Bij Ziekenhuis St Jansdal komt de patiënt altijd op de eerste plaats. Efficiënt ingerichte processen dragen eraan bij dat de 2.600 medewerkers in staat zijn maximale zorg te leveren. Door die processen met de software van AFAS te optimaliseren zet St Jansdal steeds weer nieuwe stappen. Geïntegreerd werken, meer overzicht, minder foutgevoeligheid: het is slechts een greep uit de opbrengst daarvan. Er is nog genoeg te winnen, maar de reis tot nu toe belooft veel voor de verdere toekomst.
Gezondheidzorg
2600 medewerkers
Harderwijk, Lelystad en Dronten
2019
ERP
Interview met:
Terug naar 2019. Voor St Jansdal is de tijd rijp om naar een nieuw, centraal en volledig ERP-systeem te kijken. Het ziekenhuis werkt al jarenlang met verschillende systemen en applicaties voor onder meer inkoop, HRM en finance die naast elkaar functioneren. Niet ideaal en dus leeft de wens om dit aantal flink te minimaliseren en een integralere werkwijze tussen de afdelingen te faciliteren.
Op zoek naar een vervangend ‘totaalpakket’ komt het selectieteam van St Jansdal uit bij AFAS. ‘We hebben een aantal softwareleveranciers gescreend en AFAS kwam als beste keuze naar voren’, vertelt Alie Floor, beleidsadviseur Medisch Ondersteunende en Facilitaire Diensten bij St Jansdal. ‘Het mooie van deze ERP-software is dat we domeinen als inkoop, HRM, CRM en finance kunnen combineren. We zien het als een integraal samenwerkingspakket dat moet zorgen voor een efficiëntere werkwijze en meer inzicht.’
Een beetje spannend is het begin van de reis met AFAS wel. Alie: ‘Inmiddels werken veel ziekenhuizen met AFAS, maar in die tijd waren wij een van de eerste. Wij zijn vaker koploper met vernieuwingen en dat was nu weer het geval. Het betekende dat we een aantal vragen op tafel hadden liggen waarvoor AFAS nog geen kant-en-klare uitwerking had.'
'Gelukkig vonden we met AFAS al snel een goede modus van samenwerking.’
Na de livegang van de software van AFAS op de werkvloer van St Jansdal in januari 2020 is het snel duidelijk: het nieuwe systeem zorgt voor samenhang in de manier van werken. ‘Ineens konden we applicaties koppelen die eerst in losse systemen zaten en niet aan elkaar te knopen waren. Je wil graag gegevens met elkaar combineren voor nieuwe inzichten. Voorheen ging dat omslachtig en hevelden we informatie van het ene systeem over naar het andere. In AFAS hebben we alle gegevens paraat en komen we met de rapportagetool snel tot gewenste data.’
Meer voordelen dienen zich gaandeweg aan. Functioneel beheerder Esther van Dijken ziet dagelijks van dichtbij dat backoffice-teams van St Jansdal meer in processen zijn gaan werken én denken. ‘Daarvoor waren het eilandjes. Mede dankzij AFAS is er meer connectie en samenwerking tussen de afdelingen. Het systeem zorgt ervoor dat we geïntegreerd werken. En dat moet ook, want het ene proces raakt het andere. Het zijn integrale processen die gebaat zijn bij één centraal systeem waarin ze allemaal samenkomen.
'We hebben daardoor meer overzicht en kunnen beter sturen.’
Nog een belangrijk resultaat van geïntegreerd werken met AFAS: de olifantenpaadjes zijn geblokkeerd. ‘St Jansdal is sterk in werken volgens een eigen methode’, vertelt Alie. ‘Ik weet dat het bij de invoering van AFAS op sommige plekken in de organisatie toch wel even slikken was. Want het betekende dat we meer zijn gaan standaardiseren. En dat er een grens zit aan hoe we processen zelf kunnen inrichten. Meer smaken zijn er niet, hier moeten we het mee doen. Dat helpt ons om die processen strakker in te richten. Wij waren altijd goed in olifantenpaadjes creëren, maar met een gestandaardiseerd systeem als AFAS staan er ineens hekjes op die paadjes. Daar moet je niet meer overheen willen.’
Alle data op één plek betekent ook één waarheid. Daar is geen discussie meer over, want het is allemaal vindbaar en anders wel herleidbaar. Werken met AFAS heeft daarnaast de foutgevoeligheid verminderd. ‘Neem de indiensttreding’, zegt functioneel beheerder Bart-Hein Samplonius. ‘Als je bij ons komt werken word je in het systeem gezet. Als dat goed gebeurt, is de kans op verdere dossierfouten minimaal.’
Werken met AFAS levert steeds meer op. Misschien wel het mooiste voorbeeld is de medische logistiek voor de OK van St Jansdal. Een samenwerking van Boxwise (Trancon) en AFAS zorgt ervoor dat het ziekenhuis zijn voorraadbeheer van implantaten geautomatiseerd en zonder aparte applicatie kan uitvoeren. Bart-Hein: ‘Die twee systemen voeden elkaar. Dat zorgt ervoor dat we ons voorraadbeheer in AFAS kunnen regelen. Centraal en in één bron dus. We hebben verder alleen ons Elektronisch Patiënten Dossier (EPD) nodig.’
