Het Rotterdamse Centrum Voor Dienstverlening (CVD) is er voor alle Rotterdammers die moeite hebben om mee te doen in de maatschappij. Maurits Uipkes, manager Serviceorganisatie: ‘Heel kort gezegd ondersteunen we (voormalig) dak- en thuislozen naar een positie waar ze weer een bijdrage kunnen leveren aan de samenleving. En met alle problemen daar tussenin. We bieden diensten die variëren van een steuntje in de rug tot een integrale aanpak van multiproblematiek.’
Het CVD bestaat uit drie pijlers: maatschappelijke opvang, maatschappelijke dienstverlening en vrijwilligerswerk en mantelzorg. Met 450 medewerkers en 25 locaties bereikt het CVD 25.000 Rotterdammers per jaar. Kwaliteitsmedewerker Pia Müller: ‘Op onze locaties bieden we nachtopvang, beschermd en begeleid wonen en beschikken we over een verpleegafdeling. Ook bieden we begeleiding aan voor mensen die zelfstandig wonen.’
Alle bedrijfsprocessen integreren, het kwaliteitshandboek werkbaar én doorzoekbaar maken, en tussendoor ook nog verantwoordelijkheden neerleggen waar ze horen. Ga er maar aan staan. Toch waren het precies die uitdagingen waar het CVD zich voor gesteld zag. Uipkes: ‘We hadden een ratjetoe aan systemen.’
Uipkes: ‘Het CVD bestaat al 46 jaar en is helemaal afhankelijk van subsidies en overheidsgeld. Dat gaat per jaar om zo’n 32 miljoen. Van dat geld willen we het liefst iedere cent besteden aan de zorg. Er is dus nooit voor gekozen om een duur systeem voor allerlei administratie op te tuigen. Maar omdat we wél steeds groter groeiden, en de eisen aan administratie steeds strenger werden, zaten we uiteindelijk met een ratjetoe aan systemen. We hadden aparte administraties voor de salarissen, voor de facilitaire afdeling en voor de financiën. Voor HRM hadden we überhaupt geen systeem. Alle informatie voor P&O haalden we uit de salarisadministratie. Dat verkleint je slagvaardigheid en kost veel tijd. En dus geld.’
De keuze voor een nieuw softwarepakket is natuurlijk op veel dingen gebaseerd, maar één ding stak daar bij het CVD echt bovenuit. Uipkes: ‘Het hele idee van Employee Self Service en Management Self Service, dat zat enorm verweven in het hele pakket. En dat sprak ons erg aan. Wij waren immers gewend om van alles uit handen te nemen, als het om administratie ging. En we zagen dus ook wat daar de nadelen van waren. Het leidde vaak tot taaie processen. Met veel verplichte handtekeningen, loopbriefjes en meerdere losse plekken waar een wijziging ingevoerd moest worden. En dat dan alleen al voor een adreswijziging.’
Müller: ‘Het leuke is, dat een verandering van software dus ook echt iets betekent voor de inhoud van je werk. Dat geldt voor managers en medewerkers in de zorg, maar ook voor de backoffice. Medewerkers hebben minder administratieve last, en dat geeft meer ruimte om te adviseren en managers proactief te ondersteunen. Het is minder reactief dan het was. En dat maakt het werk efficiënter, effectiever én leuker.’
Benieuwd naar het complete verhaal van
CvD?
CvD maakt gebruikt van de software van AFAS.
Wil je meer weten over de software?