De implementatie van AFAS was voor Lagarde Groep een sprong in het diepe, maar inmiddels is het softwaresysteem de ruggengraat van haar organisatie. Het biedt de specialist in ICT, communicatie en beveiliging structuur in de werkprocessen, controle over de financiën én stuurinformatie voor toekomstige verbeteringen. Meer inzicht in specifieke klantgroepen en branches leidt bovendien tot kansen voor verdere groei. Sterker nog: mede dankzij AFAS vergroot Lagarde Groep haar orderportefeuille en kan het bedrijf een groeiend aantal klanten goed blijven bedienen. Een succesverhaal.
ICT
110 medewerkers
Barneveld
15 mei 2014
ERP
Interview met:
Dick Bloemert (commercieel directeur)
Rik van Reeuwijk (AFAS-beheerder)
Even voorstellen. Dick Bloemert is commercieel directeur bij Lagarde Groep en werkt twaalf jaar bij dat bedrijf. Hij was de projectleider van de implementatie van AFAS in 2014. Hoewel niet meer zo intensief als destijds, werkt hij nog dagelijks met het softwarepakket. Sales, marketing, HR en finance vallen onder zijn verantwoordelijkheid en het overgrote deel van de werkprocessen die daarbij horen vindt plaats binnen AFAS.
Rik van Reeuwijk is de AFAS-beheerder binnen Lagarde Groep, een rol die ontstond in aanloop naar de implementatie in 2014. ‘Dick riep me bij zich met de vraag of ik het technische beheer op me wilde nemen. Mijn eerste gedachte was: wat houdt dat allemaal in? Maar al snel dacht ik: ik geef het een kans. Vervolgens ben ik uitgegroeid tot AFAS-beheerder. Ik ben primair verantwoordelijk, al heb ik er een collega bijgekregen die ook veel doet en waarmee ik kan sparren. Inhoudelijk ken ik de software door en door. Ik ben inmiddels een echte AFAS-fan, dat staat zelfs op mijn LinkedIn-profiel.’
Terug naar 2013. Lagarde Groep beschikte in die tijd over een ‘zelfbouwpakket’, ontwikkeld door een partij uit het lokale netwerk. Bloemert: ‘Dat had als voordeel dat we konden bouwen wat we wilden, maar het was tegelijkertijd een nadeel omdat we maar bleven bouwen om nieuwe dingen te proberen. We ondervonden dat die manier van werken begon achter te lopen bij de ontwikkelingen in de markt.’
Het was tijd voor een nieuwe ERP-oplossing, ook om voor te sorteren op verdere groei. ‘Dan moet je een goed, stevig en stabiel systeem hebben, dat marktconform is en voldoet aan alle standaarden’, zegt Bloemert. Een selectieprocedure volgde, met bovengemiddelde aandacht voor de aangeboden functionaliteiten en de volledigheid van het pakket. ‘AFAS kwam toen als beste keuze naar voren om werkprocessen van sales, marketing, HR en finance in onder te brengen. We hebben tijdens hetzelfde selectietraject voor aanvullende pakketten gekozen. Dat vonden we destijds niet de ideale oplossing, maar het voordeel van AFAS is dat het goed samenwerkt met andere pakketten en plug-ins en goed koppelbaar is.’
De adoptie van het nieuwe systeem binnen de organisatie van Lagarde Groep verliep niet zonder slag of stoot. ‘Er waren medewerkers die op de vertrouwde manier wilden blijven werken’, vertelt Van Reeuwijk. ‘Zij hadden de houding: AFAS past zich maar aan. Pas na een aantal jaren zijn we gaan werken volgens de AFAS-standaarden. Sindsdien kijken we goed naar de werkwijze achter de functionaliteiten, en niet andersom. Daar hebben we een regel voor: AFAS richt tachtig procent van een werkproces in, wij de overige twintig procent. Dat werkt leuk samen en je kunt sneller nieuwe functionaliteiten implementeren. Normaal moesten we altijd zoeken en graven in onze eigen speeltuin, maar dat is niet efficiënt.’ We zijn nu met finetunen en optimalisatie bezig.’
Van Reeuwijk: ‘AFAS is een pakket waar je heel veel mee kunt doen en dat heel veel te bieden heeft.’
De omschrijving als ‘fundering’ zegt het al: AFAS is het centrale systeem binnen Lagarde Groep. Alle basisprocessen zijn daarop gebouwd, met daaromheen tools die specifiek zijn voor haar organisatie. Van Reeuwijk: ‘Op het moment dat wij een nieuwe ontwikkeling doorvoeren, kijken we meteen: welke AFAS-functionaliteit past daarbij? Meestal zit er wel iets tussen, maar zo niet? Dan zoeken we de juiste oplossing bij een van de AFAS-partners. Zij bieden specialistische bouwstenen die we toevoegen aan de AFAS-fundering. Dat werkt heel goed.’
Wat werken met AFAS de organisatie van Lagarde Groep brengt? Bloemert en Van Reeuwijk lopen de voordelen langs. Om te beginnen zorgt het voor structuur. ‘Het biedt ons houvast. Met de verschillende workflows in AFAS hebben we altijd controle over wat er gebeurt binnen de organisatie.’ Ze maken de vergelijking met Apple. ‘Het principe van dat bedrijf is dat iedereen automatisch snapt hoe iets werkt. Als iedereen in onze organisatie dat ook doet binnen AFAS, volgen alle medewerkers dezelfde werkprocessen. De nieuwe medewerkers die binnenkomen zijn een goed voorbeeld. Vroeger kregen zij een handleiding die bestond uit veertig PDF’jes. Nu volgen ze gewoon onze workflow binnen AFAS.’
