Dockinga College 
 "het management beter informeren


Cockpits en dashboards zetten Dockinga College aan het roer bij aansturing financiën

Meer flexibiliteit en met minder moeite meer bereiken. Dat was de doelstelling die het Dockinga College voor ogen had toen het begin 2012 van start ging met de herautomatisering van de financiële administratie en de personeels- en salarisadministratie. Van een rijke verzameling systemen, applicaties en subadministraties – vaak nog op papier – stapte de scholengemeenschap over naar één compleet geïntegreerd financieel systeem. “Onze insteek was om alle processen zo simpel mogelijk te maken met zo min mogelijk papierwerk. Dat vergt wel even een omslag binnen de organisatie. Nu, een paar jaar verder, weet men niet beter. Het gaat gewoon heel goed.”

Af van dubbel werk


Het Dockinga College had juist besloten tot de overstap naar een nieuw pakket toen Wiebe Kamminga in januari 2012 als financieel applicatiebeheerder begon bij de scholengemeenschap. Hiervoor is destijds een projectgroep opgericht van zeven personen waarin alle geledingen binnen het Bestuursbureau zitting hebben. “Er was destijds weinig samenhang tussen systemen en daardoor veel dubbel inboekwerk, bijvoorbeeld van loonjournaalposten. Inkoopfacturen gingen op papier door de organisatie: als besteller en budgethouder niet tijdig hun handtekening zetten, volgde een aanmaning. Loonstroken werden alleen op papier verstuurd en Excelbestanden handmatig ingevoerd. Budgetoverzichten vanuit het systeem presenteren aan het managementteam was een berg werk, omdat de cijfers eerst allemaal verzameld moesten worden.” 

Ruimte voor verbetering dus. De school koos voor AFAS Profit, omdat dit het meest flexibele en complete pakket was en omdat het in opkomst was in het onderwijs. Daarbij ging het vooral om de onderdelen Financieel en HRM Payroll. Het pakket bevat ook modules voor CRM (Customer Relationship Management) voor het bijhouden van medewerkers, debiteuren en crediteuren, Ordermanagement voor de registratie van verkoopfacturen en Projecten. Deze laatste wordt momenteel alleen gebruikt voor declaraties. 


Lees het hele artikel!

Download de PDF

Lees het hele artikel

Benieuwd naar het complete verhaal van het Dockinga?
Download dan het PDF-document.

Download de brochure

Download de brochure

Het Dockinga werkt met de software van AFAS.
 Wil je hier meer over weten?


Advies op maat nodig? Bel: 033-4341800