Leren leren én leren leven. Dat is de kern van het onderwijs bij NassauVincent. De leerlingen kunnen er onderwijs volgen op ieder niveau, van lwoo tot tweetalig vwo. Dat doen ze op een van de zes locaties in Assen, Beilen, Gieten en Norg. En die worden op hun beurt weer ondersteund door een separaat dienstenbureau.
Onderwijs
850 medewerkers
Beilen en Assen
1 januari 2012
ERP
Atse de Vries
Op de onderwijslocaties van NassauVincent draait het maar om één ding: onderwijs. Op alle andere vlakken probeert het dienstenbureau de scholen zoveel mogelijk werk uit handen te nemen. Maar in de loop van 2011 zag Atse dat dat steeds meer geld, energie en moeite kostte – en dat dat alleen maar erger leek te worden.
Atse: ‘Ik kwam in 2003 binnen als ‘de controller’. En later kreeg ik ook de verantwoordelijkheid voor bijvoorbeeld ICT en leermiddelen. En toen viel me op dat er geen enkele eenheid zat in de systemen waar we mee werkten. De hele financiële administratie deden we bijvoorbeeld in een strikt financieel programma, terwijl we alle HRM-zaken weer in andere systemen onderbrachten. Daar zat dan wel een koppeling tussen, maar als je die even niet het noodzakelijke onderhoud gaf, lag dat er ook zo weer uit. We waren dus vaak druk met alles overeind houden, en tegelijkertijd was ICT in 2011 een eigen database aan het ontwikkelen, terwijl ook de facilitaire dienst werkte aan de aanschaf van een eigen ticketsysteem. Het palet aan systemen en systeempjes werd daardoor alleen maar groter.’
En nóg meer systemen was wel het laatste waar Atse op wachtte. Want doordat de systemen niet met elkaar communiceerden, deden de mensen dat ook steeds minder. Atse: ‘Als je al jouw werk in een specifiek programma doet, worden de grenzen van dat programma ook de grenzen van jouw werk. En wordt de manier je in dat programma problemen het makkelijkst aanvliegt, de manier waarop je al je werk doet. Je merkte dat medewerkers bezig waren met wat ze in hun programma konden regelen, en in mindere mate met het belang van de organisatie. Op enig moment spreek je dan allemaal een andere taal. Terwijl het toch echt allemaal over de zelfde leraren, leerlingen en schoolgebouwen gaat.’
De leerlingenaantallen groeiden, en daarmee ook het werk voor het dienstenbureau. Atse: ‘En het aantal misverstanden en fouten dus ook. Soms werd er in één systeem een definitie gewijzigd, en werd die niet doorgevoerd in alle andere systemen. Daar kom je niet meteen achter. Pas als er informatie uit een systeem komt waarvan je zíét dat het niet klopt, weet je dat er iets fout is gegaan. Achterhalen wat dat dan is, is dan een hele klus. Bovendien was informatie helemaal niet snel benaderbaar. Voor sommige overzichten moesten we uit meerdere systemen putten. Daar moesten dan ook nog eens verschillende mensen mee bezig, want niemand kon met álle systemen overweg. Soms was het nog erger. Bij iedere salarisverwerking moesten we een dag wachten. En wilden we iets uitzoeken of uitproberen, dan was het ook steeds weer afwachten wat er na een verwerkingsdag uitkwam. Dat maakt je kwetsbaar en log.’
Integreren, integreren, en automatiseren. Dat is wat dienstenbureau van NassauVincent wilde doen, en dat is wat het deed met de software van AFAS. Met als gevolg: een scholengemeenschap die in die tijd groeide van 250 naar 350 medewerkers, terwijl het dienstenbureau nog steeds 16 medewerkers had. En haar werk beter doet én beter aan kan.
Atse: ‘Bij andere scholen had ik al wel eens gezien wat de voordelen van AFAS waren. Dus in de loop van 2011 zei ik: we houden op met al die losse systeempjes en gaan ook geïntegreerd werken. Dat hebben we gedaan. Op 1 januari 2012 gingen we live. Dat klinkt alsof het zo gepiept was, en in zekere zin was dat ook zo. We hebben voor die tijd wel veel opleidingen gevolgd en strak implementatietraject gedraaid. Maar echt grote hobbels kan ik me niet herinneren.’
Hobbels of niet, veranderingen roepen wel altijd weerstand op. Atse: ‘Dat was ook zo bij ons. Mensen die zichzelf ingegraven hebben in het systeem waar ze altijd al mee werkten, worden niet zomaar vrolijk als je alles overhoop haalt. Maar zelfs de loonadministrateur wilde na maart al niet meer terug.’