Het systeem voedt daarnaast de autonomie van medewerkers. Lagarde Groep hecht daar veel waarde aan. ‘Onze organisatie staat erom bekend dat medewerkers kunnen ondernemen binnen hun functie’, zegt Bloemert. ‘Dan heb je wel bepaalde kaders nodig. Via het systeem van AFAS kunnen we die kaders inrichten. Basiszaken waaraan acties altijd moeten voldoen. Wijk je daarvan af? Dan kun je dat met de directie overleggen. Heel mooi dat het zo kan.’
Meer controle over de financiën is een andere belangrijke verbetering. Analyses uitvoeren, checks doen, vergelijkingen maken, rapportages opstellen: het kan allemaal in AFAS. ‘We halen veel stuurinformatie uit de koppeling met Power BI. We kunnen via dashboards snel terugkijken naar onze omzetcijfers, maar ook forecasten: welke orders staan op vallen, welke potentiële klanten behoeven aandacht? We hebben alle data van onze klanten en medewerkers waarover we beschikken we meteen voorhanden. Via workflows kunnen we daar onze dagelijkse processen op sturen.’
De software van AFAS vormt een basis voor de groei die Lagarde Groep doormaakt.
Bloemert: ‘Efficiency en overzicht in onze projecten maakt dat we onze klanten beter kunnen bedienen. Daarnaast biedt stuurinformatie inzicht in de groeikansen die er zijn.’
Op basis van variabelen kunnen we daar via de zoekfunctie in AFAS gericht naar zoeken. Onze salesmensen kunnen op basis daarvan specifieke klantgroepen bezoeken of we sturen een mailing naar een specifieke branche.’
Ook zet Lagarde Groep het systeem gericht in om haar orderportefeuille bij klanten te vergroten. Zo draagt het ook bij aan groei van de ‘share of wallet’. Bloemert: ‘Sinds we AFAS effectiever gebruiken zien we dat onze klanten van steeds meer diensten gebruikmaken. Voorheen was er een duidelijke scheiding: aan de ene helft van onze klanten boden we beveiliging, aan de andere helft ICT. Nu zien we dat naar elkaar toegroeien. Klanten hechten steeds meer waarde aan één partner op één vlak. Mede door ons systeem kunnen we dat faciliteren.’
De samenwerking tussen Lagarde Groep en AFAS is er een van wederzijds vertrouwen in elkaars kennis en kunde. De partijen trekken veelvuldig samen op. ‘We willen samen meer bereiken’, zegt Van Reeuwijk. ‘Op inspraaksessies van AFAS is er ruimte om aan te geven waar je als klant tegenaan loopt. Vervolgens bespreken we dat, waardoor AFAS verder kan met de ontwikkeling. Voor een techneut zoals ik zijn die sessies heel waardevol. Andersom halen wij veel kennis op bij AFAS. Ik bezoek altijd evenementen zoals AFAS Open en Succestival. Als ik bij AFAS kom is er altijd goed contact. We hebben een klik. Op die manier kun je meer bereiken dan dat je alleen maar gewoon klant bent.’
Een mooi voorbeeld deed zich voor midden in de coronapandemie. Medewerkers van Lagarde Groep hadden snel een digitale versie van een werkgeversverklaring nodig tijdens de avondklok. AFAS richtte dat razendsnel in.
Van Reeuwijk: ‘Dat is een kracht van AFAS. Als iets noodzaak heeft laten ze alles vallen en gaan ze er vol gas voor.’
Ook nieuwe ontwikkelingen in wetgeving of specifieke branches pakken ze snel op. Dat is echt een toegevoegde waarde. Wij ervaren het steeds weer: er ontstaan mooie dingen als je ze samen doet.’
In de nabije toekomst hoopt Lagarde Groep de voordelen van werken met AFAS ook voor haar klanten zichtbaarder te maken. Zo is er een klantportaal in ontwikkeling en is de optimalisatie van het offerteproces in volle gang. Straks kunnen klanten offertes digitaal ondertekenen. ‘Dat betekent dat onze salesmensen minder handmatige dingen hoeven te doen. Door slim automatiseringswerk van AFAS kunnen we veel processen voor zowel de klant als de medewerker fijner maken. We hebben er tijd voor vrijgemaakt om daar de komende periode een slag in te maken.’
ICT, communicatie en beveiliging zijn steeds meer met elkaar verbonden. Lagarde Groep, sinds 2023 gevestigd in Barneveld, vormt daarin één aanspreekpunt, met experts op elk terrein. Al sinds 1991 voelt het als onze verantwoordelijkheid om klanten efficiënter, effectiever en veiliger te laten werken. Ruim dertig jaar meegaan in technologische ontwikkelingen. Dat vraagt om betrokkenheid, deskundigheid en oog voor vernieuwing. Gewoon goed je werk doen. Meedenken en eerlijk adviseren. Altijd gericht op een optimale oplossing voor de klant. Dat maakt Lagarde Groep verrassend vertrouwd.
|
Automatiseer net als Lagarde Groep en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |