'De trends die gesignaleerd worden in deze Vision on HRM herkennen wij, daar is niets verrassends bij', zegt Bas van der Veldt, directeur productontwikkeling van AFAS. 'Met al deze processen en veranderingen zijn wij bezig, wij verzinnen overal een automatiseringsoplossing voor. Wij lopen voorop in de markt en bouwen nu al wat straks hot is.' Wat de vraag ook is, het antwoord van AFAS is 'automatisering'. 'Als je goed in wilt springen op al deze ontwikkelingen, heb je software nodig', is de stellige mening van Van der Veldt. 'Sterker nog: sommige zaken kún je helemaal niet doen zonder software. Competentiemanagement bijvoorbeeld. Dat was tien jaar geleden al een hype, maar dat komt nu terug. Want in de jaren 90 was de hype er wel, maar de automatiseringsmiddelen om het te ondersteunen, ontbraken. Zo'n 360 graden feedback met vier formuliertjes die je op moest sturen naar verschillende vestigingen en mensen die het over moesten typen in een systeem, dat was niet te händelen! Nu hebben we er de perfecte ondersteuning voor, compleet meegeleverd met 140 uitgewerkte competenties en allerlei tips die geïntegreerd zijn in de software, zodat je daadwerkelijk mensen kunt ontwikkelen en begeleiden. En dat is belangrijk in de krappe arbeidsmarkt, want je bindt en boeit mensen niet met een hoog salaris, maar wel met aandacht en ontwikkeling.'
Pratend over de krappe arbeidsmarkt, neemt Van der Veldt zijn eigen bedrijf AFAS als voorbeeld. 'Wij hebben 220 medewerkers. Hoeveel mensen denk je dat wij op P&O hebben zitten? Eén. Die ene persoon doet de HR, de salarisadministratie, de pensioenen en het wagenpark met honderd auto's. Daarnaast heeft hij ook nog tijd om zich bezig te houden met opleidingstrajecten en het laten bloeien en groeien van medewerkers. Hoe dat kan? In de eerste plaats door het te willen, wat het is echt een keuze! Ten tweede krijg je dit alleen maar voor elkaar als je één grote taak opknipt in kleinere taken waar veel mensen een beetje aan bijdragen én door perfecte automatisering.' De P&O-er van AFAS houdt zich niet bezig met ziekteverzuim, dat doet de direct leidinggevende. 'Want die weet wat er in de hoofden van de medewerkers omgaat, veel beter dan een P&O-er op de negende verdieping. Die hebben wij trouwens niet hoor, een negende verdieping, maar bij wijze van spreken. De middelmanager weet of mensen in scheiding liggen of niet of dat er wat anders aan de hand is. Bij meer dan twee ziekmeldingen door één medewerker, volgt er sowieso een gesprek. Onze P&O-man controleert dit, maar de verantwoordelijkheid ligt bij de lijnmanager.'
Binnen AFAS is Van der Veldt eindverantwoordelijk voor HR. 'Mijn visie is: zoveel mogelijk automatiseren, opknippen in kleine stukjes en vastleggen bij de bron via ESS (employee self service) en MSS (management self service). Met de overgebleven tijd steken we energie in het ontwikkelen van medewerkers en in het creëren van een gunstig arbeidsvoorwaardenpakket. Zo hebben wij bijvoorbeeld een véél gunstiger beleggingsgraad van onze pensioenen dan andere bedrijven. En zijn we actief bezig om leasebedragen van auto's naar beneden te krijgen en om mensen te laten zien dat het rijden van een groene auto goed is voor mens en milieu. Dat is toch hartstikke leuk!' Van der Veldt vindt dat AFAS een voorbeeldfunctie heeft naar klanten toe en roept zijn visie van de daken. 'Tijdens de drukbezochte prospectsessies voor HRM/Payroll vertel ik dat soort dingen. Mensen worden soms geprikkeld van onze visie omdat ze niet weten waar ze de tijd vandaan moeten halen om ook dit soort zaken te realiseren. Maar waaróm hebben ze die tijd niet? Omdat ze slecht geautomatiseerd zijn.' Vanuit deze visie zegt hij over de krapte op de arbeidsmarkt: 'We creëren onze eigen krapte. Door mensen zinloos werk te laten doen. Want waar wij maar één P&O-er nodig hebben, heeft een ander bedrijf er vijf. En dat is niet nodig.'
AFAS heeft niet alleen een antwoord op trends, AFAS máákt trends. Van der Veldt: 'Vanaf 1 januari 2008 maken wij gebruik van een digitale receptioniste, zodat daar minder bezetting nodig is en taken met een grotere toegevoegde waarde gedaan kunnen worden. Bij de ingang komt een zuil te staan die bezoekers volledig geautomatiseerd incheckt en ervoor zorgt dat degene wordt opgetrommeld met wie je een afspraak hebt. Of dat nog leuk is?' Van der Veldt lacht uitbundig. 'Dat is de geijkte vraag. Maar wij gaan zover, dat wij spontaniteit automatiseren. Ik krijg signaaltjes bij belangrijke gebeurtenissen, wanneer een medewerker een belangrijke deal heeft gesloten, of jarig is. Zo'n signaaltje kan ik wegklikken, maar ik kan de collega ook feliciteren op het moment dat ik hem zie. Dat is ontzettend leuk! Heel veel organisaties hebben die informatie helemaal niet; daar kun je niet spontaan zijn, al zou je het willen. Spontaan is dat je iemand feliciteert, of je nu zijn verjaardagsdatum hebt zien staan op de verjaardagskalender of dat je een signaaltje krijgt. Mijn stelling is dat het er met automatisering juist persoonlijker op wordt. Wij automatiseren alles wat geen toegevoegde waarde heeft en de overgebleven tijd steken we in mensen, in spontaniteit, in elkaar.' En die strategie legt AFAS geen windeieren in de krappe arbeidsmarkt. De softwareleverancier heeft een onwaarschijnlijk laag verloop van 7% tegen bijna 20 in de Nederlandse markt.
Met de geautomatiseerde spontaniteit loopt AFAS voorop in de markt. 'Niemand is ermee bezig, wij wel', stelt Van der Veldt. 'Over een aantal jaren is dit gemeengoed. En dat hoop ik ook, want het leven wordt er leuker van. Ook zijn we bezig met SSS, sollicitant self service, als aanvulling op ESS en MSS. Met SSS automatiseer je het sollicitatieproces. Dat is interessant én het scheelt tijd.' De softwaremogelijkheden zijn onbegrensd, zo blijkt uit het verhaal van Van der Veldt. 'Wij zijn bezig met toekomstige ontwikkelingen', zegt hij, 'maar om mij heen zie ik dat de mogelijkheden van vandáág nog vaak onbenut blijven. Waarom krijgt 90% van de Nederlanders nog steeds een papieren loonstrook? Omdat niemand de knop om durft te zetten. Maar keuzes maken is wél essentieel. Wij helpen klanten daarbij graag op weg.'
Bron: Vision HRM 2008