Toch was lang niet alles in één keer goed. ‘We zetten met de overgang op vrijwel alle vlakken een stap vooruit, maar dat wil niet zeggen dat het perfect was. Toen wij overgingen, werkten we nog met Profit Web. Daar was bijvoorbeeld iets als een declaratieformulier niet goed geregeld. Mensen moesten twee keer een handeling verrichten: ze moesten een bijlage downloaden, invullen en opslaan, maar vervolgens ook nog toevoegen aan de workflow. En dat laatste vergaten ze dan de helft van de tijd. Dat is natuurlijk niets. Toch hebben we volgehouden, want de voordelen aan de achterkant waren enorm. Daar brachten we steeds meer onderdelen van ons werk in hetzelfde systeem onder. En gelukkig werden wij én de software van AFAS steeds beter. Dat kon ook eenvoudig, doordat de basis al goed was. Alles in één database en geen gedoe meer met koppelingen en onderhoud aan interfaces? Dat betekende dat we ons konden focussen op ons eigenlijke werk.’
Atse koos er heel bewust voor om veel oplossingen zelf te ontwikkelen. ‘We hebben in het begin een keer een consultant gehad die zei dat iets niet kon, terwijl Bert, de applicatiebeheerder, en ik dezelfde avond nog een manier vonden waarop we toch konden bereiken wat we wilden. Die creativiteit zijn we blijven gebruiken. Een paar jaar achter elkaar hadden we ieder halfjaar een stagiaire, die gaven we dan gewoon een ontwikkelopdracht mee. Ik begeleidde hen zelf, en vaak leverde dat mooie dingen op. Zo is er een stagiaire die heel Outsite voor ons heeft neergezet. Door daar samen aan te werken, vind je veel nieuwe mogelijkheden. Zo doen we het nu nog. De helpdesk van AFAS kent mij goed, we spreken elkaar vaak. Al moet ik zeggen: één van onze stagiaires kreeg ooit een handgeschreven kaart van de helpdesk, met ‘dank voor alle input!’ – en zo ver heb ik het nog niet geschopt.’
Inmiddels doet NassauVincent vrijwel alles in AFAS. ‘We hebben alles in workflows vastgelegd. En we gebruiken het hele ERP, alleen de module voor abonnementen niet. Zelfs het pakbonrapport gebruiken we: dat hebben we omgebouwd naar de plaatsingsbrief voor leerlingen. Zo automatiseren we steeds meer. En door de standaardisatie die daarbij hoort, kunnen we op het dienstenbureau steeds meer gebruik maken van elkaars kwaliteiten. Mijn kwaliteit is processen bouwen, dus doe ik dat ook voor HRM, om maar eens wat te noemen. Een ander voordeel is: we kunnen allemaal overal bij. Ik denk echt dat de verloning moeiteloos doorloopt, als de loonadministrateur een maand ziek is.’
Dankzij de standaardisering aan de achterkant, kwam er meer ruimte voor maatwerk aan de voorkant. ‘We hebben zes vestigingen, en voor de meeste processen hebben we ook zes workflows. Neem nou het aanvragen van scholing of verlof. Op de ene locatie moet dat langs de directeur, op een andere wil de directeur ook altijd meteen het overzicht van wat iemand al gekregen heeft, en op de derde wil de directeur er niets mee te maken hebben. Dat is geen enkel probleem, we hoeven alleen maar één keer de workflow in te richten, de rest gaat vanzelf. ’
Atse is nog lang niet uitontwikkeld. ‘De achterkant hebben we echt wel aardig op orde inmiddels. Maar we krijgen steeds meer vragen uit het primaire proces: kunnen jullie dit regelen? Of hier een oplossing voor bedenken? Dat doen we dan. Een voorbeeld. Stel: een leerling kiest een vakkenpakket, maar wil dat na de zomervakantie toch nog aanpassen. Dan moet er opeens van alles omgegooid worden. Wij hebben een workflow gemaakt, die begint op de werkvloer, waar zo’n leerling dat meldt. Ik kon in die workflow niet voorkomen dat die leerling op het formulier ‘verkooprelatie’ genoemd werd. Daar kwam nogal wat kritiek op. Maar het werkte als een trein, want de roostermaker werd automatisch ingelicht, én de leerling kreeg op tijd zijn boek. Dat was toch belangrijker blijkbaar, want vervolgens vroeg de zorgcoördinator om eenzelfde oplossing voor zorgtrajecten. En zo zijn we nog lang niet klaar.’
Leren leren én leren leven. Dat is de kern van het onderwijs bij NassauVincent. In 2023 fuseerden het Dr. Nassau College en CS Vincent Van Gogh tot NassauVincent. Leerlingen kunnen er onderwijs volgen op ieder niveau, van lwoo tot tweetalig vwo. Dat doen ze op vestigingen in Assen en Beilen. En die worden op hun beurt weer ondersteund door een separaat dienstenbureau.
Automatiseer net als NassauVincent en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |