Toen Debbie Visser begin 2020 in dienst trad op het secretariaat bij KOW viel ze naar eigen zeggen met haar neus in de boter, want het architectenbureau was net met de software van AFAS gaan werken. Algemeen directeur Pieter Sitsen en Jill Hofbauer, verantwoordelijk voor HR en Finance, waren al wat langer actief betrokken bij Profit. De keuze voor AFAS komt uit de koker van Pieter en Jill. Zij voelden zich genoodzaakt zich te oriënteren op nieuwe bedrijfssoftware toen hun toenmalige leverancier werd overgenomen. Pieter: “Dat was een goed moment om eens kijken wat er nog meer op de markt te koop is.” Jill was wel te porren voor vervanging van de bedrijfssoftware: “Ik werkte op dat moment met een apart salarisprogramma en drie andere pakketten. Ik moest allerlei ingewikkelde handelingen verrichten om alles in één overzicht te krijgen. Het kon allemaal een stuk efficiënter. En vooral ook met minder van die bewerkelijke Excel-lijstjes.”
Tijdens hun oriëntatieronde ontdekten Pieter en Jill dat de meeste leveranciers werken met softwarepakketten in combinatie met een abonnementsstructuur. “Voor extra functionaliteit en aanvullende autorisaties moet je extra betalen”, stelt Pieter. “Als ondernemer hou ik daar niet van."
Pieter: “Van AFAS krijg je een volledig gevulde schoenendoos. Wat wij nodig hebben halen we eruit en we weten precies wat de kosten zijn, zonder verrassingen. Dat sprak ons aan.”
Pieter heeft daarnaast nog een persoonlijk motief. “Ik hoef helemaal niets te hebben uit China of de Verenigde Staten. Het voelt goed dat KOW afneemt van een degelijk Nederlands familiebedrijf .”
Volgens Pieter komt het er vooral op aan om goed te snappen wat het programma kan, want dat is nogal wat. “Ik vergelijk Profit weleens met een kat in een kamer met twintig muizen op het vloerkleed. In het begin weet de kat gewoon niet op welke muis hij moet tikken, zoveel zijn het er. Wij gebruiken inmiddels de voor ons belangrijkste functionaliteiten van Profit, maar neem van mij aan dat er nog steeds een hoop muizen rondlopen hoor.” Debbie valt hem bij: “En dan is het ook nog eens zo dat je weet dat AFAS blijft ontwikkelen. Dus als wij op een gegeven moment al onze muizen een plekje hebben gegeven, dan komt AFAS weer met een boel nieuwe muizen aanzetten. Dat maakt het zo leuk.”
Ook voor Pieter is het zonneklaar dat KOW nog lang niet is uitontwikkeld. “Naarmate we verdere verbeteringen doorvoeren, gaat dat ons gewoon geld opleveren."
Wat levert het werken met de ERP-software in de praktijk nou eigenlijk op? Pieter: “We beschikken nu over een geautomatiseerd en integraal beeld van onze bedrijfsvoering. Dat scheelt ons sowieso accountancy."
Pieter: ”Voor het eerst hebben wij nu met één druk op de knop alle gegevens voor de jaarrekening naar onze accountant gestuurd.”
Jill ervaart dag in dag uit hoeveel tijd ze bespaart in vergelijking met de oude situatie. “Ik win duidelijk tijd met alle processen. Bovendien werk ik voor HR en Finance nu nog maar met een dun ordnertje. Zo goed als alle dossiers zitten nu digitaal in het systeem.”
Pieter: “Voor de projecten is de nacalculatie goed georganiseerd, net als het aanmaken van fases en projectprofielen. Het grote voordeel daarvan is dat je standaardrapportages op InSite kunt publiceren voor het management. Daarin kun je de stand van zaken van de projecten uitlezen en je krijgt een goed beeld van hoe je als bedrijf presteert. Je kunt dus heel goed de vinger aan de pols houden.” Pieter is blij is dat de tijd achter hem ligt dat hij druk was met het maken van rapporten in Excel. “We ontdekken trouwens ook steeds meer handige dashboards in het systeem”, merkt Debbie op.
KOW is een veelzijdig architectenbureau met veertig ervaren medewerkers. Met elkaar dagen zij gevestigde denkbeelden uit en moedigen ze nieuwe oplossingsvormen aan. Gedreven door de gebruiker, de functie en de omgeving maakt het architectenbureau ruimtes waar mensen graag verblijven en waar ze zich mee verbonden voelen.
Benieuwd naar het hele klantverhaal van KOW?