Ga er maar aan staan: negen organisaties onder één vlag samenvoegen. Bij Team EIFFEL krijgen ze het met succes voor elkaar. Onder die naam bundelen sinds eind 2022 verschillende bedrijven de krachten als een collectief van specialisten in interim-capaciteit en consultancy. Een belangrijke ondersteunende rol daarbij is weggelegd voor AFAS als het bronsysteem voor alle administratieve bedrijfsprocessen. Vooral dankzij een goede interne beheerorganisatie werkt het overgrote deel van Team EIFFEL al succesvol met de software. Een tussenbalans.
Flexbranche
>4000
Hilversum
Augustus 2018
ERP
Interview met:
Marc Lukkien - Manager Business Processes & Systems
Francien Berg - Head of HR Operations
Eerst een kleine stap terug in de tijd. De keuze voor het ERP-pakket van AFAS maakt Team EIFFEL in 2022 op basis van eerdere positieve ervaringen. Detacheringsbedrijf DPA, één van de labels van de organisatie, werkt namelijk sinds 2019 al naar tevredenheid met de bedrijfssoftware. De wens daarbij was helder: meer structuur aanbrengen in de backofficeprocessen en een sterkere focus op procesoptimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen.
Die wens is uitgekomen. Het resultaat is een grote sprong voorwaarts. Sterker nog: door te werken met AFAS heeft DPA de gewenste kwaliteitsverbetering in de organisatie versneld gerealiseerd. In de jaren die volgen zet het bedrijf verdere stappen op het pad van professionalisering en optimalisatie van geautomatiseerde administratieve processen.
Niet verwonderlijk dus dat Team EIFFEL de inrichting van de processen van DPA als basis neemt voor de volledige organisatie. ‘AFAS biedt ons daar een heel mooie standaard voor waardoor er nauwelijks maatwerk nodig is’, vertelt Marc Lukkien, Manager Business Processes & Systems bij Team EIFFEL. ‘Om een voorbeeld te geven: de administratieve processen van finance liepen voor DPA goed in het systeem. De maandafsluiting was strak, de rapportages waren strak. En dat moest ook, want DPA was beursgenoteerd.’
Zo zijn er meer goede ervaringen die bevestigen dat AFAS het ERP-pakket voor de toekomst van Team EIFFEL is. ‘Het systeem is goed geïntegreerd met payroll en ontzettend goed onderhouden als het gaat om de Nederlandse wet- en regelgeving, bijvoorbeeld op het gebied van ouderschapsverlof en rapportageverplichtingen’, vertelt Francien Berg, Head of HR Operations bij Team EIFFEL. ‘AFAS gaat snel mee met veranderingen door nieuwe functionaliteit te ontwikkelen. Voor de processen van onze andere labels was de overgang naar hetzelfde platform met het oog op standaardisatie de meest logische keuze.’
Daarbij leeft de wens om voor de verschillende stafdiensten van Team EIFFEL meer volgens een Manager Self Service- en Employee Self Service-oplossing te gaan werken. AFAS brengt dat met zich mee. Zo ook voor HR, ervaart Francien. ‘Hiervoor werkten we met een apart personeelssysteem en een apart salarissysteem. Het was geen geïntegreerd totaalpakket en het had gebrekkige mogelijkheden tot self service en het maken van rapportages. Er was weinig eenheid en standaardisatie. Dat hebben we nu bereikt door AFAS te implementeren in de organisatie van Team EIFFEL. Nieuwe overgenomen organisaties gaan over op AFAS en sluiten daarmee aan bij dezelfde manier van werken en dezelfde standaarden. Al hebben we wel, eigenwijs als we zijn, de bestaande inrichting van AFAS bij DPA kritisch tegen het licht gehouden en waar nodig verbeteringen doorgevoerd.’
Anno 2025 bevindt Team EIFFEL zich nog volop in dat proces. Hoe krijgt de organisatie het voor elkaar om maar liefst 3500 mensen van negen verschillende labels volgens de standaard in AFAS te laten werken? ‘Dat is uitdagend en omvangrijk, maar de self service-oplossing die AFAS biedt verkoopt zichzelf’, zegt Marc. ‘Het systeem brengt ons inzicht, eigen regie en zorgt ervoor dat we administratieve werkzaamheden efficiënter doen en werkprocessen schaalbaarder worden. We hebben daarbij veel aandacht voor de culturele verandering die onze labels als organisatie doormaken. Medewerkers komen van een zelfstandige organisatie en worden nu aangesloten op de systemen van Team EIFFEL, met een bepaalde standaard en look en feel. Daar steken we veel energie in. Dan is het fijn dat mensen enthousiast zijn.’
Geduld is daarbij een sleutelwoord. Francien: ‘We besteden er veel tijd aan om iedereen continu mee te nemen in de veranderingen die we doormaken. Je kunt niet verlangen dat iedereen op de eerste de beste dag om is. We leggen uit wat en hoe we het gaan doen, wat de randvoorwaarden daarbij zijn en toetsen continu hoe dat in de praktijk uitpakt.’
Een goede interne beheerorganisatie is essentieel. Bij Team EIFFEL plukken ze daar de vruchten van; de organisatie speelt snel in op verandering en heeft daarbij het stuur stevig in handen, zonder te hoeven kiezen voor ingrijpende en dure implementatietrajecten. Het team is als volgt samengesteld: ‘We hebben twee applicatiebeheerders, twee mensen die inrichtingsvraagstukken vertalen naar concrete inrichtingsplannen en twee mensen die de daadwerkelijke inrichting doen’, licht Marc toe. ‘Vanaf het begin doen we veel zelf, ook de complexe onderdelen. Als we er niet uitkomen kunnen we altijd bij AFAS terecht voor ondersteuning. Daardoor hebben we veel kennis opgebouwd. Het is continu leren, maar omdat we met een kleine groep heel veel weten komen we een heel eind. Ondertussen proberen we ook met bredere teams op een hogere snelheid te komen. Zo gaat één van de collega’s die komt van één van onze nieuwe labels ook een traineeship bij AFAS volgen. Wij zien het zo: het gaat goed, maar er blijft altijd ruimte voor verbetering.’
Uitdagend maar succesvol: de overgang van Team EIFFEL naar AFAS verloopt zonder noemenswaardige tegenslagen. Dat geldt ook voor het samenvoegen van de verschillende labels in de werkprocessen. Marc: ‘We hebben veel geleerd. Een jaar geleden trokken we veel intensiever op met onze vaste projectleider van AFAS bij het doorvoeren van optimalisaties en integraties. Nu kunnen we steeds meer zelf. Dat is precies hoe AFAS het graag ziet, dat klanten veel zelf kunnen. Nu het systeem steeds beter staat en wij er steeds beter in worden gaat het steeds makkelijker.’
De implementatie van de standaardprocessen bij de labels is inmiddels een kernactiviteit naast de reguliere bedrijfsactiviteiten van Team EIFFEL. ‘Het is mooi hoe het gaat. We zijn zonder al te veel projectstructuren en gewoon met werkgroepen aan de slag gegaan. Inmiddels volgen we een duidelijke lijn en professionaliseren we het proces steeds verder. We leren nog steeds.’
De oogst van al die inspanningen mag er zijn. De goede ervaringen die DPA al met AFAS had zijn er nu ook in de bredere organisatie van Team EIFFEL. ‘Medewerkers die net over zijn ervaren gebruikersgemak’, vertelt Francien. ‘Processen gaan simpeler en sneller en ze worden er stap voor stap doorheen geleid. Ook is er veel handmatig werk uitgehaald. Gegevens overkloppen in Excel om bijvoorbeeld een mutatie door te voeren is verleden tijd. Iedereen ziet het gemak van een happy flow. Leidinggevenden kunnen nu makkelijk zelf een mutatie opstarten, in plaats van dat ze ons daarvoor een e-mail moeten sturen. De voortgang is altijd inzichtelijk, net als bijvoorbeeld het verlofsaldo. Inzicht, regie en flexibiliteit door in workflows bepaalde stappen te zetten: dat is wat werken met AFAS leidinggevenden brengt. Wij zijn er ontzettend blij mee.’
Vooral standaardisatie levert in de praktijk voordelen op. Marc: ‘Dat voedt het gebruikersgemak dat onze medewerkers ervaren. Want we kunnen zeggen: dit is hoe we werken. Er is een beetje bewegingsvrijheid voor specifieke wensen, maar verder: dit is wat het is. We merken dat die duidelijkheid helpt.’
De twee managers van Team EIFFEL zijn fan van AFAS. ‘Onverminderd fan’, zegt Marc lachend. ‘Ik vind het fijn dat ik workflows zelf kan inrichten. De software werkt heel intuïtief, het is eenvoudig om bedrijfsvraagstukken te vertalen naar de inrichting van processen.’ Francien sluit zich daarbij aan: ‘De standaard functionaliteit van AFAS is voor ons heel passend en wordt goed onderhouden. Daarnaast vind ik het prettig dat we worden meegenomen in nieuwe wet- en regelgeving en oplossingen die daarbij horen.’
Ambities en wensen zijn er zeker nog. ‘We zijn een groeiende organisatie. Enerzijds groeien we autonoom, anderzijds door overnames. Daarbij hebben we de ambitie om uit te breiden naar het buitenland. Daarom is het belangrijk dat onze werkprocessen schaalbaar zijn en blijven. AFAS biedt ons een fundament voor verdere groei.’
EIFFEL is ’s lands grootste speler in projecten, consultancy en interim-oplossingen. Met TowerBrook Capital Partners als grootaandeelhouder en Gilde Equity Management als medeaandeelhouder, werkt het bedrijf aan de missie om impact te maken op grote thema’s in de maatschappij.
Iedere onderneming binnen Team EIFFEL heeft haar eigen expertise: EIFFEL, EIFFEL Projects, Fagro, CLAFIS, DPA, ConQuaestor, Primaned Projectadvies, Thorbecke en Care Effect.
Team EIFFEL is groot in interim capaciteit en steengoed in consultancy. In compacte teams helpt het bedrijf organisaties in public en profit om hun prestaties te verbeteren. En mee te bewegen met verandering. Door functies tijdelijk te vervullen, processen slimmer in te richten en strategieën te implementeren.
De community van Team EIFFEL blinkt uit in juridische, financiële en bedrijfskundige expertise. Consultants en toptalenten adviseren over strategie-executie of sluiten naadloos aan bij het team. Ook op afstand. Met veel kennis van data en ruime ervaring in integrale projectbeheersing.
|
Automatiseer net als Team EIFFEL en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |