Ivo Knijpinga is een van de directeuren van Bake Five en vertelt: “Alle bakkerijen van Bake Five draaiden de software van AFAS lokaal op hun eigen server, die voor dat doel op alle bakkerijlocaties zwaar waren uitgevoerd. Dit bracht onnodige kosten en werk met zich mee voor onder andere beheer, onderhoud en licenties. Nu de overgang naar AFAS Online een feit is, kan het serverpark van de bakkerijen worden afgebouwd.”
Met overstap naar AFAS Online zijn vele dagelijkse en noodzakelijke onderlinge uitwisselingen tussen de AFAS omgevingen van de bakkerijen versimpeld. Knijpinga: “De (industriële) bakkerijen hebben vele productie gerelateerde systemen (van andere partijen) aan de ERP-software gekoppeld. De productie van de bakkerijen komt feitelijk stil te staan als AFAS of een van de productiesystemen niet naar behoren werkt. Hierdoor was een goede voorbereiding en een gedegen testfase zeer belangrijk. Dit, gecombineerd met de zeer grote betrokkenheid en inspanningen van alle betrokkenen, heeft ertoe geleid dat de overgang naar AFAS Online boven verwachting goed en soepel is verlopen. De overgang is in één weekend gerealiseerd en op zondag waren de omgevingen alweer in de lucht. Een pluim voor alle betrokkenen!”
Doordat Bake Five nu werkt op AFAS Online worden nieuwe versies, back-ups, cao-updates en wettelijke wijzigingen automatisch geïnstalleerd. Omdat het in het huidige tijdperk belangrijk is om de bedrijfsgegevens te beschermen én de veiligheid en privacy te waarborgen, is twee-factor-authenticatie uitgeleverd aan alle bakkerijen. Jan Harthoorn, Consultancymanager bij AFAS: “Een belangrijke succesfactor bij deze migratie is dat we bij aanvang van dit project gezamenlijk een duidelijke stip aan de horizon hebben gezet en hier niet meer van zijn afgeweken. Bake Five is nu klaar om in de toekomst nog meer werk te laten verdampen door de inzet van slimme ERP-software.”
Maarten van Dril begeleidde als AFAS Expert de overgang en omschrijft het als een militaire operatie waar alle deelnemende partijen 24/7 zijn doorgegaan om de omgevingen om te zetten. Van Dril: “Het onmogelijke blijkt mogelijk: met het hele team kijken we terug op een zeer geslaagde migratie. Als je ziet hoeveel koppelingen er zijn, dan durf je er bijna niet aan te beginnen. Door een volledig vertrouwen van iedereen en het gewoon te doen, hebben we met alle betrokkenen deze klus geklaard.”
Naast de overstap naar AFAS Online is ook direct het hele facturatieproces geautomatiseerd. Het brood wordt dagelijks verdeeld bij de bakkerijen en vervolgens wordt de pakbon automatisch gereedgemeld. In de avond worden deze pakbonnen automatisch verstuurd naar de Bake Five omgeving. De processen worden opgesplitst per bakkerij: er lopen namelijk zo’n 20 processen naast elkaar, waarbij voorheen alles achter elkaar werd uitgevoerd. In de nacht worden de (EDI) facturen verwerkt bij Bake Five. Aangezien Bake Five de verkooporganisatie is versturen zij één factuur aan alle winkels van de bakkerijen naar de supermarkt. In de nacht wordt de factuur weer teruggestuurd naar de bakkerij en wordt de journaalpost automatisch aangemaakt.