Tot 40% tijdwinst voor WEA Deltaland
Bij WEA Deltaland levert werken met AFAS SB inmiddels flinke tijdwinst op. Op de mkb-afdelingen wordt volgens mede-eigenaar André Oostveen momenteel 20 tot 40 procent tijd bespaard op het administratieve werk. Die winst ontstond stap voor stap. WEA Deltaland begon vroeg met AFAS SB en leerde onderweg dat een goede inrichting én aandacht voor medewerkers en klanten bepalend zijn voor het resultaat.
Branche:
Accountancy
Aantal medewerkers:
200
Gevestigd in:
Brielle, Culemborg, Dordrecht, Druten, Groot-Ammers, Kesteren, Middelharnis, Oud-Beijerland, Zaltbommel
Klant van AFAS sinds:
1992
Softwaregebruik:
ERP met SB voor de klanten
Interview met:
André Oostveen
Van eerste stap naar bewezen tijdwinst
André Oostveen, vennoot bij WEA Deltaland, was vanaf het begin betrokken bij de ontwikkeling van AFAS SB. WEA Deltaland stapte vroeg in, met de verwachting dat de nieuwe manier van werken vooral administratieve tijd zou besparen.
Die vroege start betekende ook dat WEA Deltaland tegen onderdelen aanliep die voor accountantskantoren nog verder ontwikkeld moesten worden. André omschrijft die eerste periode eerlijk: “Het was geen gladgestreken verhaal, het was meer een bumpy road.” André is daar open over. “Als ik het allemaal achteraf over kon doen, dan had ik drie jaar gewacht met het implementeren.” Tegelijk koos WEA Deltaland ervoor om actief mee te denken.
“Met plezier en energie hebben we AFAS SB mee ontwikkeld. Want zo is het ook: Samen sta je sterker.”
Die samenwerking past bij de lange relatie tussen WEA Deltaland en AFAS, die teruggaat tot 1992. Ook tijdens en na de migratie bleven medewerkers van beide organisaties met elkaar in gesprek over de praktijk en de verdere ontwikkeling van de software. De ervaringen uit die eerste jaren hielpen AFAS SB verder en legden de basis voor de tijdwinst die het kantoor nu dagelijks ervaart.
Eerst leren vertrouwen op het systeem
De technische inrichting bleek maar één kant van de overstap. De grootste verandering zat volgens André bij medewerkers en klanten. Zij moesten afscheid nemen van routines waarmee ze soms al jaren werkten. Medewerkers die gewend waren om controles zelf uit te voeren of lijstjes bij te houden, moesten anders leren werken. Informatie zit in het systeem en hoeft niet opnieuw apart bijgehouden te worden. Daarbij hoort volgens André ook vertrouwen: “Je moet leren vertrouwen op een systeem.”
Dat kost tijd. De eerste ervaringen binnen WEA Deltaland leerden André dat het echte voordeel vaak pas na ongeveer een jaar zichtbaar wordt. Medewerkers kennen dan de inrichting, weten waar ze informatie vinden en hebben hun nieuwe werkwijze eigen gemaakt.
Daarbij moet de inrichting wel kloppen. Een bankkoppeling, digitale facturen en zo min mogelijk uitzonderingen helpen om tijd te besparen. Volgens André ontstaat het echte voordeel als je het systeem gebruikt waarvoor het gemaakt is.
20 tot 40 procent tijdwinst met AFAS SB
Op de mkb-afdelingen is de migratie grotendeels afgerond. Daar ziet WEA Deltaland de tijdwinst duidelijk terug. Volgens André bespaart het kantoor momenteel 20 tot 40 procent tijd op het administratieve werk. Ook de druk rond de btw-periode neemt af en werkzaamheden zijn eerder afgerond. Daardoor ontstaat er ruimte om met dezelfde capaciteit meer werk aan te kunnen. Op de vraag of WEA Deltaland dankzij AFAS SB meer klanten met hetzelfde team kan bedienen, is André duidelijk: “Ik durf te zeggen dat dat zo is.”
