het project volgen. Dat scheelt ruis op de lijn en vergadertijd.
Van elk project leer je hoe het nog beter kan. Niet alleen achteraf, maar ook tijdens de voortgang. Is er een zwakke schakel? Valt er iets tegen of juist mee? Doe je voordeel met analyses, statistieken en dashboards.
Urenregistratie is op meerdere manieren belangrijk. Voorbeelden:
Lees ook: Urenregistratie app: makkelijk, prettig en snel je uren boeken
Een goede projectmanagementtool biedt de mogelijkheid om er branchespecifieke of aanvullende applicaties aan te koppelen, zodat je altijd met één versie van de waarheid werkt voor al je data.
Deze projectmanagementtool is vooral handig voor online samenwerking, bijvoorbeeld als mensen niet in hetzelfde pand, land of werelddeel zitten. Je brengt in deze tool vooral de planning en taakverdeling goed in beeld. Basecamp biedt niet alle functionaliteiten die wij essentieel vinden en hierboven hebben genoemd.
Jira is vooral een fijne projectmanagementtool voor softwareprojecten. Je maakt er overzichten mee, prioriteert taken en werkt met meerdere collega’s samen aan projecten. Ook Jira biedt niet alle functionaliteiten die we hebben genoemd.
Deze projectmanagementtool werkt met kaarten en borden. Met Trello heb je altijd een goed overzicht van de lopende activiteiten en de voortgang van projecten. Je maakt takenlijsten en gesprekken aan met behulp van kaarten, die je verschuift als er iets klaar is of naar een andere collega moet. Je kunt vervolgens kan verplaatsen op het bord. De software beschikt ook over verschillende power-ups of integraties met andere platforms.
Met Asana kun je taken beheren en prioriteren, gesprekken voeren en ideeën uitwisselen. Je legt er de verantwoordelijkheden binnen teams mee vast en kunt de voortgang van elk project in real time volgen. Je kunt automatische meldingen instellen als er projectupdates zijn.
AFAS is ook een projectmanagementtool. En die biedt niet alleen alle functionaliteiten die we belangrijk vinden, maar nog tientallen functionaliteiten méér. Sterker nog, je integreert alle onderdelen van je organisatie in diezelfde software, zodat ze naadloos op elkaar aansluiten en samenwerken. Natuurlijk kost dat wat meer, en dat is beslist de moeite waard. Heb je de ambitie om te groeien en zie je genoeg kansen? Wacht dan geen dag langer dan nodig en begin vandaag nog met AFAS projectmanagementsoftware.
Met de projecten software van AFAS borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens en projectmanagers over alle benodigde inzichten in de vorm van dashboards. Daarmee houd je zowel de planning als het budget onder controle en komen jij en jouw klanten niet achteraf voor verrassingen te staan.