Boekhoudkantoor Luca Book heeft sinds de oprichting in 2020 de wind in de zeilen. Sterker nog: de groei ging zo snel, dat eigenaar Hans Bracke en zijn team even geen nieuwe klanten meer aannamen. Totdat ze met AFAS SB zijn gaan sturen op efficiëntere administratieverwerking. Dankzij het alles-in-één-platform voor accountants, administratiekantoren én ondernemers kan Luca Book meer klanten dan ooit bedienen, terwijl haar medewerkers meer lucht hebben in tijden van piekdrukte.”
Boekhoudkantoren
5
Den Haag
September 2023
SB
Interview met:
Hans Bracke
Hans Bracke durft als ondernemer van koers te veranderen. Na vijftien jaar succesvol te zijn geweest in de culturele sector, noopt het begin van de coronaperiode hem tot het maken van een ommezwaai. En aangezien hij in de jaren ervoor ook ervaring heeft opgedaan in het opzetten van administraties voor grote bedrijven, besluit hij verder te gaan als financieel expert.
In 2020 richt Hans boekhoudkantoor Luca Book op. De start van zijn bedrijf verloopt zo voorspoedig, dat hij in 2022 een klantenstop inlast. ‘We konden het niet aan’, zegt Hans terugblikkend. ‘En daarbij was het moeilijk om goed personeel te vinden. Het was tijd om processen anders in te richten en meer te automatiseren.’
Tot dat moment werkt Hans weliswaar met een uitgebreid boekhoudpakket, maar moeten hij en zijn collega’s toch nog gegevens handmatig invoeren. ‘Automatisch inlezen van facturen bijvoorbeeld gebeurde niet. Dat moesten we handmatig doen en vervolgens weer koppelen aan een ander systeem. Niet ideaal natuurlijk.’
‘Veel IT-onderdelen hebben we in die periode zelf opgetuigd’, vervolgt Hans. ‘Zo hadden we een eigen app waarmee onze klanten bonnen konden inscannen. Maar het kostte geld om dat te onderhouden. Ik dacht: ik kan meer gaan investeren in het bedrijf om dat allemaal zelf te kunnen blijven doen, óf ik ga het uitbesteden. Ik maakte de rekensom en kwam er al snel achter dat het voordeliger is om met een goed softwarepakket te gaan werken.’
Na een selectietraject vindt hij dat in AFAS SB. Wat voor Hans de doorslag gaf? ‘Meerdere punten’, zegt hij. ‘Om te beginnen is AFAS een familiebedrijf, dat spreekt me aan. Onze bedrijfsculturen komen overeen. De manier van omgang met mensen en het openstaan voor moderne ontwikkelingen in de samenleving vind ik belangrijk. Neem de vierdaagse werkweek die AFAS invoert voor haar medewerkers. Ook ik geloof er als ondernemer in dat vrijheid geven aan je mensen ten goede komt aan je bedrijf.’
Uiteindelijk is de software die AFAS levert het belangrijkst voor zijn werk als boekhouder. ‘Naast dat het pakket er heel modern uitziet, stond ik echt te kijken van de voordelen. Wat ik meteen heel tof vond, is dat het systeem van AFAS je niet toestaat om boekhouding te doen zoals je het niet zou moeten doen. Waar je dat bij andere pakketten wel zou kunnen doen, is dat bij AFAS dichtgetimmerd. Een bon toevoegen zonder een adres gaat niet, want dan kan het systeem niet controleren of het klopt. En dat is fijn. Je wil niet kunnen sjoemelen. Het systeem moet juist waarschuwen dat je iets doet wat niet kan. AFAS doet dat. De software herkent fouten en maakt daar melding van. Dat scheelt een hoop tijd, want je hoeft ze niet achteraf te herstellen.’
Efficiëntere administratieverwerking en tijdwinst: dat is wat AFAS SB het boekhoudkantoor van Hans moest brengen. En zo pakt het ook uit, is zijn ervaring nu hij ruim een jaar met de software werkt en het gros van zijn klanten is overgestapt naar het nieuwe systeem. ‘Het gaat allemaal veel sneller’, zegt hij. ‘Dat is de kracht van automatisering. Ik geloof daar sterk in. In onze organisatie is het zelfs een regel: als er processen zijn die we door software kunnen laten doen, dan gaan we ervoor. Want dat is pure kostenbesparing.’
Piekdrukte? Het is voor de boekhouders van Luca Book iets uit het verleden. ‘Natuurlijk is het nog steeds druk in de maanden dat we btw-aangiftes moeten afronden’, vertelt Hans. ‘Maar de piek is redelijk afgetopt. We krijgen nu bijna dagelijks bonnen binnen en vaak nog automatisch ook. We zijn daardoor meer geleidelijk bezig; verspreid over het hele jaar in plaats van heel veel werk in vier maanden. Het geeft ons meer lucht in die periodes. Sterker nog: we hadden in onze personeelscontracten staan dat we geen vakantie konden opnemen in de btw-maanden. Maar sinds dit jaar is dat wel toegestaan. Dat is leuk voor onze medewerkers natuurlijk.’
Een belangrijke rol in de efficiëntere werkwijze is weggelegd voor AFAS Link, de scan & herken app. Hans: ‘Daarmee verwerken onze klanten facturen en bonnen snel en automatisch in hun administratie. Dat scheelt enorm veel werk. We hebben klanten die honderden bonnen per maand opstuurden. Als je het goed instelt gaat er tachtig procent vanaf. Dat levert een enorme tijdsbesparing op.’
