Na een implementatie in 2008 werkt de Volksbank sinds begin 2009 met de HR-software van AFAS. Daarmee werd de bank in één klap een van de grootste klanten van de softwareleverancier uit Leusden.
Van oudsher was het applicatieteam van HR gewend om eigen ideeën op het gebied van automatisering om te zetten in bruikbare functionaliteit. Doordat bij de aanvang van het gebruik van AFAS de standaard van de software nog niet voldeed aan alle wensen van de bank, gingen de HR-specialisten van de bank zelf bouwen met de vrije inrichting van AFAS. Kruyswijk wijst bijvoorbeeld op het onboardingproces. “Dat hadden we aanvankelijk zelf geautomatiseerd in de software met behulp van vrije velden en imports. Onze filosofie was om die vrije inrichting optimaal te benutten. Niet omdat we zo graag zelf knutselen, maar vooral omdat het volledig geautomatiseerd verlopen van dit proces in AFAS destijds nog niet mogelijk was. We hebben veel eigen applicaties in JavaScript gebouwd. Sommige daarvan zijn heel specifiek, zoals het berekenen van bedragen ten behoeve van vertrekvergoedingen en vaststellingsdocumenten, inclusief handtekening. Het is een samenspel van JavaScript, Angular, Dossieritem, Workflow en Rapport. Dit bewijst dat het gebruik van vrije inrichting echt mooie producten kan opleveren.”
Zaarbelink en Kruyswijk signaleerden in 2020 dat de standaarden van AFAS steeds beter aansloten op de eigen bedrijfsvoering. Die constatering vormde het startsein voor een omvangrijk optimalisatieproces dat twee jaar zou duren. Een groot deel van de eigenbouw is vervangen door oplossingen met de standaardsoftware van AFAS. “Sindsdien liften we hierdoor mee op de doorontwikkeling van de standaardfunctionaliteit van AFAS”, stelt Zaarbelink. “Onze eigen applicaties op het gebied van verlof, verzuim, in-, door- en uitstroom hebben we in AFAS geautomatiseerd. Dit heeft geleid tot aanzienlijk kortere doorlooptijden omdat handmatige activiteiten grotendeels zijn vervangen door workflows. Ook de klantervaring verbeterde fors.”
“We zijn toen ook begonnen met digitaal ondertekenen”, herinnert Zaarbelink zich. Mede daardoor is de doorlooptijd van bijvoorbeeld het onboarden ongeveer gehalveerd. Ons streven was om papierloos te werken en in de praktijk lukt dat prima.”
Zaarbelink: “Vroeger moest je voor een natte handtekening op zoek naar een tekenbevoegde directeur. Nu is het met één druk op de knop klaar.”
De Volksbank is momenteel bezig met voorbereidingen om de Pocket App van AFAS in gebruik te nemen. “Vanuit Risk Management worden er eisen gesteld aan het gebruik van een mobiele app”, legt Zaarbelink uit. “Voordat we de app gaan lanceren zullen we eerst een pilot draaien binnen HR, waarna we de app hopelijk in de eerste helft van 2024 in gebruik kunnen nemen.”
De mensen van HR zijn leergierig, stelt Zaarbelink. “Wij hebben met mijn hele afdeling een bezoek aan AFAS gepland. Eén van de onderwerpen waar wij ons mee bezig houden is namelijk klantbeleving. Ik denk dat wij op dat vlak geïnspireerd kunnen worden door AFAS.” Vorig jaar bezochten HR-medewerkers van de Volksbank de AFAS Open en Succestival. “Daar hield een van de inleiders een ongelofelijk inspirerend verhaal over de opvang van Oekraïense vluchtelingen”, stelt Zaarbelink. “Dat was een geweldige combinatie van maatschappelijke betrokkenheid en daadkracht.” Kruyswijk sluit zich daar graag bij aan. “Onze merkbelofte is 'Beter voor elkaar'. Volgens mij past die belofte heel goed bij de visie van AFAS.”
De Volksbank is het moederbedrijf van SNS, ASN Bank, RegioBank en BLG Wonen. Als bankbedrijf met ruim drie miljoen klanten wil de Volksbank zich onderscheiden door maatschappelijk impact te maken. Volgens de bank gaat bankieren over meer dan geld alleen; het is een manier om van waarde te zijn. De Volksbank investeert in een beter Nederland. Dat merken klanten elke dag weer. Niet voor niets zijn ASN Bank, RegioBank én SNS in 2023 verkozen tot de drie meest klantvriendelijke banken van Nederland. Daarnaast maakte de Eerlijke Bankwijzer in mei 2023 bekend dat de Volksbank en haar merken wederom de hoogste groene scores hebben van alle banken in Nederland. Deze Eerlijke Bankwijzer is een onafhankelijke maatstaf die laat zien hoe duurzaam banken bezig zijn. Bij de Volksbank werken ruim drieduizend mensen. Het hoofdkantoor bevindt zich in Utrecht.