Ine van Oort is werkzaam als Hoofd Bedrijfsvoering bij GLK noemt met name het intranet (MijnGLK) een enorme aanwinst voor haar organisatie. “Het zorgt voor interactie en verbinding. Voorheen hadden we alleen drie tot vier keer per jaar een personeelsbijeenkomst en elk kwartaal een aflevering van het personeelsblad. Maar op het moment dat het blad van de drukker kwam, was een deel van de inhoud alweer verouderd. Daarbij was het natuurlijk een veel duurdere oplossing dan een intranet.”
GLK besteedt veel aandacht aan ondersteuning van gebruikers. Twintig medewerkers vormen bijvoorbeeld een gebruikersraad die regelmatig met ideeën komt. Hun feedback blijkt heel waardevol en leidt regelmatig tot aanpassingen. Vinden ze het verwarrend om brieven en taken in een en dezelfde opsomming te zien? Dan halen we dat toch uit elkaar? En hebben ze ergens een extra veld nodig voor opmerkingen? Geen probleem."
"Aan de voorkant kun je het niet verzinnen, de slimste verbetervoorstellen komen van de gebruikers zelf.”
"Vroeger hadden we regelmatig te maken met mutaties die je op meerdere plekken in het systeem moest doorvoeren. Dat is nu verleden tijd. Daarmee zijn we ook verlost van gênante toestanden zoals het sturen van een bedankbriefje naar een donateur voor een extra gift naar diens oude adres. We zijn tegenwoordig eenvoudigweg veel meer in control. Het beheer van de organisatie is vele malen efficiënter ingericht" zegt Van Oort.
Tevreden is Van Oort ook over de gebruiksvriendelijkheid van het ERP-systeem voor medewerkers. Ze zegt: “Voor hen moet het gaan om de verhuur van trouwlocaties, of de verkoop van hout. Over het systeem moet het juist niet gaan.” Terugblikkend stelt Van Oort: “Dit was echt een ingrijpende operatie voor onze organisatie. Voor sommigen collega’s was dat aanleiding om zich zorgen te maken over mogelijke risico’s."
"Ik ben er daarom trots op dat we ondanks die giga-verandering geen moment niet in control zijn geweest.”
Waarna ze concludeert: “Weet je wat het is? In de periode met GEIS (Geldersch Informatie Systeem) waren wij eenzaam. Maatwerk wordt immers alleen voor jou gemaakt. Nu we werken met AFAS zijn we niet meer alleen. Wat wij nodig hebben aan mogelijkheden zijn vaak ook de vereisten en wensen van andere gebruikers van dezelfde software.”
Geldersch Landschap & Kasteelen beheert ruim 150 natuurgebieden, kastelen en landgoederen in Gelderland. Concreet gaat het om bijna 12.000 hectare natuur en 36 kastelen, landhuizen en kasteelruïnes. Daarnaast is er een museale collectie die bijna 25.000 objecten omvat. De stichting biedt werkgelegenheid aan 131 beroepskrachten en ruim 770 vrijwilligers. Het centrale kantoor van de stichting Geldersch Landschap & Kasteelen bevindt zich in Arnhem.