11 selfservicetaken die medewerkers zelf kunnen oppakken


Steeds meer organisaties maken gebruik van Employee Self-Service (ESS) tools. Medewerkers kunnen met een Self Service-portal veel zaken zelf regelen en hoeven daarvoor niet meer de HR-afdeling, de salarisadministratie of hun manager lastig te vallen. Medewerkers willen dat en bovendien levert het dus ook de organisatie veel voordelen op.


11 voorbeelden van selfservicetaken

We geven je 11 voorbeelden van taken die medewerkers zelf op kunnen pakken en de voordelen die het biedt.

 Adreswijziging doorgeven

Het is niet ongebruikelijk dat medewerkersinformatie in meerdere systemen moet worden aangepast. Dat kost niet alleen tijd, de kans op fouten is ook groter. Laat de medewerker het zelf doen, en bespaar tijd en voorkom fouten. Bijkomend voordeel: de kans op typfouten wordt ook een stuk kleiner.

Selfservicetaken - Adres wijzigigen


 Verlof aanvragen

Het kan bij veel organisaties gelukkig al, want met de slimme automatiseringsmogelijkheden van tegenwoordig kunnen medewerkers eenvoudig zelf hun verlof aanvragen. Je kunt zelfs een stap verder gaan in deze verantwoordelijkheid: moet een verlofaanvraag bijvoorbeeld automatisch goedgekeurd worden? Is de medewerker volwassen genoeg om dit zelf te bepalen? Het zijn allemaal keuzes die je kunt maken. Zolang het invullen van een papieren verlofbriefje er maar geen meer is.

Selfservice Verlof aanvragen met AFAS Pocket


Bezetting afdeling checken

Het digitaal aanvragen en inzien van verlof kunnen medewerkers bij veel organisaties al regelen. Het gaat een stap verder als de medewerker bij het aanvragen thuis op de bank via de mobiele telefoon ook de bezetting op zijn afdeling kan zien, en dus eventueel de verlofaanvraag daarop kan aanpassen. Dat levert pas echt een tevreden medewerker (en manager) op.

Selfservice - controleer het bezittingsoverzicht

 Ziekmelding doorgeven

Of het wenselijk is dat een medewerker zich kan ziek melden via de app, daarover verschillen de meningen. Het levert de manager in ieder geval tijdswinst op als de medewerker zich via een app ziek kan melden.

Selfservicetaken - jezelf ziek melden.png

Zelf een arbeidsvoorwaardenpakket samenstellen

Bij organisaties die werken met flexibele arbeidsvoorwaarden, zoals bijvoorbeeld een cafetariamodel, kunnen medewerkers zelf hun pakket samenstellen. Het systeem toont automatisch wat verschillende arbeidsvoorwaarden kosten en welke ruimte er nog is om arbeidsvoorwaarden te kiezen of uit te ruilen. Dit scheelt HR een hoop administratieve rompslomp.

 Contactgegevens van collega's opzoeken

Contactgegevens van collega’s opzoeken, is een belangrijke functionaliteit van menig intranet. Handig om niet alleen de contactgegevens weer te geven, maar ook de collega waar men kan aankloppen bij afwezigheid. Houd er rekening mee dat je mogelijk niet alle (gewenste) gegevens van je collega's kunt raadplegen vanwege privacywetgeving of keuzes van de organisatie.

Selfservicetaken - contactgegevens collegas raadplegen


 Kennismaken met de organisatie

Voor nieuwe medewerkers liggen op de eerste werkdag een toegangspas, laptop en telefoon klaar. Ook is een werkplek geregeld (als er vaste werkplekken zijn tenminste). Deze zaken zijn meestal goed geregeld. Het uitleggen van systemen of het voorstellen aan collega’s is echter vaak alweer minder goed geregeld. Hier zijn collega’s voor nodig die ‘dat er dan ook nog eens bij moeten doen’. Deze zaken kunnen echter prima geautomatiseerd worden. Het systeem kan ook meteen uitleg geven over bijvoorbeeld het aanvragen van vakantiedagen of het indienen van declaraties.

Selfservicetaken - beschrijven en taken automatiseren


 Individueel keuzebudget besteden

Wat is het precies en om wat voor bedragen gaat het? Het scheelt een belletje naar de HR-afdeling of manager als de alles netjes in het HR-portaal is in te zien en in te stellen.

Selfservicetaken - Individueel keuzebudget besteden


 Zelf roosteren

De medewerker tekent zelf in op het rooster en verzet zelf werkdagen als dat nodig is. Hij kan ook zelf de uiteindelijke afrekening via declaraties en de loonstrook controleren. In de ideale situatie is geen planner meer nodig.

Selfservicetaken - Mijn rooster


 Feedback geven en ontvangen of gesprekken vastleggen

Steeds vaker vragen organisaties om beoordelingen van collega’s. Deze 360 gradenfeedback wordt geautomatiseerd verzameld en daar rolt een algehele beoordeling uit. En die kunnen medewerkers en managers dan inzien om te bepalen wat beter kan en wat goed gaat. Ook kun je zelf bijvoorbeeld een voortgangsgesprek insturen. Deze vind je direct weer terug in je dossier. Lees meer over talentmanagement.

Selfservicetaken - een voortgangsgesprek vastleggen


 Werkgeversverklaring opvragen

Als een medewerker een hypotheek wil afsluiten, heeft die een werkgeversverklaring nodig. Medewerkers kunnen deze werkgeversverklaring zelf genereren via het intranet.

Selfservicetaken - Werkgeversverklaring opvragen


 

Selfservice zorgt niet alleen voor een besparing van tijd, fouten en mankracht, het kost ook minder. Een HR-professional hoeft zich niet meer met allerlei administratieve taken bezig te houden en dat levert een behoorlijke besparing op.

Employee Self Service met AFAS Software

Je hebt hierboven al verschillende voorbeelden gezien wat medewerkers allemaal zelf kunnen regelen met Employee Self Service. Het mooie is dat al deze processen al standaard ingericht zijn in de HRM software van AFAS.


Inspiratiesessies 'HR bij AFAS'

 Maandelijkse sessies   Gratis

Steeds vaker krijgen we van bedrijven de vraag hoe wij het nog steeds volhouden met maar één HR-manager. Daar vertelt Britt maar al te graag over tijdens de inspiratiesessies voor HR-professionals. Dus, ben jij benieuwd hoe HR geregeld is bij AFAS? En hoe wij omgaan met onderdelen als talentontwikkeling, vitaliteit en werkgeluk? Schrijf je dan in voor één van de verschillende soorten inspiratiesessies en leer van inzichten, ervaringen en tips!



Inspiratiesessie HR bij AFAS