Esther maakt het concreet: ‘Medewerkers hoeven geen implantaten meer handmatig via het bestelportaal te bestellen. De artikelen zijn in ons nieuwe voorraadbeheer scanbaar geworden. Dat betekent dat er niemand meer na een dag van operaties het magazijn in hoeft om te kijken wat er gebruikt is. In de nieuwe situatie wordt er bij de operatie gescand wat de patiënt geïmplanteerd krijgt. Het systeem bestelt die specifieke implantaten en benodigdheden vervolgens automatisch bij. Alle stappen van de medische logistiek, tot en met de facturatie, verlopen geautomatiseerd.
'Het proces is daardoor beter beheersbaar, we hebben grip op onze voorraad.’
Alie: ‘Spoedbestellingen behoren tot de verleden tijd. Dat zorgt voor rust en vertrouwen bij onze artsen, want zij weten dat het goed zit. Dat komt uiteindelijk ten gunste van de patiënt. Bijkomend voordeel is dat we nu digitaal kunnen screenen welke implantaten binnen nu en een half jaar verlopen. Dat werd eerst handmatig gedaan. Nu hebben we dat inzicht op tijd en kunnen we voorkomen dat we implantaten in de afvalcontainer moeten gooien. Op die manier levert het concreet dus ook geld op.’
Hoe AFAS bijdraagt aan de toekomstplannen van St Jansdal? Alie wijst als voorbeeld op de aanstaande bouw van een nieuw ziekenhuis in Lelystad. ‘Daar zijn we een masterplan voor aan het maken. Het is daarbij belangrijk dat we onze portemonnee goed op orde hebben. Dat we inzicht hebben: hoe staan we ervoor? Loopt alles volgens planning? Dan hebben we AFAS nodig. Of neem duurzaamheid, een thema dat ook in het ziekenhuis een steeds grotere rol speelt. Zorgverzekeraars vragen ons daarover te rapporteren. De onderbouwing halen we uit ons systeem. Voor inkoop geldt hetzelfde: bij wie kopen we in, welke kortingen zijn vastgelegd. Staat allemaal in het systeem.
'Zo is AFAS voor onze organisatie een essentiële bron van informatie, ook met het oog op de toekomst.’
Sterker nog: de software is inmiddels onmisbaar voor St Jansdal. ‘Het draait bij ons om de patiënt. De geautomatiseerde processen op de achtergrond vormen daarvoor een belangrijk fundament. Onze dokters hebben allemaal hun eigen winkeltje, en de input daarvoor halen ze voor een groot deel uit het systeem.’
Natuurlijk kent St Jansdal ook haar uitdagingen bij het automatiseren en optimaliseren van processen. Maar inmiddels is het systeem geland in de organisatie, zo ervaart Esther. En daarmee ontstaat de ruimte om de processen die in het begin ingericht zijn te optimaliseren. ‘We zijn toe aan de volgende stap. Mensen kennen hun weg in het systeem en weten ermee te werken. In de tussentijd zijn er nieuwe modules en functionaliteiten bijgekomen. Momenteel houden we onze processen tegen het licht: wat werkt goed, wat kan beter? Dat doen we in samenwerking met de eindgebruikers, want zij moeten er uiteindelijk mee werken.’
‘Het is een procesgericht systeem waar we nog veel kanten mee op kunnen’, vervolgt Esther. ‘Het is leuk om in projectsetting met mensen uit verschillende disciplines te werken aan optimalisaties. Soms is het ook weleens zoeken: wat gebruik je waarvoor? Maar daardoor blijft het voor mij als functioneel beheerder interessant. Je blijft leren en ontdekken.’
Haar collega Bart-Hein knikt instemmend. ‘Wat ik heel leuk vind is dat ik nog steeds mensen kan verrassen met mogelijkheden. Collega’s staan er soms van te kijken wat we voor ze kunnen inregelen. Wekelijks hoor ik bij HR: oh, ik wist niet dat dat kon. Het is leuk om op die manier te blijven werken aan verbetering.’
Ziekenhuis St Jansdal is in 1987 ontstaan uit een fusie van drie ziekenhuizen op de Noordwest-Veluwe: Het Boerhaave en het Pius ziekenhuis in Harderwijk en het ziekenhuis Salem in Ermelo. Vandaag de dag is St Jansdal een middelgroot christelijk ziekenhuis met drie locaties: Harderwijk voor hoogcomplexe zorg en spoedzorg, Lelystad voor laagcomplexe en planbare zorg en Dronten als polikliniek en onderzoeklocatie.
Met ongeveer 2.600 medewerkers zet het ziekenhuis zich in om optimale en professionele zorg te bieden aan de inwoners van de Noordwest Veluwe en een deel van Flevoland. Mede dankzij een deskundig team van medisch specialisten en betrokken medewerkers presteert het St Jansdal uitstekend op het gebied van kwaliteit van zorg. Het motto van het ziekenhuis luidt: ‘Je zorgt voor elkaar.’
Automatiseer net als Ziekenhuis St Jansdal en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |