Na een snelle implementatie ging KPOA op 1 januari 2012 live met de ERP-software, zowel voor wat betreft de financiële als de personele administratie (HR en Payroll). In de situatie daarvoor had de onderwijsinstelling deze werkzaamheden ondergebracht bij een administratiekantoor. Dat ging lang goed, totdat de onderwijssector overging op een lumpsum bekostiging. “Daarmee nam het belang om een actueel beeld te hebben van de cijfers van de organisatie sterk toe”, zegt directeur Brigitte Visser van het bestuursbureau van KPOA. “Ons toenmalige administratiekantoor is eigenlijk een beetje vergeten mee te gaan in die ontwikkeling. Daar kwam nog bij dat de personele en financiële administratie gescheiden werelden waren. Je kunt het je nauwelijks voorstellen, maar ze waren zelfs op afzonderlijke locaties gehuisvest.”
Meer inzicht
“Onze doelstelling was om met de overgang van het administratiekantoor naar een eigen ERP-oplossing een kostenreductie van ongeveer een ton te realiseren. Na dat eerste jaar werken met de software hebben we berekend dat we € 75.000 bespaard hadden. Dat was dus weliswaar minder dan verwacht, maar daar stond nogal wat tegenover. Anders dan in het verleden hadden we nu namelijk een actueel inzicht in onze financiële situatie en de personele mutaties. In de oude situatie met het administratiekantoor was dat echt een black box. In onze filosofie van nu en toen opereren de aangesloten scholen namelijk autonoom, dus ook naar het administratiekantoor. Ze leverden zelfstandig hun mutaties aan bij het kantoor, waarna wij die achteraf in een kwartaaloverzicht gepresenteerd kregen. Er waren weliswaar aanvullende rapportages, maar eigenlijk vond je daarin nooit precies de informatie waar je behoefte aan had.”
Financiële huishouding
“Het gebruik van de ERP-software heeft ons inzicht in de loonkostenontwikkeling sterk vergroot. Belangrijk, want 85% van ons budget besteden we aan loonkosten. En anders dan in het verleden kunnen wij een onjuiste salarisbetaling direct de volgens dag herstellen. Dat hoeft geen maand te duren tot de volgende salarisronde. We hebben dus veel meer grip op onze financiële huishouding gekregen. Ook omdat er tegenwoordig al in de begrotingsperiode overleg is tussen de schooldirecteuren en de controller van onze stichting. Vervolgens hebben zij vier keer per jaar een voortgangsgesprek. Daarin gaat het trouwens niet uitsluitend over geld, maar ook over onderwijsinhoudelijke zaken. In onze filosofie moet een schooldirecteur eigenlijk zo min mogelijk met administratieve werkzaamheden bezig zijn.”