De specialisten van Dirkzwager blinken uit in juridisch-fiscale dienstverlening. De advocaten, notarissen en fiscalisten van het kantoor focussen zich op hun expertise en gaan tot het uiterste voor hun cliënten. Om dat als organisatie zo goed mogelijk te faciliteren werkt Dirkzwager sinds begin 2024 met de software van AFAS voor verdere slimme automatisering van financiële processen. Een uitbreiding, want al veel eerder koos het kantoor voor het HRM-pakket van AFAS. De toegevoegde oplossing levert gemak, snelheid en inzicht op — met nog meer aandacht voor de mens als resultaat.
Juridische dienstverlening
350 medewerkers
Arnhem
2024
Financieel, HRM & Payroll
Ard van der Veer, Head of Finance and Operations
Dirkzwager is bepaald geen doorsnee organisatie. Neem alleen al de drie disciplines die het fullservice kantoor in de praktijk brengt. Er werken advocaten, notarissen en fiscalisten onder één dak. Ook bijzonder: binnen die specialismen is strikte geheimhouding van cliëntinformatie een absolute voorwaarde. Daarnaast heeft het bedrijf een maatschapstructuur; de ondernemers die samenwerken binnen de organisatie van Dirkzwager, zijn ook de eigenaren. Die ondernemers zijn weliswaar allemaal actief binnen de juridisch-fiscale dienstverlening, maar hebben wel andere praktijken en soms andere businessmodellen.
Tel die aspecten bij elkaar op en je hebt een organisatie die hoge eisen stelt aan de inrichting van het IT-platform dat de specifieke juridisch-fiscale operatie moet faciliteren. Het is precies de reden waarom Dirkzwager daarvoor samenwerkt met specialisten die bijdragen aan het borgen van de integriteit en daarnaast de dynamiek van de verschillende praktijken ondersteunen.
‘De kern van ons bedrijf bestaat uit juridische processen’, vertelt Ard van der Veer, verantwoordelijk voor Finance en Operations bij Dirkzwager. ‘Onze juristen zijn gefocust op hun specialisme en zo min mogelijk op bijzaken, tenzij het noodzakelijk is. In dat geval willen we het hen zo simpel mogelijk maken en is een hoge mate van zelfredzaamheid de sleutel. Alles wat je zelf snel en simpel kunt doen is beter; als het via schakels verloopt dreigt inefficiëntie en foutgevoeligheid.
Dirkzwager is daarom de samenwerking met specialisten aangegaan. De wens voorafgaand aan dit proces was helder: ‘Een juridisch-operationeel systeem dat intuïtief, makkelijk en goed werkt’, zegt Ard. ‘Daarnaast zijn we op zoek gegaan naar specialisten die in staat zijn om een aantal specifieke ondersteunende processen binnen ons juridisch-operationele businessmodel, zoals die van Finance, intuïtief, makkelijk en goed te verwerken. Daar wil je geen kink in de kabel, want daar zou de hele organisatie last van hebben.’
Een gedegen selectieproces volgde. Uiteindelijk kwam AFAS naar voren als de beste keuze om de administratieve processen van Finance in onder te brengen. Ard licht toe waarom: ‘Voor ons is het heel belangrijk dat we werken met bewezen technologische oplossingen die klaar zijn voor de toekomst. Zodat we niet het wiel steeds opnieuw hoeven uit te vinden. AFAS is een bewezen oplossing die op financieel gebied haar sporen verdiend heeft.’
Daarnaast vond Dirkzwager in AFAS een partner die kritisch meedenkt. Ard: ‘De mensen van AFAS durven nee te zeggen. En dat is wat we willen: een partner die tegengas geeft als dat nodig is.’ Tenslotte woog uiteraard ook de prijs-kwaliteitverhouding mee in de selectie. ‘Aan het einde van de rit moet de verhouding van de kosten en opbrengsten in de juiste balans zijn.’
De keuze voor AFAS is voor Dirkzwager ook een keuze voor het ecosysteem daaromheen. Zo is parallel aan dit traject met Legalsense een nieuwe oplossing geselecteerd voor praktijkmanagement voor advocatenkantoren. Legalsense maakt het mogelijk om eenvoudig uren te registreren, foutloos dossiers aan te maken, heldere rapportages te bekijken en snel declaraties te versturen, zowel onderweg als op kantoor. Deze software werkt samen met die van AFAS. Deze koppeling vereenvoudigt en stroomlijnt boekhouden en maakt alle financiële data op één plek beschikbaar. Door de integratie is dubbel invoerwerk niet nodig, met efficiënt praktijkbeheer als resultaat.
‘We willen zoveel mogelijk doen met de software van AFAS’
‘Als we toch tegen een beperking aanlopen, op een gebied dat belangrijk is voor onze organisatie, dan kunnen we altijd via het ecosysteem een andere partner inschakelen. Het voordeel daarvan is dat die specialistische financiële oplossingen uit dat netwerk goed met AFAS koppelen; de software praat met elkaar. Gebruikmaken van dit ecosysteem is voor ons een strategische keuze om klaar te zijn voor de toekomst.’
Nu Dirkzwager een jaar onderweg is met de software van AFAS voor financiële processen en met Legalsense voor juridisch-operationele processen, maakt Ard de balans op. ‘Die is positief. De collega’s in onze organisatie zijn blij met ons bronsysteem Legalsense, dat simpel en intuïtief werkt. Vanuit Finance zijn we ook blij met AFAS. De combinatie van deze oplossingen werkt goed. Het is een cruciale link tussen onze juridisch-operationele en financiële processen. Er gaat essentiële informatie van het ene naar het andere systeem en weer terug. Het maakt de samenwerking tussen onze afdelingen makkelijker.’
