Het CVD bestaat uit drie pijlers: maatschappelijke opvang, maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk en mantelzorg. Met 450 medewerkers en 25 locaties bereikt het CVD 25.000 Rotterdammers per jaar. Kwaliteitsmedewerker Pia Müller: ‘Op onze locaties bieden we nachtopvang, beschermd en begeleid wonen en beschikken we over een verpleegafdeling. Ook bieden we begeleiding aan voor mensen die zelfstandig wonen. Om te voorkomen dat problemen nog erger worden, bijvoorbeeld. Mensen kunnen door allerlei oorzaken even het overzicht en de grip op hun leven verliezen. Vaak is het een combinatie van problemen op het gebied van financiën, verslaving en psychische moeilijkheden. Wij zijn er dan om ze weer op weg te helpen.’
Uipkes: ‘Het CVD bestaat al 46 jaar en is helemaal afhankelijk van subsidies en overheidsgeld. Dat gaat per jaar om zo’n 32 miljoen. Van dat geld willen we het liefst iedere cent besteden aan de zorg. Er is dus nooit voor gekozen om een duur systeem voor allerlei administratie op te tuigen. Maar omdat we wél steeds groter groeiden, en de eisen aan administratie steeds strenger werden, zaten we uiteindelijk met een ratjetoe aan systemen. We hadden aparte administraties voor de salarissen, voor de facilitaire afdeling en voor de financiën. Voor HRM hadden we überhaupt geen systeem. Alle informatie voor P&O haalden we uit de salarisadministratie. Dat verkleint je slagvaardigheid en kost veel tijd. En dus geld.’
De uitdagingen waren helder, maar waar te beginnen? Het CVD oriënteerde zich breed. Uipkes: ‘We zagen grofweg twee smaken in de markt: lege dozen en standaardsystemen. Die lege dozen moesten nog helemaal van de grond af opgebouwd worden. Dat zagen we onszelf niet doen, veel teveel werk. Bovendien moet je het ook allemaal onderhouden. En de standaardsystemen waren erg duur, terwijl die standaarden niet per se bij ons pasten. AFAS zat daar op een prettige manier tussenin.’
De keuze voor een nieuw softwarepakket is natuurlijk op veel dingen gebaseerd, maar één ding stak daar bij het CVD echt bovenuit. Uipkes: ‘Het hele idee van Employee Self Service en Management Self Service, dat zat enorm verweven in het hele pakket. En dat sprak ons erg aan. Wij waren immers gewend om van alles uit handen te nemen, als het om administratie ging. En we zagen dus ook wat daar de nadelen van waren. Het leidde vaak tot taaie processen. Met veel verplichte handtekeningen, loopbriefjes en meerdere losse plekken waar een wijziging ingevoerd moest worden. En dat dan alleen al voor een adreswijziging.’
Müller: ‘Het was een behoorlijke operatie, maar inmiddels hebben we payroll, HRM, het kwaliteitshandboek, de facilitaire administratie én het financiële systeem in AFAS ondergebracht. En alleen al het simpele feit dat we nu bijvoorbeeld alle medewerkersinformatie in één database hebben, maakt het werkt een stuk eenvoudiger. Het stelt ons in staat om verantwoordelijkheden weer terug te leggen waar ze horen. Met workflows maken we alle processen voor iedereen helder én gemakkelijker.’
Wil je meer weten over hoe CVD het maximale uit de software van AFAS haalt?