Hij geeft nog een voorbeeld van de meerwaarde van de app. ‘Het komt weleens voor dat we geen bon kunnen vinden bij een openstaande transactie. Dan vragen we de klant: kun je dit verantwoorden? Dan zoeken ze de bon op en scannen ze die in. Dat soort communicatie verliep voorheen via e-mail. Nu gaat het vrijwel automatisch, met een paar klikken in de app zijn we er.’
Ook klanten zijn enthousiast over de app. Voor hen maakt die oplossing een groot verschil, weet Hans inmiddels uit ervaring. ‘De snellere verwerking levert niet alleen ons, maar ook onze klanten tijdsbesparing op. Wat ze vooral prettig vinden, is dat ze niet meer op één moment een lijst met missende bonnen van ons krijgen. Nu krijgen klanten af en toe een melding in het systeem en kunnen ze de bon opzoeken. Het komt niet meer in één keer, maar veel geleidelijker.
Hans: “Klanten zijn enthousiast over de scan & herken app van AFAS”.
Daarnaast hoeven klanten geen bankbestanden meer aan te leveren, want Luca Book kan de desbetreffende bank koppelen aan het systeem. Sommige klanten versturen ook al niet meer zelf hun facturen, omdat het factuurprogramma van AFAS dat voor ze doet.
De klanten van Luca Book ontvangen hun btw-aangifte sneller sinds het boekhoudkantoor met AFAS SB werkt. En straks, als alle klanten helemaal over zijn naar het nieuwe systeem, verwacht Hans dat zij hun jaarcijfers drie tot vier maanden eerder krijgen. Wat ook sneller gaat, is de communicatie met klanten. ‘Dat was altijd een van onze kritieke punten. Als druk boekhoudkantoor hadden we weinig tijd voor extra vragen en kon het even duren voordat klanten een reactie kregen. Nu we met AFAS werken hebben we daar meer tijd voor. Dat zorgt voor betere klantrelaties.’
Verandering stuit nog weleens op weerstand. Hoe heeft Luca Book haar klanten meegenomen in het nieuwe werken met AFAS SB? Hans: ‘We hebben er veel nieuwsbrieven over uitgestuurd. Daarin hebben we de veranderingen stap voor stap uitgelegd. Bij nieuwe klanten leggen we de manier van werken direct bij het intakegesprek uit: zo pak je het aan, zo scan je nieuwe bonnen in. Dat heeft gewerkt, want we krijgen alleen maar positieve feedback.’
Hans: “Nu we met AFAS werken hebben we meer tijd voor de klant, dat zorgt voor betere klantrelaties.”
Nu hij succesvol onderweg is met AFAS SB deelt Hans graag zijn tips met collega-boekhouders. ‘Een inkopper, maar het is essentieel dat je weet hoe de software werkt, zodat je zo goed mogelijk kunt gebruikmaken van de functionaliteiten die er zijn. Ook belangrijk: verplicht klanten om handelingen binnen het proces van je bedrijf uit te voeren. Wij hebben nog steeds weleens klanten die foto’s maken van bonnen, om ze vervolgens te versturen naar ons zakelijke Whatsapp-account. Dat laten we niet meer toe. Er is een AFAS-app, scan daarmee in. Daar moet je streng op zijn.’
Natuurlijk heeft hij de wijsheid niet in pacht. Hans wil zelf ook nog stappen zetten. ‘Ik wil graag meer met Profit voor accountancy gaan werken. Het lijkt veel, maar het is volgens mij goed te doen. Zeker met het AFAS Help Center en de onboardingvideo’s die AFAS biedt. Door workflows in te richten kunnen wij nog meer halen uit automatisering. Alles op zijn tijd; eerst had de implementatie van AFAS SB mijn aandacht nodig. Zodra de laatste klant is overgezet, ga ik er direct mee aan de slag. Van de wensenlijstjes van AFAS maak ik ook veel gebruik. Dat vind ik heel tof, dat AFAS klanten op die manier meeneemt in de ontwikkeling van software. Ik lees elke nieuwe lijst die voorbijkomt en ben altijd wel blij, want er zit altijd iets tussen dat ook ons verder helpt.’
Zelf heeft Hans ook zijn wensen voor verbetering van AFAS SB, zoals meer bankkoppelingen. ‘De vier grootse banken zitten nu in het systeem. Maar als klanten een andere bank hebben, moeten we vaak kwartaalherinneringen sturen omdat we de bankbestanden nodig hebben. Die moeten ze namelijk nog zelf downloaden. Met een bankkoppeling gaat dat direct.’
Het team van Luca Book kan zich geen administratieverwerking zonder AFAS SB meer indenken. ‘Sterker nog: met terugwerkende kracht hadden we vanaf dag één willen starten met deze software. We kunnen nu bijna twee keer zoveel klanten aannemen als toen we begonnen. Als we eerder hadden gewerkt met AFAS, dan hadden we nog sneller kunnen groeien.’
Luca Book is sinds 2020 een betrouwbare partner die financiële zorgen wegneemt. Financieel manager Hans Bracke en zijn medewerkers zorgen voor tijdige en nauwkeurige voorbereiding en indiening van alle benodigde belastingdocumenten, waaronder aangiften en jaarrekeningen, bij de belastingdiensten.
Ook kunnen klanten rekenen op jaarlijkse overlegmomenten om de financiële gezondheid van hun bedrijf te bespreken. Luca Book analyseert de cijfers en biedt financieel advies om de organisatie te optimaliseren. Met proactief advies over investeringen, kostenbeheersing en financiële strategieën staat het boekhoudkantoor klaar om bedrijven te helpen groeien.
Automatiseer net als Luca Book en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |