Makkelijker en inzichtelijker. Dat is met AFAS gelukt, zo luidt de conclusie acht jaar later. De mensen die er in de praktijk mee werken kunnen dat het beste toelichten. Robbert Swart bijvoorbeeld, General Manager bij Leonardo Hotel Amsterdam Rembrandtpark. ‘Het is ontzettend prettig werken met dit systeem’, zegt hij. ‘Het gebruikersgemak is toegenomen. Neem ons onboardingsproces. Je staat even stil bij de input, maar verder spreekt alles voor zich. Het is een duidelijk programma waarin veel geclusterd is. Daardoor zijn de Excel-bestandjes die we voorheen bij partij A of B moesten aanleveren verleden tijd. Dat scheelt invulwerk én fouten die dan zouden kunnen ontstaan. Ook dossiervorming en -beheer is makkelijker en inzichtelijker geworden. Alles altijd op één plek beschikbaar en iedereen weet waar hij moet zijn in de portal. We hoeven niemand meer uit te leggen waar een beleidsdocument of loonstrookje zich bevindt. Dat is óók logisch voor mensen die minder computerskills hebben.’
Werken met AFAS heeft de efficiency en accuratesse binnen de HR-processen in de organisatie van Leonardo Hotels verhoogd, voegt Visser daaraan toe. ‘De salarisadministratie is met 1,5 fte te doen en de dossiers kloppen. We moeten aan diverse wetgevingen voldoen en daarom vinden er geregeld interne en externe audits plaats. Daarbij leggen we verantwoordingen af die in veel gevallen rechtstreeks uit ons systeem komen. De input moet correct zijn, dus moeten we soms wat onverbiddelijkheid tonen en workflows terugsturen als ze niet compleet zijn. Maar wat vervolgens uit het systeem komt is foutloos, dus helpt het ons in het voldoen aan wetgeving en accountantscontroles.’
Visser wijst erop dat het systeem zelfs in te zetten is voor talentmanagement. ‘Doordat we een overview hebben weten we wie waar welke functie heeft. We zien veel voorbijkomen en daar ontstaan ideeën door. Wie de ene functie heeft, kan wellicht doorgroeien naar een vrijkomende functie. In onze organisatie zijn er altijd kansen om de volgende stap te zetten, ook omdat we groeiend zijn.’
Over groeien gesproken: een nieuwe vestiging is zo op het systeem aangesloten. Dat draagt op die manier bij aan soepele uitbreiding. ‘Dat gaat heel makkelijk. Het is een kwestie van een BV aanmaken, de bedrijfsstructuur kopiëren en je kunt beginnen met de workflow indienst.’
Leonardo Hotels Benelux maakt deel uit van de Fattal Hotel Group. Deze hotelketen is in 1998 opgericht door hotelier David Fattal, die zijn carrière begon als bellboy met een ambitieuze droom: een sterk portfolio opbouwen van diverse en bijzondere hotels langs de drijfveren: passie voor gastvrijheid, zorg voor de gasten & medewerkers, verantwoordelijkheid en balans tussen professionele ontwikkling en persoonlijk geluk. Gekenmerkt door dynamische groei, worden 250+ hotels met 47.000+ kamers in 150 bestemmingen en 20 landen gerund in de UK/Ierland, Benelux, Spanje/Portugal, Centraal Europa en Israël. De merkenfamilie bestaat uit Leonardo Hotels (inclusief Apollo Hotel Amsterdam), Leonardo Royal Hotels, Leonardo Boutique Hotels, NYX Hotels by Leonardo Hotels en Leonardo Limited Edition.