Wie gelooft dat ERP-software niet geschikt is voor kleinere ondernemingen maakt een denkfout. Want het is niet ondenkbaar dat hun geringe omvang mede een gevolg is van het feit dat zij de software een deel van het werk laten doen. Neem het in Putten gevestigde Specialbeds, met elf medewerkers niet bepaald groot. Maar met een directeur/eigenaar die zijn mentaliteit als volgt verwoordt: “Veel ondernemers beschouwen automatisering als een noodzakelijk kwaad. Zo’n houding vind ik echt een gemiste kans.” En kansen wil Piet van der Wal van Specialbeds niet graag missen. Daarom is hij altijd alert op mogelijkheden om de bedrijfsautomatisering naar een hoger plan te tillen. Van der Wal: “We willen het uiterste uit het systeem halen zodat onze medewerkers hun tijd kunnen besteden aan taken waar ze goed in zijn. Ik houd ze ook altijd voor: verricht je nog steeds repeterende handelingen? Laten we dan nadenken over de vraag hoe het anders en beter kan.”

Standaardiseren werkprocessen

Het was niet eens zozeer dat het vorige pakket waar Specialbeds mee werkte niet beviel, maar de ontwikkeling van sommige modules ging Van der Wal niet snel genoeg. De overstap naar Profit van AFAS was een bewste keuze, zegt hij. “Wij vielen voor de visie achter de software van AFAS.” Die visie is opgetekend in het boek  ‘Ondernemingsprocesbeheer (OPB) – De kunst van succesvol ondernemen’. Auteurs van dit boek zijn Piet Mars en Ton van der Veldt, de twee oprichters van AFAS. “De kern van hun visie is het standaardiseren van werkprocessen waar dat mogelijk is en die visie sprak mij enorm aan”, zegt Van der Wal. “En triggerde mij ook”, zegt medewerkster Paula Franken, die het boek op aanraden van haar baas las. Franken studeerde Bedrijfskunde, waarmee ze de nodige kennis van bedrijfsprocessen opdeed, en werkt sinds 2018 bij Specialbeds.

Succesbeheer Traineeship

Vervolgens vroeg Van der Wal aan Franken of ze eventueel bereid was om bij AFAS een Succesbeheer Traineeship te gaan volgen. Dat bleek inderdaad het geval en daarmee was de keuze voor de ERP-oplossing van AFAS definitief. “We kunnen het ons natuurlijk niet veroorloven om hier continu dure consultants over de vloer te hebben. We moeten vooral heel veel zelf kunnen doen”, aldus Van der Wal die zelf altijd al veel affiniteit met computers had en bovendien een tijdje als salesmanager bij een ICT-bedrijf werkte. Bij Specialbeds is succesbeheerder Franken echter dé AFAS-specialist. “Paula heeft er gewoon heel veel gevoel voor”, zegt Van der Wal. “Het is onvoorstelbaar hoeveel stappen zij heeft gezet dankzij het Succesbeheer Traineeship. De investering in die training was zijn geld dubbel en dwars waard.”  Franken volgde gedurende twaalf weken (parttime) het Succesbeheer Traineeship bij AFAS. 

Franken: “Je wordt zo goed begeleid tijdens het Traineeship dat je al vrij snel zelfstandig je weg kunt vinden in het systeem. Wat je leert, kun je in de praktijk direct toepassen.” 

Gids voor klanten

Hoewel de mogelijkheden van InSite dus nog maar voor een klein deel worden benut, maakt dat onderdeel wel deel uit van een belangrijke workflow die Franken en Van der Wal zelf hebben ingericht. Die workflow heet ‘Start uw aanvraag’ en wordt in gang gezet met een van de gelijknamige buttons op de website van Specialbeds. Franken: “Bezoekers kunnen op de website een aanvraag indienen. Daarvoor vullen ze een AFAS-formulier in, waarmee die gegevens dus ook meteen in ons systeem staan. Vervolgens nemen wij contact op en volgt er een geautomatiseerd proces van intake en terugkoppeling. Bij een positief intakegesprek kunnen weer andere workflows worden geactiveerd. Bijvoorbeeld om onze demobus op pad te sturen of een aanvraag tot vergoeding bij een zorgverzekeraar in te dienen.” Deze werkwijze bespaart Specialbeds én haar klanten veel tijd. “Het belang van een gestroomlijnd uitleveringsproces is groot”, benadrukt Van der Wal, “want meestal had de klant een bed gisteren al nodig."

Franken en Van der Wal zijn trots op hoe ze het proces ‘Start uw aanvraag’ hebben ingericht. Van der Wal: “Als het systeem je bij de hand neemt, hoef je zelf niet meer na te denken. Op die manier zijn wij een gids voor onze klanten bij het maken van de juiste keuze. Daarmee gebruiken we ICT zoals het bedoeld is, het neemt ons werk uit handen. Bijkomend voordeel is dat het ons al meerdere leads heeft opgeleverd. Ergotherapeuten weten ons bijvoorbeeld steeds beter te vinden.” 

Procesoptimalisatie

Van der Wal en Franken staan te popelen om Ordermanagement  op een vergelijkbare manier in te richten als ‘Start uw aanvraag’. De daarvoor benodigde koppeling met InSite is echter nog niet beschikbaar. “Als we die hebben, gaan we zeker een fte besparen”, zegt Van der Wal, die het werken met Profit verder typeert met de woorden ‘gemak en werkplezier’. “En duidelijkheid en structuur’, vult Franken aan.

Wat Franken een groot voordeel vindt van het werken met de software van AFAS is de mogelijkheid om vrije velden te gebruiken.

Franken: “Met vrije velden kan ik heel veel van mijn creativiteit kwijt in het systeem. Bovendien vinden wij het leuk om met elkaar te sparren over workflows”.

Van der Wal denkt er precies zo over. “Van procesoptimalisatie word ik echt blij.” Daarbij laat hij zich overigens graag inspireren door webinars en filmpjes op YouTube. “Maar ik kijk wel kritisch hoor. Ik zag laatst een filmpje waarin enthousiast werd gemeld dat een bepaalde dashboardfunctionaliteit voor klanten beschikbaar was gekomen. Wat er niet bij werd gezegd dat je zo’n dashboard wel zelf moet inrichten.” Op haar beurt houdt Franken steeds nauwlettend in de gaten welke innovaties er tijdens de AFAS Open  worden gepresenteerd. Zodat Specialbeds geen kans op verbeteringen laat liggen.