‘Zonder de koppeling zouden we veel handwerk moeten verrichten’, vervolgt Ard. ‘Dat is inefficiënt en foutgevoelig. Daarnaast weten we dankzij de integratie precies welke acties op dat moment nodig zijn en welke informatie we nodig hebben om die uit te voeren. Die relevante informatie is real-time beschikbaar. Stel dat we een ontvangen derdengeldbetaling boeken in AFAS, dan gaat die informatie meteen naar Legalsense. De betreffende collega ziet wat de status is. Op deze manier kunnen we ons operationele proces borgen.’
De koppeling betekent een stap voorwaarts, maar er is ook ruimte voor verbetering. Ard: ‘We lopen helaas weleens tegen technische storingen aan. Verder werkt de helpdesk nog niet optimaal, zeker als het wat complexer wordt. Maar het fundament staat met deze koppeling. Nu zijn we aanbeland in een traject waarin we processen verder optimaliseren. De toekomst verandert snel en wij willen wendbaar blijven zodat we kunnen meebewegen. AFAS en Legalsense helpen ons daarbij.’
Wat de specifieke oplossing van AFAS de Finance-medewerkers van Dirkzwager brengt? Ard: ‘De software van AFAS maakt het werkzame leven onze collega’s makkelijker. Het systeem is intuïtief, eenvoudig en snel in gebruik. Een voordeel is ook dat we altijd inzicht hebben in wat er op dat moment speelt. AFAS dekt onze gehele financiële administratie, van de boekhouding tot de verslaglegging en betalingen. Daarnaast ondersteunt het ons bij het bewaken van de integriteit van onze organisatie, zoals bij de productie van het jaarverslag, de accountantscontrole en het bijhouden van de laatste wet- en regelgeving. De bescherming van data is voor elk bedrijf belangrijk, maar voor ons nog net iets belangrijker. Het is prettig te weten dat AFAS aan alle standaarden op het gebied van compliance en security voldoet en dit heel serieus neemt.’
De basis die er staat biedt vertrouwen in de verdere doorontwikkeling van het systeem en optimalisatie van processen. Ard is positief over de samenwerking met AFAS en voorziet een vruchtbaar vervolg. ‘Voor onze organisatie is het belangrijk dat we wendbaar blijven. Dat we ons kunnen aanpassen aan wat er in de toekomst gaat gebeuren. Je hebt partners nodig die dat faciliteren en daarbij flexibiliteit bieden. Daarnaast wil je op IT-gebied beschikken over moderne technologie die niet alleen goed werkt en bijdraagt aan een effectieve en efficiënte operatie, maar ook naar de toekomst toe altijd up-to-date is zodat we als organisatie snel kunnen schakelen. Ik weet dat AFAS volop bezig is met nieuwe ontwikkelingen op het gebied van kunstmatige intelligentie. Dat gaat in onze wereld veel impact hebben. Dan is het fijn om partners te hebben die daarbij kunnen ondersteunen.’
Ard deelt graag zijn tips aan andere advocaten- en notariskantoren die op zoek zijn naar bedrijfssoftware.
‘Kies voor een partner die flexibel is. En wees heel scherp op wat je echt nodig hebt. Wat is belangrijk en wat is bijzaak?
En daarnaast: trap niet in de valkuil om te kiezen voor een partner op basis van hoe jij je interne processen hebt ingericht. Probeer erboven te hangen, kijk wat nodig is en hoe de potentiële partner dat doet, want die is ervaren en werkt op basis van bewezen oplossingen. Misschien kom je dan wel tot de conclusie dat jij je processen moet aanpassen. Anders dreigt het risico dat je maatwerk nodig hebt. Probeer daarvan weg te blijven, want het levert allerlei technische problemen op. Dus in een notendop: kijk hoe je partner het doet en pas dat waar dat relevant is in je eigen processen toe.’
Bij Dirkzwager werken iedere dag meer dan 350 professionals met gedrevenheid aan pragmatische oplossingen voor middelgrote en grote (inter)nationale bedrijven. Advocaten, notarissen en fiscalisten: in een sfeer van betrokken samenwerking helpen ze opdrachtgevers met de uitdagingen waar zij voor staan.
Dirkzwager gaat al sinds 1886 gedegen te werk en is uitgegroeid tot één van de grootste en toonaangevende kantoren van Nederland. Met ervaring als fundament heeft de organisatie haar blik op de toekomst gericht. De specialisten van het kantoor beschikken over de meest up-to-date vakinhoudelijke en sectorspecifieke kennis en kijken verder dan de juridisch-fiscale context. Dat levert krachtige oplossingen op in de vorm van bondige, toepasbare adviezen op het gebied van thema’s die maatschappelijk van belang zijn.
Het kantoor betrekt de juiste specialisten om tot het beste advies te komen. De beschikbaarheid van advocaten, notarissen en fiscalisten onder één dak vormt hierbij een belangrijke en unieke meerwaarde.
Dirkzwager staat voor werken op het hoogste juridisch-fiscale niveau, samen met betrokken en bevlogen collega’s die altijd gaan voor het beste resultaat voor de cliënt. Zij hebben een pragmatische inslag; geen ellenlange adviezen of grote teams van specialisten, maar concrete en toepasbare oplossingen.
Automatiseer net als Dirkzwager en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |