PSJ Contract Support staat aan de vooravond van groei. De nieuwe eigenaar Nicolay Vronik bouwt voort op de dertigjarige historie van het bedrijf en voert waar nodig vernieuwingen door. Zo zet hij meer dan ooit in op verdere automatisering van processen, met efficiency en inzicht als beoogde resultaten. Dat AFAS het softwarepakket is dat dit mogelijk maakt, was voor hem na eerdere positieve ervaringen duidelijk. Sterker nog: Nicolay pakt door en stapte recent over van AFAS SB naar de alles-in-één-oplossing AFAS Direct.
Adviesbureau
9 medewerkers
Berkel en Rodenrijs
Oktober 2021
AFAS Direct
Interview met:
Nicolay Vronik (Eigenaar)
Toen Nicolay in juli 2024 aantrad als eigenaar van PSJ Contract Support, trof hij een bedrijf aan met ‘een hart en een ziel’. De credits daarvoor gaan naar zijn voorganger die 29 jaar lang aan het roer stond. Dankzij hem is PSJ Contract Support een gewaardeerde partner voor aannemers die in binnen- en buitenland grootschalige bouwprojecten uitvoeren en ondersteuning nodig hebben bij contract-, claim- en projectmanagement.
Tegelijkertijd is er ook nog genoeg te winnen, constateerde Nicolay. Zeker op het gebied van automatisering zag hij kansen. Voor de verwerking van uren maakte het bedrijf bijvoorbeeld nog gebruik van Excel-lijstjes. Het toenmalige softwarepakket van PSJ Contract Support functioneerde in zijn ogen niet optimaal en de ondersteuning van de helpdesk was onvoldoende.
Nicolay wist wat hem te doen stond: overstappen naar AFAS. ‘Op dag één was dat voor mij al een zekerheid. Want met AFAS had ik al een paar jaar goede ervaringen opgedaan in mijn vorige bedrijf. Destijds kozen we daarvoor op aanraden van mijn vrouw. Zij was directiesecretaresse bij een grote vakbond en werkte daar met AFAS. Ik weet nog dat ze op een dag enthousiast thuiskwam van een bedrijfsbezoek aan AFAS. Ze zei: dit is een bedrijf waar iedereen wil werken, dit is hoe het zou moeten zijn. Oh ja, nog één ding: daar ga je je boekhouding regelen!’
Dat advies nam hij ter harte. ‘Al ben ik eigenwijs en heb ik wel eerst op drie pakketten een proefabonnement genomen’, zegt Nicolay. ‘AFAS SB bleek het beste voor ons te werken. En de ondersteuning was super. Die miste ik bij de andere softwareleveranciers. Als ik bij AFAS hulp nodig had klonk het: we kijken even met je mee en lossen het voor je op. Om een week later na te bellen om te checken of alles goed was gegaan. Kijk, dát is ontzorgen. Dat is hoe je het als ondernemer wil. Vanaf dat moment was de keuze voor mij simpel.’
Werken met AFAS SB is hem destijds als ondernemer zonder personeel goed bevallen. ‘De software is duidelijk, overzichtelijk en biedt gemak. Factureren ging nog nooit zo eenvoudig. Als ik het systeem opende kreeg ik een mooi dashboard op mijn beeldscherm en had ik één overzicht van verschillende lopende processen. Ik kon bijvoorbeeld zien hoeveel belasting ik moest betalen en welke facturen nog openstonden. Voor diepgang kon ik doorklikken. Dat werkte heel prettig.’
Bij zijn aantreden bij PSJ Contract Support pakte Nicolay door en koos hij voor de alles-in-één oplossing AFAS Direct. ‘We zijn groter dan mijn vorige bedrijf en werken met personeel. Voor onze loonadministratie en urenregistratie wilde ik één pakket hebben. Overstappen naar AFAS Direct, dat een stuk uitgebreider is, voelde dan ook heel logisch. Ik wil zoveel mogelijk administratieve processen in één systeem onderbrengen. Overal losse pakketten en koppelingen levert altijd ellende op. Wij kiezen voor het gemak van een alles-in-één-oplossing, wetend dat ook de ondersteuning super is.’
