Een doordachte en realistische projectplanning is belangrijk om de werkzaamheden gelijkmatig te verdelen. Je wilt niet dat je team de ene week duimen zit te draaien om de volgende week in de vlekken te schieten van de drukte. Bovendien wil je je klanten haalbare toezeggingen doen als het gaat om mijlpalen en levertijden. Je wilt snel leveren, maar het moet wel haalbaar zijn.
Vroeger begon projectplanning met een Work Breakdown Structure, waarbij je de verschillende onderdelen van het project benoemde en op een tijdlijn uitzette. Vervolgens zette je deze deelprojecten uit in een PERT of in een GANTT chart.
Wist je dat deze tools, die uit de eerste helft van de vorige eeuw stammen, nog steeds worden gebruikt? Alleen zijn ze inmiddels in digitale vorm gegoten. Er zijn allerlei tools om projecten te plannen en te beheren. We gaan niet al die tools met je doornemen, maar we nemen wel een aantal stappen van projectplanning met je door en leggen uit waarom het handig kan zijn, of beter gezegd, essentieel is om de projectplanning te integreren met je andere bedrijfssystemen.
Voordat je met de projectplanning kunt beginnen, heb je een heldere projectdefinitie nodig. Een goede inkadering van het project is nodig om de deadline te halen. Is de projectdefinitie te vaag, dan kan je team niet doelgericht aan het werk. Het is belangrijk dat iedereen weet wat er precies met het project moet worden gerealiseerd. Wat moet de uitkomst zijn en welke producten of resultaten horen daarbij?
Ga met het projectteam in gesprek om alle projectactiviteiten te benoemen die nodig zijn om het projectresultaat gereed te krijgen. Noteer ze allemaal en ga ze daarna pas op volgorde sorteren. Vaak ligt de volgorde voor de hand, omdat de uitkomst van de ene stap de input is voor de volgende, maar soms is het even zoeken.
Heb je alle activiteiten op volgorde gezet? Neem ze dan gezamenlijk nog een keer door. Bekijk kritisch of de volgorde klopt en noteer hoeveel tijd elke activiteit vraagt. En vraag je af of er nog activiteiten zijn die ontbreken. Nu kun je alvast een inschatting maken van de doorlooptijd van het hele project.
Elk project bestaat uit 4 fasen. Deze verdeling kan je helpen bij het op volgorde zetten en groeperen van de projectactiviteiten. Dat is handig om het overzicht te houden en om gestructureerd naar het resultaat toe te werken. Heb je de projectfasering uitgewerkt, dan kun je hem in het plan van aanpak zetten. Dit zijn de projectfasen:
Aan de hand van de verschillende projectfasen en –activiteiten kun je een goede berekening van de doorlooptijd van het hele project bepalen. Natuurlijk houd je rekening met wachttijden, levertijden van ontwerpen, producten en diensten van interne en/of externe partijen en neem je die allemaal iets ruimer. Maar deze berekening kan ook leiden tot een beslissing om andere partijen te vragen. Als ze sneller kunnen leveren, bijvoorbeeld.
Eindelijk kun je beginnen aan de uitvoering van je project. Het is belangrijk dat je voortdurend waakzaam bent en op vragen en problemen kunt reageren. Er zijn termijnen om te bewaken, mensen om aan te sturen en onverwachte gebeurtenissen om op te reageren. Zijn er veel partijen betrokken bij je project? Dan kan zich regelmatig iets voordoen waardoor je de projectplanning moet bijstellen. En daarover moet je natuurlijk iedereen informeren. Een online portaal kan hiervoor uitkomst bieden. Kortom, tijdens de projectuitvoering kun je het gevoel hebben dat je een jongleur bent, die tien ballen in de lucht moet houden. Hoe ga je dat doen: handmatig of met behulp van software?
In een kleine organisatie die een klein project heeft, kun je best handmatig een projectplanning maken. Bijvoorbeeld in een zangvereniging met 35 leden, die samen een voorstelling voor vrienden en familie voorbereiden. Ook een klein bedrijf kan Excel gebruiken voor het plannen en uitvoeren van projecten. Waarschuwing vooraf: werk je met Excel of Numbers, maak dan altijd een back-up van je document. Doe je dit niet en loopt je computer vast, dan ben je je projectplanning kwijt. Worden de projecten iets groter of complexer dan kun je toch beter project management software gebruiken. Laten we eens kijken naar de voor- en nadelen van handmatig een projectplanning maken en bijhouden.
Het digitale alternatief voor handmatig werken is project management software. Hiermee houd je het overzicht over alle lopende projecten, zowel intern als extern. Het grootste voordeel van project management software is dat deze meestal te integreren is met andere softwarepakketten, zoals voor CRM, de boekhouding en HRM.
Daardoor:
Het enige nadeel van project management software is dat het in eerste instantie een investering in geld en tijd vergt, want je moet de software natuurlijk wel aanschaffen en instellen voordat je kunt beginnen. En dan duurt het even voordat je het programma onder de knie hebt. Zie je dat als een hobbel? Kijk verder! Die investering verdien je binnen de kortste keren weer terug.
Als je een klein bedrijf zonder groeiambitie bent en een eigen methode voor handmatige projectplanning en –management hebt ontwikkeld, is er niets op tegen om die (voorlopig) te blijven gebruiken. Zo lang iedereen zich daar prima bij voelt: lekker zo doorgaan. Heb je wél plannen om te groeien, heb je een bedrijf dat zich in een sterk concurrerende sector bevindt of werken je medewerkers veel op afstand, verdiep je dan eens in de mogelijkheden. Het is voor het voortbestaan van je organisatie essentieel dat je digitaliseert. Het plannen en beheren van je projecten is daar een onderdeel van. Zoals onze CEO Bas van der Veldt zei: “Zie je het nut van digitalisering niet in? Laat je dan maar meteen failliet verklaren.” Hij heeft een punt!
"Zie je het nut van digitalisering niet in? Laat je dan maar meteen failliet verklaren."
- Bas van der Veldt, CEO AFAS Software
Met een digitaliseringstraject maak je je bedrijf future-proof. Je neemt afscheid van oude systemen en vervangt het door een nieuw digitaal systeem. Een van de grootste vragen is dan: hoe ga je over van het ene op het andere systeem? We schreven hier een businesscase over, waarvan je hieronder de inleiding kunt lezen.
Een softwarepakket dat precies kan worden afgestemd op de wensen van een bouwbedrijf. Dat was het startpunt van een zoektocht van Bouwbedrijf Boogert. Uiteindelijk kwam het bedrijf uit bij het ERP-pakket van AFAS. Daar heeft Boogert geen spijt van. “De software is zeer gebruikersvriendelijk.”
“We werkten daarvoor met een ander ERP-pakket, maar dat sloot niet precies aan op onze wensen. In de bouw is een goede projectadministratie cruciaal. Vandaar dat we zochten naar een pakket dat ook in die behoefte kan voorzien.”
Met de projecten software van AFAS borg je de projectadministratie in één geïntegreerd systeem. Zo beschikken projectmedewerkers over actuele projectgegevens en projectmanagers over alle benodigde inzichten in de vorm van dashboards. Daarmee houd je zowel de planning als het budget onder controle en komen jij en jouw klanten niet achteraf voor verrassingen te staan.
Een aantal keer per jaar krijg ik de vraag om een proof of concept te begeleiden bij een bedrijf. Meestal wil de prospect vertrouwen krijgen in ons en in de software die wij leveren.
De urenregistratie, projectactiviteiten.. alle projectadministratie regel je met AFAS Software. Met de AFAS Pocket app is het doen van je projectadministratie een fluitje van een cent.