Vanaf het begin van mijn werkzame leven heb ik de automatisering van administratieve processen met grote belangstelling gevolgd. Aanvankelijk ging het moeizaam maar in het begin van de jaren '90 kwam hierin verandering in met de opkomst van ERP (Enterprise Resource Planning) systemen. ERP werd matig populair doordat de leveranciers zich richtten op grote organisaties met dure systemen en lange implementatietrajecten waarvan een groot deel mislukte.
Ondanks de vraag naar lastenverlichting is rond de productie en distributie van elk product een scala aan administratieve handelingen nodig. Overheid, branchepartijen, klanten en de ondernemer zoeken meer controleerbaarheid. Zonder vergaande automatisering is dit op termijn niet vol te houden. ERP is daarmee aan een tweede leven begonnen. Geen logge systemen uit de jaren '90 meer, maar moderne systemen die zich richten op een generatie medewerkers die opgegroeid is met de personal computer. Momenteel zijn er gemiddeld meer computers dan personen in een huishouden en beschikt nagenoeg iedereen over een internetverbinding. De hierop volgende generatie weet niet anders meer. Ik zie dat thuis. Mijn dochters van 6 en 8 jaar vinden hun weg als vanzelfsprekend op het internet en helpen moeder en oma op weg. Dat ze ook mij wel eens op weg helpen hou ik liever voor mezelf.
Nieuwe ERP systemen volgen deze trend en zijn niet meer te vergelijken met de eerste generatie. Er is een groep leveranciers die software ontwikkelt om de oude systemen beter te ontsluiten en de processen tussen deze "mammoet" systemen beheersbaar te maken. Maar de nieuwe generatie ERP systemen heeft deze voorzieningen standaard in zich en richt zich op vereenvoudiging van de totale automatisering van een onderneming. Deze systemen zijn geschikt voor grote en kleine ondernemingen en kennen een veel betere prijs/prestatieverhouding. Implementatie gaat snel en eenvoudig en wordt bepaald door de complexiteit van de te implementeren organisatie en niet die van het ERP systeem.
In veel ondernemingen zal het ERP systeem onmisbaar worden of al zijn. Het systeem stuurt de processen binnen en buiten de onderneming. De eisen die gesteld worden aan het ERP systeem zijn daarom hoog en lijken op het eerste gezicht zelfs te conflicteren. Voor de stap naar een totale automatisering van ondernemingen zullen al deze eisen ondersteund moeten worden. De belangrijkste (paradoxale) eisen die ik zie zijn:
Open en gesloten Voor iedereen, op ieder moment en overal vandaan toegankelijk. Open en makkelijk te koppelen aan andere systemen in de keten van, onder andere, klanten en leveranciers. Daar tegenover echter strengere beveiliging en functiescheiding. Per onderdeel alleen toegankelijk voor wie daar werkelijk toe bevoegd is.
Standaard en op maat Standaard software is steeds interessanter door de uitgebreide basisvoorzieningen en snelle adoptie van wetgeving, regelgeving en standaarden. Daar tegenover onderscheidt iedere onderneming zich op eigen wijze van anderen en wenst dat de software daar snel en flexibel op aan te passen is.
Vernieuwend en stabiel Nieuwe technologieën en verbeterde versies van bestaande volgen elkaar in snel tempo op. Zij bieden daarmee ook nieuwe mogelijkheden die snel benut moeten kunnen worden. Daar tegenover moeten oudere versies van gekoppelde systemen en bijbehorende technologieën lange tijd ondersteund worden.
Voor groot en voor klein Met het openstellen van bedrijfsnetwerken wordt het beheer complexer en zal de vraag naar het "online" beschikbaar zijn van ERP systemen toenemen. Deze systemen zijn er op ontworpen om "per gebruiker" aangeboden te worden, waarmee het eenvoudiger wordt om met dezelfde oplossing grote en kleine ondernemingen te ondersteunen. Deze ontwikkeling van "online" systemen gaat door naar ERP systemen "in the cloud" waarbij het niet meer bekend is waar de software of data zich bevinden. Een ontwikkeling met nieuwe uitdagingen die naast de traditionele implementaties op gesloten bedrijfsnetwerken ondersteund moet worden.
Meer voor minder Het ERP systeem zal alle administratieve disciplines in de onderneming ondersteunen en daarbij de laatste technologische ontwikkelingen volgen. De concurrentie op prijs zal echter ook sterk toenemen. Er wordt meer verwacht tegen een lagere prijs.
Meer voor minder is de goede samenvatting voor al deze eisen. Dit is niet eenvoudig te realiseren voor de traditionele ERP aanbieders. Zij bieden oplossingen voor slechts een aantal van deze eisen. Verandering betekent totale nieuwbouw van de producten en cycli van 10 jaar of langer zijn daarin geen uitzondering. Het blijvend moeten ondersteunen van oudere versies van software is één van de grootste problemen voor deze leveranciers. Hieraan zijn hoge kosten verbonden en het vormt een rem op echt nieuwe ontwikkelingen. Het geeft innovatieve partijen goede kansen om zich zelfs in een verzadigde markt te profileren met functioneel beperkte maar technologisch nieuwe producten. Vernieuwend zijn is niet moeilijk, vernieuwend blijven wel.
Er zijn partijen die er voor kiezen de werkzaamheden te verplaatsen naar lage lonen landen om de kosten te drukken, anderen ontwikkelen een schil, "een moderne jas" om de oude producten heen. Deze werkwijzen kunnen in specifieke situaties een oplossing bieden, maar zijn niet echt vernieuwend en hebben uiteindelijk een vergelijkbaar effect als het stof onder het kleed schuiven. Henry Ford zei ooit: "als ik naar anderen had geluisterd had ik een sneller paard gefokt". De ontwikkeling van nieuwe technologieën vraagt om een andere aanpak en biedt hiervoor ook de middelen. De kern hiervan ligt in het scheiden van wat we met een systeem doen van de in het systeem toegepaste techniek. Voor het rijden met een auto hoef ik niet te weten hoe wat er onder de motorkap gebeurd. Deze werkwijze is niet nieuw en wordt veel toegepast in de zogenaamde "Domain Driven" ontwikkelmethodieken.
Zo is het mogelijk dat wanneer een onderneming de werking van het systeem aanpast dit direct beschikbaar is en ook beschikbaar blijft in nieuwe technische versies van het systeem. Vergelijkbaar aan LEGO blokjes die zich niet alleen in elkaar laten plaatsen maar waarbij het "zonder technische kennis" mogelijk is zelf nieuwe blokjes te maken. Hiermee wordt het mogelijk ERP systemen technisch totaal te vernieuwen en gelijktijdig verschillende technologieën te ondersteunen zonder dat de werking van het systeem verandert.
Systemen die op deze wijze ontwikkeld worden zullen technisch niet meer verouderen. Ze zijn door de standaardisatie eenvoudig in gebruik en beheer en door de scheiding van de techniek weinig foutgevoelig en toch snel en eenvoudig aanpasbaar. Dit gemak gecombineerd met dalende prijzen maakt ERP overal, altijd en voor iedereen toegankelijk.
Rolf de Jong
Directeur Architecture & Innovation