Het is ook een keuze voor de toekomst. PSJ Contract Support heeft groeiambities en is daarom gebaat bij een softwarepakket dat kan meegroeien. Nicolay: ‘We hopen binnen vijf jaar verdubbeld te zijn qua medewerkers. De toekomst gaat uitwijzen of dat lukt, maar we willen er wel klaar voor zijn. AFAS Direct helpt ons daarbij. Loonstroken, uren, verlof, doktersafspraken, noem het maar en medewerkers kunnen het zelf regelen en vinden in de AFAS Pocket app. Dat biedt gemak en het staat professioneel naar onze mensen.’
Nicolay: 'Ik identificeer me graag met hoe AFAS in de wereld staat. Dat is voor mij de maatstaf.'
Op dat gebied laat Nicolay zich sowieso al graag inspireren door AFAS. ‘We willen een bedrijf zijn waar mensen graag werken en zich prettig en veilig voelen. Wat dat betreft identificeer ik me graag met hoe AFAS in de wereld staat. Dat is voor mij de maatstaf. Als je daar op kantoor komt, heeft iedereen een glimlach op zijn gezicht. Het betekent dat mensen zich verbonden voelen met het bedrijf. Dat streven wij ook na.’
Een voordeel van AFAS Direct dat Nicolay meteen aansprak is de mogelijkheid om projectmatig te werken. ‘Van de contracten tot de communicatie rond een project met onze opdrachtgevers: we kunnen het op één plek in het systeem onderbrengen. Dat we alle gegevens bij elkaar hebben is heel waardevol. In de toekomst kunnen we dat nog breder trekken.’
Of de prijs van de software ook nog meespeelde in zijn keuze? Nicolay is duidelijk: ‘Prijs is niet bepalend. Ik kijk naar wat iets opbrengt, kosten zijn maar relatief.’ En de service? ‘Die staat voor mij als een paal boven water. Het lukt mij op één of andere manier altijd om iets dat softwarematig is om zeep te helpen, haha. Dus heb ik iemand nodig die mij kan helpen. AFAS biedt daarin precies wat ik zoek.’
De keuze maken voor een softwarepakket is één, dat vervolgens implementeren is twee. Hoe heeft het team van PSJ Contract Support dat traject doorlopen? Nicolay: ‘Wij zijn vanaf de start van de implementatie in oktober meegenomen in het proces aan de hand van een reeks instructievideo’s en beschrijvingen. Die maakten het mogelijk om de implementatie deels zelf te doen. Daarnaast zijn we goed begeleid door een consultant van AFAS om het maximale uit de software te halen. Wekelijks hadden we een contactmoment van twee uur waarin we doornamen hoe het ging en wat er nog moest gebeuren. Lukte iets niet om zelf te doen? Dan werden we direct geholpen, precies zoals ik van AFAS gewend ben.’
Nicolay: 'We zijn goed begeleid door de consultant van AFAS om het maximale uit de software te halen.'
En zo verliep het implementatietraject boven verwachting soepel. ‘In december waren we helemaal gereed om over te gaan, op het HRM-gedeelte na. Dat is vanaf januari gaan lopen. De eerste lonen hebben we al via het systeem verwerkt. Facturatie, urenregistratie, verlof: het gaat allemaal via AFAS. Ik ben dik tevreden. Alle tekortkomingen die er zijn liggen bij mezelf. Je hebt een periode nodig om het systeem helemaal eigen te maken. Daar heb ik niet altijd de aandacht voor gehad die nodig is, dus daar ben ik nog wel even mee bezig.’
