Op zoek naar een vervangend ‘totaalpakket’ komt het selectieteam van St Jansdal uit bij AFAS. ‘We hebben een aantal softwareleveranciers gescreend en AFAS kwam als beste keuze naar voren’, vertelt Alie Floor, beleidsadviseur Medisch Ondersteunende en Facilitaire Diensten bij St Jansdal. ‘Het mooie van deze ERP-software is dat we domeinen als inkoop, HRM, CRM en finance kunnen combineren. We zien het als een integraal samenwerkingspakket dat moet zorgen voor een efficiëntere werkwijze en meer inzicht.’
Meer voordelen dienen zich gaandeweg aan. Functioneel beheerder Esther van Dijken ziet dagelijks van dichtbij dat backoffice-teams van St Jansdal meer in processen zijn gaan werken én denken. ‘Daarvoor waren het eilandjes. Mede dankzij AFAS is er meer connectie en samenwerking tussen de afdelingen. Het systeem zorgt ervoor dat we geïntegreerd werken. En dat moet ook, want het ene proces raakt het andere. Het zijn integrale processen die gebaat zijn bij één centraal systeem waarin ze allemaal samenkomen. 'We hebben daardoor meer overzicht en kunnen beter sturen.
’Alle data op één plek betekent ook één waarheid. Daar is geen discussie meer over, want het is allemaal vindbaar en anders wel herleidbaar. Werken met AFAS heeft daarnaast de foutgevoeligheid verminderd. ‘Neem de indiensttreding’, zegt functioneel beheerder Bart-Hein Samplonius. ‘Als je bij ons komt werken word je in het systeem gezet. Als dat goed gebeurt, is de kans op verdere dossierfouten minimaal.’
Werken met AFAS levert steeds meer op. Misschien wel het mooiste voorbeeld is de medische logistiek voor de OK van St Jansdal. Een recent geboren samenwerking van Trancon en AFAS zorgt ervoor dat het ziekenhuis zijn voorraadbeheer van implantaten geautomatiseerd en zonder aparte applicatie kan uitvoeren. Bart-Hein: ‘Die twee systemen voeden elkaar. Dat zorgt ervoor dat we ons voorraadbeheer in AFAS kunnen regelen. Centraal en in één bron dus. We hebben verder alleen ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) nodig.’
Esther maakt het concreet: ‘Medewerkers hoeven geen implantaten meer handmatig via het bestelportaal te bestellen. De artikelen zijn in ons nieuwe voorraadbeheer scanbaar geworden. Dat betekent dat er niemand meer na een dag van operaties het magazijn in hoeft om te kijken wat er gebruikt is. In de nieuwe situatie wordt er bij de operatie gescand wat de patiënt geïmplanteerd krijgt. Het systeem bestelt die specifieke implantaten en benodigdheden vervolgens automatisch bij. Alle stappen van de medische logistiek, tot en met de facturatie, verlopen geautomatiseerd. Het proces is daardoor beter beheersbaar, we hebben grip op onze voorraad.
Alie: ‘Spoedbestellingen behoren tot de verleden tijd. Dat zorgt voor rust en vertrouwen bij onze artsen, want zij weten dat het goed zit. Dat komt uiteindelijk ten gunste van de patiënt. Bijkomend voordeel is dat we nu digitaal kunnen screenen welke implantaten binnen nu en een half jaar verlopen. Dat werd eerst handmatig gedaan. Nu hebben we dat inzicht op tijd en kunnen we voorkomen dat we implantaten in de afvalcontainer moeten gooien. Op die manier levert het concreet dus ook geld op.’
Ziekenhuis St Jansdal is in 1987 ontstaan uit een fusie van drie ziekenhuizen op de Noordwest-Veluwe: Het Boerhaave en het Pius ziekenhuis in Harderwijk en het ziekenhuis Salem in Ermelo. Vandaag de dag is St Jansdal een middelgroot christelijk ziekenhuis met drie locaties: Harderwijk voor hoogcomplexe zorg en spoedzorg, Lelystad voor laagcomplexe en planbare zorg en Dronten als polikliniek en onderzoeklocatie. Met ongeveer 2.600 medewerkers zet het ziekenhuis zich in om optimale en professionele zorg te bieden aan de inwoners van de Noordwest Veluwe en een deel van Flevoland. Mede dankzij een deskundig team van medisch specialisten en betrokken medewerkers presteert het St Jansdal uitstekend op het gebied van kwaliteit van zorg. Het motto van het ziekenhuis luidt: ‘Je zorgt voor elkaar.’