Toen De Groot Bewerkingsmachines begin 2020 de ERP-software van AFAS in gebruik nam, waren de marktomstandigheden enigszins onzeker. Later kwam corona daar nog overheen. Het bedrijf herpakte zich en zette alsnog forse stappen op het gebied van bedrijfsautomatisering. “Dit geeft rust in de organisatie.”
Groothandel
90 medewerkers
Rosmalen
28 september 2017
ERP
Interview met:
Martijn de Groot (Lid directie)
Chris Mol (Manager Spareparts + Order & Planning)
Patrick van Spijk (Finance Manager)
Koen Langenhuizen (Applicatiebeheerder)
Martijn de Groot noemt zichzelf ‘management trainee’ maar is tegelijkertijd lid van de directie en te zijner tijd beoogd opvolger van zijn ouders in het familiebedrijf. Hij was een half uurtje aanwezig bij het gesprek dat we voerden met Chris Mol (Manager Spareparts + Order & Planning), Patrick van Spijk (Finance Manager) en Koen Langenhuizen (applicatiebeheerder). Om het oude automatiseringssysteem te beschrijven, hebben de mannen maar één woord nodig: ‘waardeloos’. “Er was een dikke schil omheen gebouwd met allerlei voorzieningen om het systeem aan de praat te houden”, legt Langenhuizen uit. “We hadden een ICT-afdeling met vijf medewerkers die elke dag druk aan het programmeren en analyseren waren. In de huidige situatie ben ik in mijn eentje de ICT-afdeling.”
Al dat geprogrammeer kostte het bedrijf tonnen per jaar, aldus De Groot. Hij zegt: “Als je als bedrijf je automatisering niet op orde hebt, heb je dan nog wel bestaansrecht? We moesten echt afscheid nemen van het oude systeem. Er zat geen enkele flexibiliteit in: nee was ook echt nee. Daarom waren we op zoek naar standaardsoftware van een leverancier die kon garanderen dat de software wordt doorontwikkeld.”
De Groot werkt niet elke dag met Profit, maar is wel goed thuis in het systeem. Samen met Langenhuizen volgde hij een Traineeship Succesbeheer van acht weken bij AFAS. Daardoor is hij in staat om bedrijfsdoelstellingen te vertalen naar automatiseringsoplossingen. Hij is bovendien een enthousiaste sparringpartner voor de twaalf collega’s die een gebruikerstraining volgden. Onder hen was ook de bedrijfstop in de personen van Ruud en Jolanda de Groot. Dat benadrukt hoezeer de leiding van het bedrijf het belang van goede bedrijfsautomatisering onderschrijft. Een presentatie van dashboards aan zijn ouders viel dan ook in goede aarde, stelt De Groot. “Dit geeft rust in de organisatie, was hun eerste reactie.”
Voor De Groot zelf is het werken met dashboards ‘een wereld van verschil’ met de oude situatie.
“Nu zijn we voortdurend op de hoogte van onze omzet, sales, voorraden noem maar op. Terwijl we in de oude situatie niet verder keken dan van week tot week en we op centraal niveau eigenlijk alleen ons banksaldo hadden om op te sturen.”
Daarnaast werden er decentraal allerlei lijstjes in Excel bijgehouden, en soms gebeurt dat nog steeds. Van Spijk: “Een deel van onze mensen moet er nog aan wennen dat het systeem dat werk voor ze doet.” Het is een proces dat tijd nodig heeft, weet ook Langenhuizen. “Of, zoals AFAS het altijd zegt, het is een kwestie van elke dag een procentje beter.”
“Dankzij het traineeship dat Koen en ik hebben gevolgd, zijn we niet afhankelijk van consultants en kunnen we bijna alles zelf”, aldus De Groot. Mol en Van Spijk beamen dat ze met AFAS Help, de vroegere knowledge base, heel goed uit de voeten kunnen. Ze zijn buitengewoon te spreken over de vele video’s die beschikbaar zijn en de gebruiker stap voor stap meenemen. Mol: “Als je de logica volgt, kom je er altijd uit.”
