Eerst een kleine stap terug in de tijd. De keuze voor het ERP-pakket van AFAS maakt Team EIFFEL in 2022 op basis van eerdere positieve ervaringen. Detacheringsbedrijf DPA, een van de bedrijven die onderdeel werd van Team EIFFEL, werkte namelijk al sinds 2018 naar tevredenheid met de bedrijfssoftware. Daar werd een grote sprong voorwaarts in kwaliteitsverbetering gerealiseerd, met meer structuur in de backofficeprocessen en een sterkere focus op digitalisering en procesoptimalisatie. 

Overgang naar AFAS met het oog op standaardisatie

Niet verwonderlijk dus dat de procesinrichting van DPA destijds nu als basis dient voor de volledige Team EIFFEL-organisatie. ‘AFAS biedt ons daar een hele mooie standaard voor waardoor er nauwelijks maatwerk nodig is’, vertelt Marc Lukkien, Manager Business Applications bij Team EIFFEL. Ook Francien Berg, Head of HR Services, heeft meerdere goede ervaringen die bevestigen dat AFAS het ERP-pakket voor de toekomst van Team EIFFEL is. ‘Het systeem is goed geïntegreerd met payroll en ontzettend goed onderhouden als het gaat om de Nederlandse wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van ouderschapsverlof en rapportageverplichtingen. AFAS gaat snel mee met veranderingen door nieuwe functionaliteit te ontwikkelen. Omdat we standaardisatie nastreven in de volledige organisatie, was de overgang naar één platform voor al onze labels de meest logische keuze.’

Werken volgens een Manager & Employee Self Service-oplossing

Daarbij leeft de wens om voor de verschillende stafdiensten van Team EIFFEL meer volgens een Manager Self Service- en Employee Self Service-oplossing te gaan werken. AFAS brengt dat met zich mee. Zo ook voor HR, ervaart Francien. ‘Hiervoor werkten we met een apart personeelssysteem en een apart salarissysteem. Het was geen geïntegreerd totaalpakket en het had gebrekkige mogelijkheden tot self service en het maken van rapportages. Er was weinig eenheid en standaardisatie. Dat hebben we nu bereikt door AFAS te implementeren in de volledige organisatie. Bedrijven die we overnemen gaan uiteindelijk over op AFAS en sluiten daarmee aan bij dezelfde manier van werken en dezelfde standaarden. Ondertussen houden we, eigenwijs als we zijn, die manier van werken en standaarden continu kritisch tegen het licht en voeren we waar nodig verbeteringen door.’

Met een goede beheerorganisatie snel inspelen op verandering

Een goede interne beheerorganisatie is essentieel. Bij Team EIFFEL plukken ze daar de vruchten van; de organisatie speelt snel in op verandering en heeft daarbij het stuur stevig in handen, zonder te hoeven kiezen voor ingrijpende en dure implementatietrajecten. ‘Het Business Applications team bestaat uit 6 collega’s inclusief mezelf en houdt zich met name bezig met de inrichting en het beheer van AFAS en de (PowerAutomate) koppelingen met andere applicaties. Hiernaast hebben we een belangrijke rol in integraties van overnames en ook datamigratie. We hebben inmiddels allemaal AFAS kennis door te leren van elkaar en van AFAS. Zo heeft een van onze collega’s het traineeship succesvol afgerond’, licht Marc toe.

‘Vanaf het begin doen we veel zelf, ook de complexe onderdelen. Als we er niet uitkomen kunnen we altijd bij AFAS terecht voor ondersteuning. Daardoor hebben we veel kennis opgebouwd. Het is continu leren, maar omdat we met een kleine groep heel veel weten komen we een heel eind. Ondertussen is er veel AFAS kennis aanwezig in andere teams zoals bij HR en Finance. Dit maakt optimalisaties en integraties steeds eenvoudiger.

Processen professionaliseren en blijven leren

Uitdagend maar succesvol: de overgang van Team EIFFEL naar AFAS verliep zonder noemenswaardige tegenslagen. Dat gold ook voor het samenvoegen van de verschillende labels in de werkprocessen. Marc: ‘We hebben veel geleerd. Twee jaar geleden trokken we veel intensiever op met onze vaste projectleider van AFAS bij het doorvoeren van optimalisaties en integraties. Nu kunnen we steeds meer zelf. Dat is precies hoe AFAS het graag ziet, dat klanten veel zelf kunnen. Nu het systeem stevig staat en wij er steeds beter in worden gaat het steeds makkelijker.’

De implementatie van de standaardprocessen bij de labels is inmiddels zo goed als afgerond binnen Team EIFFEL. ‘Het is mooi hoe het gaat. We zijn zonder al te veel projectstructuren en gewoon met werkgroepen aan de slag gegaan. Inmiddels volgen we een duidelijke lijn en professionaliseren we het proces steeds verder. We leren nog steeds.’

Fundament voor verdere groei

De twee managers van Team EIFFEL zijn fan van AFAS. ‘Onverminderd fan’, zegt Marc lachend. ‘Ik vind het fijn dat ik workflows zelf kan inrichten. De software werkt heel intuïtief, het is eenvoudig om bedrijfsvraagstukken te vertalen naar de inrichting van processen.’ Francien sluit zich daarbij aan: ‘De standaard functionaliteit van AFAS is voor ons heel passend en wordt goed onderhouden. Daarnaast vind ik het prettig dat we worden meegenomen in nieuwe wet- en regelgeving en oplossingen die daarbij horen.’

Ambities en wensen zijn er zeker nog. ‘Centraal in de toekomstvisie van Team EIFFEL staat het verder harmoniseren van de labels naar één sterke organisatie, waarbij we bovendien onze backoffice-processen verregaand willen optimaliseren door AI toe te passen. Daarvoor is het belangrijk dat onze werkprocessen schaalbaar zijn en blijven. AFAS biedt ons een fundament voor verdere groei.’