Ook voor klanten verandert de werkwijze
AFAS SB is ingericht op samenwerking tussen accountant en ondernemer. De klant levert gegevens digitaal aan en doet, afhankelijk van de afspraken, zelf een deel van het werk. Het accountantskantoor rondt de administratie verder af.
Voor klanten die deze manier van werken goed hebben ingericht, merkt WEA Deltaland eveneens verschil. Zij hoeven bijvoorbeeld niet meer met een map vol administratie langs te komen. Facturen komen digitaal binnen en een bankkoppeling neemt handelingen uit handen.
Niet iedere klant gaat daarin even snel. Sommigen houden liever vast aan hun vertrouwde manier van werken. André houdt daar rekening mee, maar maakt ook duidelijk dat meer handmatig werk meer tijd kost. Juist daarom draait een migratie volgens hem niet alleen om software. “Je zal echt respect moeten hebben voor ieder tempo.”
Meer tijd voor persoonlijk advies
Minder tijd besteden aan de boekhouding betekent volgens André niet dat de accountant minder relevant wordt. Integendeel. Automatisering en AI nemen steeds meer uitvoerend werk uit handen. Daardoor ontstaat meer ruimte voor het gesprek met de klant en voor het uitleggen en duiden van cijfers.
André ziet die ontwikkeling als kans. Over de rol van de accountant zegt hij: “Klanten willen ontzorgd worden op zaken die ze niet graag zelf doen. Tegelijk willen ondernemers iemand naast zich die hun situatie kent en hen helpt bij keuzes.”
WEA Deltaland investeert daarom in de adviesvaardigheden en soft skills van medewerkers. Een dashboard met cijfers is nuttig, maar daarmee is het gesprek nog niet gevoerd. “Hoe leg jij die cijfers uit aan een klant? Want ik kan een dashboard presenteren en dan kijkt iemand ernaar. Is mooi, maar daar moet uitleg bij. Wie kan het beter uitleggen dan je accountant?” Technologie neemt daarmee niet het menselijke deel van het vak over. Het geeft medewerkers juist meer ruimte om te luisteren, cijfers uit te leggen en klanten persoonlijk te adviseren.
Begin met ambassadeurs
Voor accountantskantoren die nog aan de overstap naar AFAS SB beginnen, heeft André vooral waardevol advies. WEA Deltaland startte bewust op twee vestigingen waar medewerkers relatief openstonden voor verandering. Zo ontstond een groep die ervaring kon opdoen en anderen kon helpen.
“Als je wat ambassadeurs hebt aan de achterkant, is het wel makkelijker te verkopen aan de voorkant.”
Daarnaast moet de organisatie volgens André één lijn trekken en accepteren dat een nieuw systeem ook een nieuwe manier van werken betekent. Niet alles uit de oude situatie komt één op één terug. Daar staan mogelijkheden tegenover die er vroeger niet waren.
Zijn belangrijkste advies is daarom eenvoudig:
"Onderschat de factor mens niet en neem de tijd voor de verandering. Medewerkers en klanten moeten leren werken met een nieuwe aanpak en ervaren wat die in de praktijk oplevert."
Voor WEA Deltaland is die opbrengst inmiddels zichtbaar. Goed ingerichte software neemt administratief werk uit handen en geeft medewerkers meer ruimte voor het werk waarin zij het verschil maken: luisteren, begrijpen en adviseren.
Over WEA Deltaland
WEA Deltaland is een accountants- en adviesorganisatie met ruim 200 medewerkers en 9 vestigingen in Nederland. Het kantoor ondersteunt onder meer ondernemers in het MKB en de agrarische sector met accountancy, belastingadvies, salarisadministratie, audit & assurance en organisatieadvies. Persoonlijke aandacht staat daarbij centraal. WEA Deltaland combineert moderne technologie en automatisering met een vast aanspreekpunt dat de ondernemer en zijn situatie kent. Zo blijft er meer tijd over voor waar het volgens WEA echt om draait: meedenken, inzicht geven en persoonlijk adviseren.
Automatiseer net als WEA Deltaland en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |