Branche:
Automotive
Aantal medewerkers:
700
Een goed startgesprek vraagt aandacht. Niet voor het papier, maar voor de medewerker aan tafel. Bij Dusseldorp helpt AI-assistent Jonas om die aandacht terug te brengen naar waar die hoort: het gesprek zelf. Leidinggevenden hoeven minder mee te schrijven en krijgen na afloop een net, eenduidig gespreksverslag dat zij controleren en via AFAS delen met de medewerker.
Voor een organisatie met ongeveer 700 medewerkers is dat geen kleine winst. Dusseldorp gebruikt AFAS voor hr-processen, waaronder het voeren en vastleggen van gesprekken met medewerkers. Door Jonas gericht in te zetten bij startgesprekken, maakt het familiebedrijf een herkenbaar HR-proces sneller, zorgvuldiger en menselijker.
Van BMW-pionier naar moderne HR-praktijk
Dusseldorp BMW, MINI en Motorrad dealer begon in 1959 met de verkoop van BMW in Apeldoorn en is daarmee de langst actieve officiële BMW dealer van Nederland. De oorsprong van het familiebedrijf gaat zelfs terug tot 1909. Ruim 110 jaar ervaring in verkoop en onderhoud van auto's komt samen met een duidelijke overtuiging: de medewerker staat centraal.
Die overtuiging past ook bij de manier waarop Dusseldorp naar HR-processen kijkt. Gesprekken met medewerkers moeten goed worden gevoerd en zorgvuldig worden vastgelegd. Tegelijk wil je dat een leidinggevende niet vooral bezig is met notities, maar kan luisteren, doorvragen en aanwezig zijn.
Klein beginnen met een belangrijk proces
Dusseldorp koos ervoor om te beginnen bij een duidelijk onderdeel van de onboarding: het startgesprek met nieuwe medewerkers. Het doel is om gesprekken uiteindelijk voor alle medewerkers structureel vast te leggen, maar je moet ergens beginnen. Het startgesprek is daarvoor een logische eerste stap. Het vormt de basis van het personeelsdossier en sluit aan op de vaste cyclus van functionerings- en beoordelingsgesprekken die daarna volgt.
Jonas stelt het gespreksverslag op basis van een zorgvuldig opgebouwde prompt. Die prompt zorgt voor een vaste schrijfstijl en opmaak, zodat verslagen niet per leidinggevende sterk verschillen. Zo ontstaat er meer uniformiteit in de vastlegging, zonder dat het gesprek zelf minder persoonlijk wordt.
Zorgvuldig omgaan met opnames
Ook zorgvuldigheid is meegenomen in de inrichting. Medewerkers ontvangen standaard een formulier waarin zij akkoord kunnen gaan met het opnemen van het gesprek. Willen zij dat niet, dan kunnen zij het vinkje uitzetten. De geluidsopname wordt alleen gebruikt om een zorgvuldig gespreksverslag op te stellen.
Na afloop verwijdert de leidinggevende de opname voordat het verslag via AFAS naar de medewerker gaat. Daarmee voorkomt Dusseldorp dat de opname later voor een ander doel wordt gebruikt dan waarvoor die is gemaakt. Alleen het schriftelijke gespreksverslag wordt in AFAS bewaard als officiële vastlegging van het gesprek. Geluidsopnamen worden niet opgeslagen in het personeelsdossier en maken daar ook geen onderdeel van uit.
De winst zit in tijd, kwaliteit en aandacht
Het grootste verschil zit in de combinatie van snelheid en kwaliteit. Gespreksverslagen zijn sneller klaar en zien er netter uit. Leidinggevenden hoeven niet vanaf nul te schrijven, maar controleren het concept en verzenden het daarna via AFAS. Dat scheelt tijd en zorgt voor meer uniformiteit in de verslaglegging.
De menselijke winst is minstens zo belangrijk. Doordat Jonas een deel van het schrijfwerk overneemt, blijft er tijdens het gesprek meer ruimte voor contact. De leidinggevende kan luisteren, doorvragen en aanwezig zijn. Dat merkt Dusseldorp vooral in de kwaliteit van het gesprek zelf.
Marco van Soeren, Junior HR Adviseur bij Dusseldorp: “Jonas helpt je niet om het menselijke gesprek te vervangen, maar juist om er meer ruimte voor te maken. De medewerker staat weer echt centraal.”
Een goede prompt maakt het verschil
Wat Van Soeren positief verraste, is hoe goed Jonas te sturen is met een goede prompt. Door gericht te prompten, sluit het verslag beter aan op de gewenste schrijfstijl, opmaak en inhoudelijke keuzes. Ook verzuim wordt niet standaard opgenomen in het verslag. Dat maakt de toepassing praktisch, zorgvuldig en beheersbaar.
De werkwijze is inmiddels overzichtelijk: het gesprek wordt opgenomen als de medewerker daarvoor toestemming geeft, Jonas stelt het verslag op en de leidinggevende controleert en verzendt. Eenvoudig in gebruik, maar met duidelijke afspraken aan de achterkant.
Gewoon beginnen, maar wel bewust
Voor organisaties die nog twijfelen over Jonas heeft Dusseldorp een nuchter advies: begin klein. Kies een proces waarin veel verslaglegging zit en waar aandacht in het gesprek belangrijk is. Richt dat proces goed in, maak duidelijke afspraken en bouw daarna verder.
In één zin omschrijft van Soeren Jonas als “de stille kracht achter het gesprek die ervoor zorgt dat leidinggevenden voluit aanwezig kunnen zijn voor hun medewerkers.” Dat is de kern. Niet technologie om de technologie, maar slimme ondersteuning die zorgt voor beter contact.
Automatiseer net als Dusseldorp en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |