Van Budget tot Betaling

Inkoop is in elke organisatie van toepassing, maar is vaak een ongestructureerd proces. Je krijgt een wildgroei aan leveranciers en het is lastig grip te houden op budgetten, prijs en kwaliteit van de ingekochte goederen.


Onze visie: inkoopprocessen strategisch definiëren


Als je van te voren strategisch nadenkt over een aantal inkoopprocessen waar je als organisatie altijd mee te maken hebt creëer je meer structuur en voorkom je onnodige fouten en kosten.

Door inkoopprocessen strategisch te definiëren kan je budgetten perfect vastleggen, en binnen je gestelde budget blijven. Selecteer één of meerdere leveranciers en leg contracten vast. Zo maak je ook voor je medewerkers inzichtelijk wat de mogelijkheden zijn.

In 5 handige stappen in control!


Budgetteren

1. Budgetteren

Zonder budget heb je geen grip op je financiële administratie. Stap nummer 1 is altijd bepalen hoeveel geld je wilt reserveren voor je inkoopproces. Zo heb je later altijd inzicht, kan je vergelijken met de realisatie en stel je signalen in zodat je altijd direct weet of kosten hoger uitvallen dan gepland.


Contracten

2. Selecteer je voorkeurleverancier en leg contracten vast

Selecteer één of meerdere leveranciers voor je inkoopproces en maak hier duidelijke afspraken mee. In de software leg je het gemaakte contract vast en beheer je deze. Maak ook direct aan je medewerkers duidelijk dat dit de leveranciers zijn waarbij ze diensten of producten mogen afnemen.


Aanvraag, bestelling en levering

3. Aanvraag, bestelling en levering

Maak het inkoopproces makkelijk voor je collega's. Ga werken met workflows en geef alleen de keuzes die jij met je leverancier hebt afgesproken. Zo zorg je ervoor dat de product of dienst altijd voor dezelfde prijs en met dezelfde kwaliteit geleverd wordt.


Matching en betaling

4. Matching en betaling

Op het moment dat de aanvraag goedgekeurd is wordt er automatisch een verplichting aangemaakt. Je weet immers al dat de factuur gaat komen. Zodra de verplichting geaccordeerd is en overeenkomt met het factuurbedrag dan wordt de betaling automatisch verwerkt.


Strategisch inzicht

5. Strategisch inzicht

Als je strategisch nadenkt over je proces wil je ook altijd interactief inzicht hebben in de gang van zaken. Hoe gaat het met je budgetten, hoeveel wordt er nog buiten de bestaande contracten om ingekocht en moeten hier misschien nieuwe contracten voor gemaakt worden? Allemaal vragen waarop je direct antwoord hebt door de interactieve dashboards in de software.


Inkoop in de software van AFAS

Productmanager Gerard Nijboer vertelt je er alles over!



Voorbeeld: Een relatiegeschenk

Bos bloemen relatiegeschenk

Het aanschaffen van relatiegeschenken is een typisch secundair inkoopproces waar vele organisaties mee te maken hebben. Relatiegeschenken worden niet gestuurd door je verkoop en je wilt er graag weinig tot geen voorraad van hebben. Toch wil je wel dat de kwaliteit, de prijs en de beleving van het relatiegeschenk op een hoog niveau is.

In dit geval kies je er wellicht voor om met 3 leveranciers een contract aan te gaan: een bloemist, een slijterij en een bakkerij. Je spreekt af dat een bos bloemen maximaal 15 euro mag kosten en dat je bij de bakker alleen een keus hebt uit 3 taarten. Vervolgens zorg je ervoor dat bij het aanvragen van een relatiegeschenk alleen die opties zichtbaar zijn. Zo waarborg je de prijs, de kwaliteit en je budget!



Voorbeeld: Een hotelovernachting

Hotelovernachting

Als je medewerkers veel onderweg zijn en daarom soms bij hotels blijven slapen dan is een samenwerking met een hotelketen een goede optie. Je maakt duidelijke prijsafspraken en zo ben je niet afhankelijk van seizoensgebonden prijzen of last-minute verhogingen.

Met één of meerdere hotelketens bespreek je contracten en die leg je vast in de software. Laat je medewerkers weten dat dit de hotelketens zijn waar ze kunnen overnachten.

Heeft een medewerker bij de afgesproken hotels overnacht dan worden de facturen direct verstuurd naar de inkoopafdeling zodat je als medewerker niet hoeft voor te schieten en achteraf te declareren.


Bekijk het Budget tot Betalingproces

Budget tot Betaling

Blog over Inkoop

Gerard Nijboer


Slim inkopen met Profit 7

In één workflow van budget naar betaling


Elke organisatie, groot of klein, en ongeacht de sector heeft te maken met inkoop. De vraag is echter hoe serieus je het onderwerp neemt. Doe je het ad hoc of pak je het strategisch aan? Als je voor die laatste optie kiest, kan AFAS je heel goed helpen.


Neem contact op!

Succesmanager

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure 

Budget tot betaling zit verankerd in onze ERP software. Wil je meer weten over de software? Download dan de brochure.