De overstap naar nieuwe software kan ingrijpend zijn, maar Nicolay heeft er geen seconde tegenop gezien. ‘Als je een pakket aanschaft moet je het volledig gaan gebruiken. Hoe meer je erin stopt, hoe meer je eruit krijgt. Ik vergelijk het met een Formule 1-auto. Je kunt een heel mooie bouwen, maar met de verkeerde brandstof of chauffeur erin gaat het niet goed. Daarom zijn we momenteel volop bezig om optimaal gebruik te maken van de basis van AFAS. Dat heeft onze prioriteit; daarna kijken we wat er nog meer mogelijk is.’
Hij hoefde geen moeite te doen om zijn medewerkers mee te krijgen. Die waren volgens Nicolay meteen enthousiast toen hij de overstap naar AFAS Direct bekendmaakte. ‘Ze waren blij dat ze niet meer omslachtig in Excel-lijstjes uren en verlof hoeven te boeken. En dat ze zelf alles in één app kunnen invoeren en inzien. Dat was een verademing voor iedereen. Natuurlijk is het soms nog even zoeken en moeten we bijvoorbeeld declaraties nog in de app onderbrengen. Maar tot nu toe zijn het grote sprongen vooruit. Dat draagt ook bij aan werkplezier. Toen we gezamenlijk de app gingen installeren, zag ik bij iedereen een glimlach verschijnen. Alles op één scherm! Mooi toch? Het zijn de kleine dingen die het doen.’
Wat AFAS Direct de organisatie van PSJ Contract Support op de langere termijn gaat brengen moet nog blijken, maar de eerste resultaten stemmen optimistisch. ‘We kunnen op een efficiëntere manier onze klanten bedienen, waardoor onze dienstverlening uiteindelijk goedkoper wordt.’
De functionaliteit die op dit moment het grootste verschil maakt voor PSJ Contract Support is de urenregistratie. Nicolay: ‘Onze mensen werken aan verschillende projecten tegelijk. In AFAS kunnen ze makkelijker en sneller al die uren registeren. Daarnaast willen sommige opdrachtgevers zien waar de uren aan besteed zijn. Ook dat is eenvoudig te registeren. Met één druk op de knop heb ik aan het einde van de maand het overzicht van wat er die maand gebeurd is, met daarbij de onderbouwing. Dat is voor mijn klanten, mijn medewerkers én mijzelf fijn. Op dit moment is dit de allergrootste winst.’
Of AFAS Direct hem verrast? ‘Nee, maar dat komt omdat ik al bekend was met AFAS en daardoor wist wat het kan brengen. Ik ben nu eenmaal enthousiast. Ik was eens op een open dag van AFAS en er werd me daar door andere bezoekers gevraagd of ik aandelen had in AFAS, omdat ik zo positief was. Daar kon ik wel om lachen natuurlijk. Ik vind het gewoon heel leuk als iets, in dit geval software, voor je werkt. Daar kan ik als ondernemer echt gelukkig van worden.’
PSJ Contract Support BV is een professionele organisatie voor contract-, claim-, en projectmanagement. Sinds 1995 begeleidt het bedrijf grote en minder grote bouw- en infrastructurele werken in binnen- en buitenland. Zowel publieke als private klanten maken gebruik van diensten als wijzigingenbeheer, contractanalyse en -beheer, bemiddeling bij een dispuut of claim, vaststellen van haalbaarheid, onderhandeling en projectbeheersing.
Projecten in een technische omgeving zijn vaak complex en dynamisch. De belangen zijn groot en verhoudingen komen soms snel onder druk te staan. De professionele contractmanagers van PSJ Contract Support organiseren, coördineren en begeleiden alle activiteiten die nodig zijn voor een soepel project en een geslaagd eindresultaat. De belangen van de opdrachtgever staan hierbij voorop.
Het team van PSJ Contract Support werkt vanuit de thuisbasis in Berkel en Rodenrijs of vanaf de (bouw)locatie van de klant. Deze tien specialisten onderscheiden zich naast juridische expertise door een ruime mate van ervaring in en kennis van de bouw. Dat maakt PSJ Contract Support een waardevolle sparringpartner voor de opdrachtgever.
Automatiseer net als PSJ Contract Support en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |