Verwerkingsproces van duizenden VIA-machtigingsbrieven automatiseren

Rob Vergeer, Business & Proces Analist van Mazars Accountants en Belastingadviseurs: “Wij ontvingen dit jaar duizenden VIA-machtigingsbrieven. Het sorteren, overnemen van gegevens  en opslaan in het klantdossier kost veel tijd. Omdat wij voortdurend streven naar procesoptimalisatie zochten we een efficiënt systeem om de ontvangen machtigingsbrieven  snel geautomatiseerd te verwerken. Van ontvangst van de brief tot en met opslag in het de software van AFAS. Het liefst met één druk op de knop. Ricoh bracht uitkomst. Met een slimme scanoplossing.” 

Snel scannen en opslaan via QR-code 

“De Ricoh MFP en scansoftware die wij al in gebruik hadden voor andere processen is door Ricoh zodanig uitgebreid dat wij hiermee ook
de VIA-machtigingsbrieven volledig automatisch kunnen scannen en opslaan. In één handeling. Het werkproces start met de VIA-brief die de Belastingdienst op ons verzoek naar al onze klanten stuurt. Wij hebben de klanten verzocht deze brief vervolgens aan ons te retourneren met behulp van een antwoordenvelop. Elk brief bevat een unieke QR-code, met klant- en kantoorgegevens. Deze scannen we op de MFP. Dat kan zelfs in stapeltjes van 100 formulieren. De scansoftware herkent de VIA machtiging en klantgegevens en de op de achtergrond draaiende
software leidt deze direct naar het klantdossier in de software van AFAS. Zonder tussenstappen. Er komen geen handjes meer aan te pas. De VIA wordt daarnaast tegelijkertijd automatisch geactiveerd en de behandelend aangiftemedewerker kan direct starten met het
controleren en aanvullen van de aangifte.” 

“Nu kunnen we de machtigingsbrieven met één druk op de knop scannen en in het juiste dossier opslaan. In enkele seconden. Dit scheelt ons bij duizenden formulieren zo’n 400 werkuren.” Rob Vergeer, Business & Proces Analist, Mazars Accountants en Belastingadviseurs 

Snelle en foutloze verwerking

“Zonder deze scanoplossing zouden we de gegevens van elke VIA-machtigingsbrief apart moeten invoeren in AFAS en moeten opslaan in het klantdossier. Dat kost ons zo’n 4 minuten per brief. Nu neemt het scannen, invoeren en opslaan slechts enkele seconden tijd in beslag. Kunnen de gegevens niet ingelezen worden, bijvoorbeeld door een onleesbare QR-code, dan wordt via de scansoftware automatisch een e-mail naar onze helpdesk gestuurd en kunnen wij de VIA handmatig verwerken. Deze uitval komt gelukkig nauwelijks voor. Stuurt de klant per ongeluk andere formulieren mee, dan herkent de software direct welke de juiste is en hoeft het scannen van de stapel formulieren niet onderbroken te worden. De gegevensovername verloopt snel en foutloos. Deze oplossing is ideaal. Voor elk accountantskantoor.” 

Resultaat

• Volledig digitale verwerking
• Snel en foutloos
• Korte ROI: < 1 maand
• Tijdbesparing 400 uur per jaar
• Implementatie in één dag
• Onderhoudsvrij systeem