"Een schooldirecteur moet zo min    mogelijk met de administratieve    werkzaamheden bezig zijn" 


Stichting KPOA


De stichting voor Katholiek Primair Onderwijs Amersfoort (KPOA) was een van de eerste onderwijsinstellingen die met de ERP-software van AFAS ging werken. De black box van daarvoor maakte plaats voor actueel inzicht. 
Vijf jaar later ziet men nog steeds mogelijkheden om te verbeteren.

De stichting KPOA exploiteert zeventien basisscholen in Amersfoort en directe omgeving. Met elkaar verzorgen de scholen onderwijs voor ongeveer 5.800 leerlingen. Het aantal medewerkers bij KPOA wisselt met enige regelmaat en bevindt zich doorgaans tussen de vijf- en zeshonderd. In navolging van het voortgezet onderwijs kent ook het primair onderwijs tegenwoordig een in toenemende mate gedifferentieerd aanbod. Onder de instellingen van KPOA bevinden zich onder andere
een school met een hoogbegaafdheidsprofiel en een sportprofiel. Ook een school voor speciaal 
basisonderwijs maakt deel uit van de groep.

Uitdagingen


Na een snelle implementatie ging KPOA op 1 januari 2012 live met de ERP-software, zowel voor wat betreft de financiële als de personele administratie (HR en Payroll). In de situatie daarvoor had de onderwijsinstelling deze werkzaamheden ondergebracht bij een administratiekantoor. Dat ging lang goed, totdat de onderwijssector overging op een lumpsum 
bekostiging. “Daarmee nam het belang om een actueel beeld te hebben van de cijfers van de organisatie sterk toe”, zegt directeur Brigitte Visser van het bestuursbureau van KPOA. “Ons toenmalige administratiekantoor is eigenlijk 
een beetje vergeten mee te gaan in die ontwikkeling. Daar kwam nog bij dat de personele en financiële administratie gescheiden werelden waren. Je kunt het je nauwelijks voorstellen, maar ze waren zelfs op afzonderlijke 
locaties gehuisvest.” 

Na de zomer van 2010 besloot KPOA een punt te zetten achter de samenwerking met het administratiekantoor. Want hoewel er in onderwijsland gedurende de zomerperiode altijd veel personele mutaties zijn, kwam 
het door het administratiekantoor in de daaropvolgende periode gepresenteerde tekort van € 1,8 miljoen als een totaal onverwachte en onaangename verrassing. Want eerder dat jaar, in de maand mei, was er nog 
geen vuiltje aan de lucht. Tot overmaat van ramp kon het administratiekantoor ook geen verklaring geven voor het ontstane tekort. “Toen hebben we ons de vraag gesteld hoe het beter kon. Waarbij we ons tevens
hebben afgevraagd: zouden we het zelf in eigen huis kunnen doen?”, aldus Visser die in het jaar 2000
bij KPOA in dienst trad en sinds 2006 leiding geeft aan het bestuursbureau van de stichting.

Lees het hele artikel!

Download de PDF

Lees het hele artikel

Benieuwd naar het complete verhaal van KPOA?
Download dan het PDF-document.

Download de brochure

Download de brochure

KPOA werkt met de software van AFAS.
 Wil je hier meer over weten?


Advies op maat nodig? Bel: 033-4341800