Perfecte logistiek maakt van Technotape marktleider in minder dan 10 jaar tijd


Voor een handelsonderneming die wereldwijd in- en verkoopt is een excellent logistiek proces geen overbodige luxe. Met een nieuwe webshop en de komst van een ‘vette’ workflow is het Baarnse Technotape klaar om de explosieve groei van de afgelopen jaren voort te zetten. “Als wij hier mensen over de vloer hebben gehad voor een referentiebezoek, dan lopen ze na afloop likkebaardend de deur uit.”




Technotape in het kort

Branche:

Groothandel

Aantal medewerkers:

25 medewerkers

Gevestigd in:

Baarn

Klant van AFAS sinds:

1 april 2010

Softwaregebruik:

ERP

Interview met:

Bonne Klein Woolthuis (Directeur-eigenaar)
Marck van Cuylenburg (Applicatiebeheerder)


De uitdagingen

Van een doorstart in 2010 naar een positie als marktleider in gepersonaliseerde fotogeschenken in minder dan tien jaar tijd. “Daar zijn wij best trots op”, zegt directeur-eigenaar Bonne Klein Woolthuis van Technotape. “De afgelopen jaren is ons bedrijf explosief gegroeid in activiteiten en omzet. Daarbij vergeleken is het personeelsbestand eigenlijk nauwelijks toegenomen. We maken er hier een sport van om werkzaamheden weg te automatiseren. Daardoor wordt het werk voor onze mensen trouwens ook interessanter.”

Toeval of niet, maar de jaren van forse groei vallen precies samen met de periode waarin Technotape met de ERP-software van AFAS werkt. Dat besluit werd tegelijk met de doorstart in 2010 genomen en daar heeft het bedrijf nog geen dag spijt van gehad. “Marck heeft de basisprocessen vanaf dag één heel goed ingericht”, blikt Klein Woolthuis terug. Met ‘Marck’ bedoelt hij Marck van Cuylenburg, die bij Technotape werkzaam is als applicatiebeheerder. De software-implementatie staat hem nog helder voor de geest. “De basisinrichting hebben we in 2010 bewust gedaan zoals AFAS het bedoeld heeft. Als andere succesvolle bedrijven met standaardsoftware kunnen werken, waarom zouden wij dat dan niet kunnen?”



Het juiste gereedschap 

Technotape heeft de software stapsgewijs in gebruik genomen. “Sommige delen van het pakket hebben we aanvankelijk niet gebruikt” zegt Van Cuylenburg. “Abonnementen en Projecten zijn daar voorbeelden van. Maar dat geldt ook voor HRM, dat we pas na vier jaar in gebruik hebben genomen. Eerder had het geen prioriteit. Zelfs na de ingebruikname van HRM hebben we nog een jaar of twee de administratie van de verlofregelingen in Excel gedaan.” Inmiddels doet Technotape dat natuurlijk wel in Profit. Zoals het hele logistieke proces van inkoop, orderverwerking en voorraadbeheer tot verkoop en verzending is ingericht met workflows. 

Daarover gesproken: vorig jaar heeft Technotape een speciaal ontwikkelde en volgens de mannen van Technotape ‘vette’ workflow in gebruik genomen. Dat was trouwens uit nood geboren, nadat het bedrijf in de woorden van Klein Woolthuis ‘op zijn bek was gegaan’. Wat was er aan de hand? 



Een megaprobleem

De productsoort die Technotape het meest verwerkt is keramiek. Daarvan zijn bijvoorbeeld te bedrukken koffiemokken gemaakt, waarvan het bedrijf er wereldwijd miljoenen verkoopt. Veel van de materialen die Technotape inkoopt, komen uit Azië. Zo ook keramiek, dat het bedrijf uit China haalt. Chinese bedrijven hebben te maken met een overheid die in het recente verleden de regels op het gebied van milieubelasting heeft aangescherpt. De naleving van die regels wordt op een bijzondere manier gecontroleerd. Het bevoegde overheidsorgaan kondigt een inspectie aan en legt op dat moment het bedrijf stil tot de inspectie daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Daar kan zomaar een periode van enkele weken tussen zitten. In die periode ligt het bedrijf dan volledig stil.

Klein Woolthuis: “Dat overkwam een van onze keramiekleveranciers, waardoor de levering van keramiek drie weken vertraging opliep. Volgens Slimstock, de aan Profit gekoppelde software waarmee wij onze voorraadpositie bewaken, was dat geen probleem want er was voldoende buffer. Waar we geen rekening mee hadden gehouden, was dat dezelfde situatie zich nog drie keer zou voordoen. Eigenlijk hadden ergens alarmbellen moeten afgaan. Want op een gegeven moment hadden we echt een megaprobleem te pakken. Het laatste kwartaal en met name kerstmis is een periode van topdrukte voor ons. Als je dan niet kunt leveren is dat natuurlijk een ramp.”

In die periode hing klein Woolthuis nachtenlang aan de telefoon met Chinese leveranciers, op zoek naar 400.000 koffiemokken. Uiteindelijk is dat op wonderbaarlijke wijze ook nog gelukt. “Maar toen de stress eenmaal achter de rug was zeiden we tegen elkaar: dit nooit weer”, aldus Klein Woolthuis.



Bewaking inkoopproces via workflow

Vervolgens liet Technotape een workflow laten bouwen die alle onderdelen van het complete inkoopproces bewaakt. Daarbij is een onderverdeling gemaakt naar transporttype en regio. Populair gezegd stuurt de workflow op kritieke momenten in het proces signalen uit om de voortgang te bewaken. Als een order wordt goedgekeurd, wordt die verstrek aan de leverancier. Als er niet binnen drie werkdagen een orderbevestiging is ontvangen, wordt dat gesignaleerd en krijgt een medewerker een taak toegewezen om actie te ondernemen. Zo zijn er gedurende de periode dat de levering onderweg is meerdere checks ingebouwd.

“Voor kortdurende leveringen is het allemaal niet zo spannend”, zegt Klein Woolthuis. “Maar als je zeecontainers vol producten geleverd moet krijgen wel. Niet alleen zijn die bestellingen maanden onderweg, het gaat ook om grote aantallen. Vroeger bestelden we in een jaar misschien twintig containers, dat was nog wel bij te houden. Nu gaat het om honderden containers.”



Nieuwe webshop 

Een andere noviteit waar Technotape grote verwachtingen van heeft is de ingebruikname van een nieuwe webshop, die uiteraard aan de software van AFAS wordt gekoppeld. De nieuwe webshop is nodig omdat de leverancier van de huidige webshop de ontwikkeling ervan staakt. 

“Hoewel onze huidige webshop op zich nog goed functioneert, zijn we blij dat we met het Duitse Shopware een vervangend product hebben gevonden”, zegt Van Cuylenburg. “Niet alleen ziet het er onder de motorkap indrukwekkend uit; de hele uitstraling van deze webshop draait om beleving. En dat past bij uitstek bij ons productassortiment. Met de nieuwe webshop zijn we in staat om bijvoorbeeld rond feestdagen onze producten thematisch op een heel aantrekkelijke manier onder de aandacht te brengen.” 



Perfect logistiek proces

Voor de koppeling met AFAS Software is trouwens wel een speciale tussenschil ontwikkeld. Dat was nodig om actueel weer te kunnen geven welke prijzen per individuele debiteur van toepassing zijn. De koppeling is geslaagd, al moest Technotape daarvoor wel de duurste licentie van Shopware afnemen. Van Cuylenburg: “Veel mensen die hier op bezoek komen, zijn echt onder de indruk van het feit dat wij ons als relatief klein bedrijf zulke dure software kunnen veroorloven. Voor dat ze hier komen denken ze nog dat Slimstock duur of zelfs onbetaalbaar is, maar als ze zien wat wij er in combinatie met AFAS Software mee doen, dan willen ze het zelf ook.”

“Eigenlijk konden we Slimstock helemaal niet betalen”, blikt Klein Woolthuis terug. “Maar als je constateert dat de levenscyclus van producten steeds korter wordt, dan moet je voorraadbeheer van excellente kwaliteit zijn.” Dat geldt ook voor de andere onderdelen van het logistieke proces, vult Van Cuylenburg aan. “Wij hebben echt gepionierd met het aan elkaar knopen van functionaliteit. Wij waren echt de eerste organisatie die Boxwise en Slimstock succesvol aan AFAS Software hebben gekoppeld. En met Transsmart behoorden we tot de voorhoede.”

Logisch dat dit de interesse van andere bedrijven trekt die afhankelijk zijn van een perfect logistiek proces. Klein Woolthuis: “Als wij hier mensen over de vloer hebben gehad voor een referentiebezoek, dan lopen ze likkebaardend de deur uit.” 



Over Technotape 


Technotape werd in 1983 opgericht als handelsonderneming in technische tapes voor het ontwikkelen en afdrukken van fotofilm. Toen die markt gaandeweg volledig instortte door de opkomst van digitale fotografie raakte het bedrijf in een faillissement, waarna in 2010 een doorstart volgde. Een kleine tien jaar later is Technotape als handelsonderneming in Nederland marktleider in gepersonaliseerde fotogeschenken. Ook ontwikkelt en produceert het bedrijf machines om dergelijke producten te maken. Het in Baarn gevestigde Technotape biedt werk aan ongeveer 25 mensen.

 Technotape bedient uitsluitende de zakelijke markt en levert haar producten (van schoenendoos tot vrachtwagentrailers vol) wereldwijd, van België tot Nieuw-Zeeland. Overigens is Duitsland de belangrijkste afzetmarkt. In november 2017 opende het bedrijf een vestiging in de Verenigde Staten waar twee medewerkers gestationeerd zijn. 


Over AFAS Software


AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor zowel de zakelijke als de consumentenmarkt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 10.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.

Maak een afspraak

Maak een afspraak

Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!


Download de brochure

Download de brochure

Wil je meer weten over de software van AFAS?
Download dan de brochure.