Bij de aanschaf van een nieuw ERP-systeem woog de Total Cost of Ownership voor het St. Antonius zwaar mee. “Voor sommige systemen betaal je soms de hoofdprijs”, meent Lute.
Lute noemt het implementatieproces ‘een grandioos succes’. “Wat ik het allermooiste vond was dat onze push als kernteam naar de medewerkers op een gegeven moment omsloeg in een pull uit de organisatie. De medewerkers trokken ons de implementatie als het ware uit handen door heel duidelijk eigenaarschap te laten zien. Wat ons trouwens ook hielp in het
implementatieproces was de sterke betrokkenheid op bestuursniveau. Daarnaast hielden externe audits om de voortgang van het proces te bewaken ons scherp.” Op grond van zijn ervaring merkt Lute op dat hij niet de indruk wil wekken dat het implementatieproces voor andere ziekenhuizen een makkelijk traject is omdat het St. Antonius en AFAS al het voorwerk al voor hun rekening hebben genomen. Hij zegt daarover: “Voor een succesvolle implementatie is het noodzakelijk om kundige mensen uit de markt te halen die over de processen heen kunnen kijken. Ze moeten in staat zijn om medewerkers van de ziekenhuisorganisatie daarin mee te nemen om ook daadwerkelijk in procesketens te kunnen gaan werken. Ziekenhuizen zijn zelden al zo georganiseerd. Succes is dus te verdelen in één derde AFAS, één derde implementatieteam en één derde organisatie.”
Toen na ruim een jaar voorbereiding uiteindelijk in de zomer van 2021 de knop omging met de ingebruikname van het nieuwe systeem, was dat wel ‘een juichmoment’ volgens Lute. “Het markeerde een vrijwel vlekkeloos verlopen conversie, een prestatie op zich.” Veel energie heeft het St. Antonius gestoken in het online trainen van medewerkers in de nieuwe processen en het gebruik van de software. Daarvoor is samen met AFAS een enorme batterij online (want corona) leermiddelen opgetuigd. Dit is afgestemd op onze procesketens en de verschillende doelgroep segmenten, zoals intensieve gebruikers en managers. In totaal zijn het zo'n duizend medewerkers. Lute: “Mijn filosofie is dat als onze mensen de applicatie waarmee ze werken goed begrijpen, dit een productiviteitswinst van twee tot drie procent kan opleveren. Op zevenduizend medewerkers is dat best significant."
Lute: “Ik durf de stelling aan dat de inspanningen van AFAS bijdragen aan het realiseren van zorginhoudelijke verbeteringen.”
Naar de mening van Lute is kostenbeheersing cruciaal om meer en effectievere zorg te kunnen leveren. Lute: “Met een fijnmazige inrichting in AFAS kun je op de kosten laag houden en tegelijk maximale patiëntwaarde creëren. Waarde gedreven zorg noemen we dat hier. De software stelt ons in staat om zorghandelingen en kosten te matchen. Je kunt de kosten natuurlijk ook relateren aan facturen, maar wij kiezen ervoor om de kosten te koppelen aan het gebruiksmoment. Hierdoor is het mogelijk om de supply chain voor operatiekamers optimaal in te richten.” In deze vorm van vraaggestuurd bestellen speelt de samenwerking tussen de ERP-software en het Elektronische Patiënten Dossier (Epic) van het ziekenhuis een centrale rol. In wezen gaat het om een vrij simpel principe. Alle materialen en hulpmiddelen die eenmalig worden gebruikt tijdens een operatie worden gescand en direct uit de voorraad genomen. Als het nodig is zorgt het systeem voor aanvulling van de voorraad door automatisch bestellingen te plaatsen. “Het voorraadbeheer is hierdoor naar een hoger niveau getild”, stelt Lute. Lute: “Ik durf de stelling aan dat de inspanningen van AFAS bijdragen aan het realiseren van zorginhoudelijke verbeteringen.”
Opgericht in 1910 is het St. Antonius Ziekenhuis in een periode van ruim een eeuw uitgegroeid tot een topklasse medische organisatie. Naast de algemene zorg is de instelling gespecialiseerd in hart-, vaat-, long- en kankerzorg. De zorg in het ziekenhuis wordt gekenmerkt door een intensieve en open samenwerking met patiënten, die zelf de regie kunnen nemen over de kwaliteit van hun leven. Omdat het St. Antonius Ziekenhuis continu streeft naar kwaliteitsverbetering zijn naast patiëntenzorg ook opleiding en onderzoek belangrijke pijlers van de instelling. Vrijwel alle specialismen (35) zijn vertegenwoordigd in het ziekenhuis, dat zorg biedt op meerdere locaties in de regio Utrecht. Er werken in totaal ongeveer zevenduizend mensen