Van een doorstart in 2010 naar een positie als marktleider in gepersonaliseerde fotogeschenken in minder dan tien jaar tijd. “Daar zijn wij best trots op”, zegt directeur-eigenaar Bonne Klein Woolthuis van Technotape. “De afgelopen jaren is ons bedrijf explosief gegroeid in activiteiten en omzet. Daarbij vergeleken is het personeelsbestand eigenlijk nauwelijks toegenomen. We maken er hier een sport van om werkzaamheden weg te automatiseren. Daardoor wordt het werk voor onze mensen trouwens ook interessanter.”
Toeval of niet, maar de jaren van forse groei vallen precies samen met de periode waarin Technotape met de ERP-software van AFAS werkt. Dat besluit werd tegelijk met de doorstart in 2010 genomen en daar heeft het bedrijf nog geen dag spijt van gehad. “Marck heeft de basisprocessen vanaf dag één heel goed ingericht”, blikt Klein Woolthuis terug. Met ‘Marck’ bedoelt hij Marck van Cuylenburg, die bij Technotape werkzaam is als applicatiebeheerder. De software-implementatie staat hem nog helder voor de geest. “De basisinrichting hebben we in 2010 bewust gedaan zoals AFAS het bedoeld heeft. Als andere succesvolle bedrijven met standaardsoftware kunnen werken, waarom zouden wij dat dan niet kunnen?”
Technotape heeft de software stapsgewijs in gebruik genomen. “Sommige delen van het pakket hebben we aanvankelijk niet gebruikt” zegt Van Cuylenburg. “Abonnementen en Projecten zijn daar voorbeelden van. Eerder had het geen prioriteit. Op dit moment is het hele logistieke proces van inkoop, orderverwerking en voorraadbeheer tot verkoop en verzending is ingericht met workflows." Daarover gesproken: vorig jaar heeft Technotape een speciaal ontwikkelde en volgens de mannen van Technotape ‘vette’ workflow in gebruik genomen.
Technotape liet een workflow bouwen die alle onderdelen van het complete inkoopproces bewaakt. Daarbij is een onderverdeling gemaakt naar transporttype en regio. De workflow stuurt op kritieke momenten in het proces signalen uit om de voortgang te bewaken. Als een order wordt goedgekeurd, wordt die verstrek aan de leverancier. Als er niet binnen drie werkdagen een orderbevestiging is ontvangen, wordt dat gesignaleerd en krijgt een medewerker een taak toegewezen om actie te ondernemen. Zo zijn er gedurende de periode dat de levering onderweg is meerdere checks ingebouwd. “Voor kortdurende leveringen is het allemaal niet zo spannend”, zegt Klein Woolthuis. “Maar als je zeecontainers vol producten geleverd moet krijgen wel. Niet alleen zijn die bestellingen maanden onderweg, het gaat ook om grote aantallen. Vroeger bestelden we in een jaar misschien twintig containers, dat was nog wel bij te houden. Nu gaat het om honderden containers.”
Een andere noviteit waar Technotape grote verwachtingen van heeft is de ingebruikname van een nieuwe webshop, die uiteraard aan de software van AFAS wordt gekoppeld. “Hoewel onze huidige webshop op zich nog goed functioneert, zijn we blij dat we met het Duitse Shopware een vervangend product hebben gevonden”, zegt Van Cuylenburg. “Niet alleen ziet het er onder de motorkap indrukwekkend uit; de hele uitstraling van deze webshop draait om beleving. En dat past bij uitstek bij ons productassortiment. Met de nieuwe webshop zijn we in staat om bijvoorbeeld rond feestdagen onze producten thematisch op een heel aantrekkelijke manier onder de aandacht te brengen.”
Benieuwd hoe het Baarnse Technotape de ERP-software van AFAS verder inzet om de bedrijfsvoering te automatiseren?