Onboarden met AFAS

Zorg dat elke nieuwe collega zich vanaf dag één welkom voelt. Ontdek hoe je met de workflow Onboarden een warm welkom combineert met een strak geregeld proces.

Wat is onboarden?

Onboarden is de workflow voor het in dienst nemen van nieuwe en terugkerende medewerkers. Alles wat je nodig hebt, komt samen in één gestroomlijnd proces.

De workflow Onboarden start het opvragen van aanvullende gegevens automatisch. Zodra de sollicitant de informatie aanlevert, loopt het proces vanzelf door. Daarna genereer je de arbeidsovereenkomst en laat je deze digitaal ondertekenen door medewerker en werkgever. 

Ook een opvolgend dienstverband regel je direct: de medewerker wordt in één proces uit dienst én weer in dienst gemeld.

Flexibel starten

Je kiest zelf hoe je het onboardenproces start: 

  • Met lege persoonsgegevens (die nog ingevuld moeten worden),
  • Met een sollicitant (met of zonder sollicitatie),
  • Of met een (oud-)medewerker.
     

Standaard InSite opmaak

Gebruik je de standaard InSite-pagina’s bij Onboarden? Dan richt Profit de aanmaak- en beoordelingspagina’s automatisch in volgens de nieuwste richtlijnen voor gebruiksgemak en overzicht. Zo bespaar je tijd.
 

Slimme matching

Start je met lege persoonsgegevens? Dan controleert het systeem automatisch of de persoon al bekend is. Zo voorkom je dubbele registraties en houd je je medewerkersbestand schoon.

Gebruik je de standaard InSite-opmaak, dan verschijnt de melding ‘Deze persoon is mogelijk al bekend’ altijd rechtsonderin in beeld. Je ziet deze waarschuwing op elk moment tijdens het invullen, ongeacht waar je je bevindt in het proces. 
 

Volledig digitaal

Met onboarden doorloop je alle belangrijke stappen bij het opstellen van een nieuw dienstverband:

  • Aanvullende gegevens opvragen: Via OutSite vraag je doucmenten en  gegevens op, zoals diploma's, identiteitsbewijs of familiegegevens.
     
  • Identiteitscontrole: Met de ID-check en RTW-check van Valicare controleer je direct of iemand een geldig identiteitsbewijs heeft en in Nederland mag werken.
     
  • Digitaal ondertekenen: Laat de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen. Dit is veilig en foutloos.

Video's

Videoserie proces onboarden

Productmanagers Nieke en Niels laten in korte video's stap voor stap zien hoe je Onboarden inricht. Elke video bhandelt één onderdeel van het proces. Van workflows tot draaiboeken. 

Aan de slag met onboarden

Een uitgebreid stappenplan vind je in het Help Center.

Maak nieuwe profielen

Maak profielen voor onboarden. Koppel de nieuwe profielen in de eigenschappen van de vacature. Zo wordt het profiel voor een sollicitant met sollicitatie automatisch bepaald.

Bepaal welke gegevens je opvraagt

Kies welk gegevens en documenten je bij nieuwe medewerkers opvraagt. Maak onderscheid tussen gegevens voor iedereen en gegevens die alleen voor bepaalde functies gelden.

  • Aanvullende (persoons)gegevens, familie en opleidingen
  • ID-bewijs, verblijfsvergunning en tewerkstellingsvergunning
  • Rijbewijs en VOG
  • Loonheffingsverklaring en geheimhoudingsverklaring
  • Registraties (BIG, RGS, AGB, SKJ en V&VN)
  • Ambtseed en diensttijdoverzicht
  • Eigen (persoons)documenten

Richt workflows voor aanvullende gegevens in

Heb je je keuze gemaakt? Richt dan de bijbehorende profielen en workflows in. Elk gegeven en document heeft een eigen workflow en profieltype. Koppel deze in het draaiboek om op te vragen bij de nieuwe medewerker. 

Draaiboeken inrichten

Bundel de op te vragen gegevens en documenten in een draaiboek. Deze verschijnen als taken in de (OutSite) portal van de sollicitant. Kies:

  • Taken uit het onboardenprofiel
  • Taken die specifiek zijn voor de functie

Koppel de juiste draaiboektypes aan het onboardenprofiel en aan de functie bij de werkgever.

Workflow Onboarden inrichten

Kijk kritisch naar het indienstproces. Versnel en vereenvoudig waar het kan:

  • Laat kandidaten documenten uploaden via de werkenbij-site in plaats van via e-mail.
  • Laat de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen. Niet printen, niet scannen.
  • Gebruik de 4 standaardworkflows van AFAS als bewezen inspiratie.

InSite inrichten en opmaken

Maak de aanmaak- en beoordelingspagina’s van elk onboardenprofiel op. AFAS levert een standaardopmaak. Pas deze aan waar nodig: werk met losse pagina-onderdelen, voeg toelichtingen en vrije velden toe en geef de pagina een logische volgorde. Laat geen verplichte velden weg.

Gebruik ook de standaard portalpagina ‘Onboarden portal’. Start hier het onboarden en houd overzicht op lopende workflows. Plaats een link naar deze portalpagina op je eigen InSite.

Veelgestelde vragen

  • Kan ik een medewerker ook uit dienst melden?
    Puur alleen een medewerker uit dienst melden doe je nog steeds via de workflow Medewerker uit dienst. Voor de workflow onboarden geldt dat als het nieuwe dienstverband direct opvolgend is aan het lopende dienstverband van de medewerker, je kunt kiezen om de medewerker direct uit dienst te melden. Op deze manier voorziet de onboarden workflow in één gestroomlijnd proces voor het uit- en weer indienst melden.
     
  • Kan ik ook een nevendienstverband aanmaken met onboarden? En kun je daar draaiboeken bij gebruiken?
    Ja, dat kan. Maar je kunt dit ook blijven doen via het type dossieritem Nevendienstverband. Gebruik je de workflow Onboarden, dan kun je ook gebruik maken van draaiboeken.
     
  • Kun je ook alleen een deel van een draaiboek aftrappen?
    Nee. Een draaiboek is één vaste set van taken. Maak eventueel meerdere draaiboeken met verschillende sets.
     
  • Kan ik de workflow beknopt insturen en de contractgegevens later aanvullen?
    Ja, dat kan. Beknopt betekent in deze dat je bijna alle sollicitant- en medewerkervelden op 'Niet verplicht' kunt zetten. Je hebt bijvoorbeeld als leidinggevende geen BSN, adres of geboortedatum nodig om het onboardenproces te starten. Je kunt zo alle persoonsgegevens beknopt vastleggen. Bijvoorbeeld alleen naam, e-mailadres en telefoonnummer. Voor de contract- en functievelden geldt dat niet. Net als bij het huidige indienstproces blijven deze gegevens verplicht. Je kunt ze wel gedurende het hele onboardenproces aanpassen. Eventueel kun je ervoor kiezen met dummywaarden te werken voor deze velden. Let hierbij op dat je dit borgt in je workflow met condities, zodat je niet per ongeluk iemand in dienst meldt met de dummywaarden.
     
  • Hoe werkt het matchen precies?
    Profit vergelijkt automatisch gegevens zoals naam, geboortedatum en e-mailadres om te bepalen of iemand al in het systeem staat. Ten minste 2 gegevens moeten overeenkomen voor een match. Het BSN, geslacht en de geboortedatum mogen niet verschillen. Meer details over de matching vind je in het Help Center.
     
  • Kan ik ook een dubbele medewerker aanmaken?
    Ja, ook als de sollicitant al een (oud)medewerker is, kun je in de workflow kiezen om het nieuwe dienstverband toe te voegen bij een nieuwe medewerker. Hiermee wordt een dubbele (dus tweede) medewerker aangemaakt. Hierbij worden het onboarden dossieritem en de aanvullende gegevens verplaatst naar de nieuw toegevoegde medewerker.
     
  • Op welke momenten kun je portaltoegang geven?
    Dat kan op verschillende momenten:
    - Binnen de sollicitatieworkflow
    - Met een aparte workflow voor portaltoegang
    - Vanuit de workflow Onboarden
    Bedenk vooraf of je wil dat de sollicitant al inlogt op het portaal voordat je gaat onboarden. Is dat niet nodig, dan hoef je niet meer vanuit de sollicitatieworkflow toegang te geven en zit dit in de standaard onboardenworkflow.
     
  • Hoe houd ik inzicht in de gegevens die de sollicitant moet aanleveren?
    Je wilt graag weten of de aanvullende gegevens en documenten die zijn opgevraagd via het draaiboek al binnen zijn. Hiervoor kun je een conditie bouwen in de workflow. Die controleert dit en zet de workflow automatisch door naar de volgende stap.

    Wil je nog meer inzicht? Dan kun je een checklist toevoegen aan de beoordelingspagina voor het onboarden. Deze toont de status van de (draaiboek)taken en is beschikbaar als overzichtspagina 'Checklist aanvullende gegevens onboarden'

Hulp nodig? 

Heb je na het lezen van deze pagina en de artikelen in het Help Center hulp nodig? Dat kan!