Van Spijk werkt in zijn functie dagelijks met Profit. “Uiteraard met de financiële module, maar ook met Projecten, want daar komt de omzet vandaan. Verder houd ik me onder andere bezig met dashboarding en de forecasting voor sales.” Het werken met standaardsoftware bevalt hem uitstekend. “De creatieve oplossingen die hier voorheen allemaal werden bedacht, dat doen we dus niet meer.” De Groot is het daar van harte mee eens.
“We hebben niet zozeer een nieuw softwarepakket in huis gehaald, eigenlijk hebben we een cultuurverandering gekocht.”
Hij constateert dat de acceptatie van een nieuw softwaresysteem in de praktijk niet van de ene op de andere dag is gerealiseerd. “Oude denkwijzen kunnen hardnekkig zijn”, merkt ook Van Spijk. “Je ziet soms nog de neiging bij mensen om oude werkpatronen naar het nieuwe systeem te kopiëren.” Waar nodig gaat De Groot het gesprek aan. “Ik neem medewerkers graag mee in de verandering.” Dat is ook de ervaring van Mol. “In mijn team heb ik iemand van 61 die er vreselijk tegenop zag om met het nieuwe systeem te gaan werken. Maar toen hij er eenmaal mee aan de slag ging, viel het allemaal ontzettend mee.”
De Groot Bewerkingsmachines nam de software van AFAS begin 2020 in gebruik. Door onzekere marktomstandigheden als gevolg van uitdagingen in de bouw, was geen sprake van een vliegende start. Van Spijk legt uit: “In maart van dit jaar hadden we in feite een crisis op drie fronten: stikstof, PFAS en corona. Eigenlijk was er best paniek in de tent omdat we totaal geen inzicht in onze resultaten hadden. Dankzij AFAS hebben we minimum targets in het systeem kunnen opstellen en konden we aan de hand daarvan wekelijks bijsturen. Daarnaast hadden we bij het begin van corona te maken met pieken en dalen. Onze accountmanagers waren niet overal welkom en daardoor stokte de verkoop van machines. Toen die weer aantrok, konden sommige fabrieken in Italië en Duitsland niet leveren. In zo’n situatie is inzicht in je voorraadpositie cruciaal.”
De komst van een nieuw softwaresysteem leidde in de loop van het jaar tot grote veranderingen bij het Rosmalense bedrijf. De werkprocessen bij De Groot Bewerkingsmachines zijn tegenwoordig bijvoorbeeld in principe papierloos dankzij de introductie van workflows. In de oude situatie werden facturen standaard uitgeprint en handmatig bezorgd bij de personen die deze moesten goedkeuren. “We hadden op de financiële administratie kasten vol documenten staan”, herinnert Van Spijk zich. “De gedachte om volledig papierloos te gaan werken, stuitte bij sommige medewerkers in eerste instantie op ongeloof. Ze dachten dat het onmogelijk was, maar zien nu dat het in de praktijk gewoon werkt. Want ik heb nu twee compleet lege kasten op de afdeling staan.”
Er veranderde meer. In de oude situatie ontvingen klanten een factuur en een werkbon, waarop de data aan welke machine werkzaamheden waren verricht niet was vermeld. “Terwijl ze daar wel behoefte aan hadden”, zegt Mol. “In Profit was het een kleinigheid om dit te regelen, maar voor onze klanten maakt het een groot verschil.” Ook het aanmaken van een nieuwe klant was in het oude systeem een hele opgave. “Iemand zou het me uitleggen”, zegt van Spijk. “Ik heb meegeschreven hoe dat ging en toen ik een kantje vol had, wist ik: dit ga ik niet leren. Het was een verschrikking, met allerlei rare toetscombinaties. Alsof je een aap een trucje leert. In Profit is het aanmaken van een klant een fluitje van een cent. Het werkt intuïtief en is vaak al in dertig seconden gepiept. En als het heel ingewikkeld is, kost het misschien twee minuten, maar meer ook niet.” Veel tijdwinst is er ook bij het maken van inventarisaties, verteld Mol. Waar die in het verleden 2,5 uur tijd kostten, zijn ze nu in vijf minuten klaar.
Het gebeurde gelukkig niet vaak, maar als een order werd ingetrokken, werd dit niet geregistreerd in het geautomatiseerde systeem. De registratie van in- en verkoopprijzen werden pas aan het eind van de rit genoteerd. Kortingen op inkoopprijzen werden niet geregistreerd. Verkopen werden bijgehouden in een papieren agenda, herinnert Mol zich. “Dat alles was toen onze werkelijkheid. In de huidige situatie kunnen we erop vertrouwen dat het softwaresysteem de waarheid spreekt."
Mol: "We hebben nu zoveel meer inzicht. Bijvoorbeeld in mutaties, omloopsnelheden, hardlopers.”
Ook de mogelijkheid om vrije velden in het systeem te benutten draagt volgens Mol bij aan een beter inzicht. “Zo kunnen we vastleggen en analyseren hoe een bepaalde order binnenkomt. Is die het gevolg van een klantvraag, een verkoopactie of is er een andere oorzaak? Heel nuttig om te weten en Koen heeft zo’n vrij veld in vijf minuten ingericht.”
De Groot Bewerkingsmachines heeft intussen nagenoeg alle functionaliteiten van Profit in gebruik genomen. Alleen het onderdeel OutSite is nog in ontwikkeling ten behoeve van de ‘werken bij’-pagina’s en het nog te introduceren klantportaal. Daarnaast is het gebruik van de Pocket app opvallend snel geaccepteerd in de organisatie. Langenhuizen: “Dat komt vooral omdat we zijn begonnen om de app open te stellen voor zaken die direct in het belang van medewerkers zijn, zoals het aanvragen van verlof, het indienen van declaraties en het reserveren van lunches.” Voor het gebruik van de app en het service management pakket, gekoppeld aan AFAS, is aan alle medewerkers een smartphone en een iPad beschikbaar gesteld. In de praktijk wordt die tablet niet of nauwelijks gebruikt in combinatie met de Pocket app, dit kan namelijk ook perfect op een smartphone, die in de praktijk vaak wat handzamer is.
Blijft er nog wat te wensen over? Voor Mol is dat een pakket voor warehousemanagement dat via een AFAS-partner leverbaar is en perfect samen werkt met AFAS. “Dan kunnen we werken met scanners en dat is een groot voordeel. De snelheid van werken wordt hoger en eventuele fouten ben je sneller op het spoor.” Volgens Van Spijk kan De Groot Bewerkingsmachines nog progressie boeken door handmatige activiteiten verder te reduceren. “Bijvoorbeeld in het proces van matchen van inkoopfacturen met orders door de crediteurenadministratie. Of, wat veel minder zichtbaar is, het uitbannen van overbodige clicks.”
De Groot Bewerkingsmachines is expert op het gebied van bewerkingsmachines voor hout, kunststoffen, composieten en andere materialen. Het in Rosmalen gevestigde bedrijf levert nieuwe en gebruikte machines, onderdelen en een uitgebreid servicepakket. De Groot Bewerkingsmachines is een echt familiebedrijf, in 1978 opgericht door Joop de Groot. Inmiddels hebben zoon Ruud en zijn vrouw Jolanda de leiding en zijn ook zoon Martijn en dochter Daphne werkzaam in het bedrijf. Samen met ruim negentig medewerkers stellen zij de klant centraal. Voorafgaand aan elke oplossing die de professionals van De Groot Bewerkingsmachines adviseren, proberen ze boven tafel te krijgen waar het echt om gaat. Of het nu om advies, service of verkoop gaat, bij De Groot Bewerkingsmachines draait alles om kwaliteit, vakmanschap en innovatie.
Automatiseer net als De Groot en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |