Branche:
Transport & Logistiek
Aantal medewerkers:
350
Interview met:
Richard Blok, business controler bij Chemgas
Thema:
HR Internationaal
Voor Chemgas zit de uitdaging van internationaal HR vooral in Payroll. De organisatie heeft medewerkers in Nederland en Luxemburg en werkt daarbij met een bijzondere situatie: voor een deel van de medewerkers worden loonheffingen in Nederland afgedragen en sociale lasten in Luxemburg. Dat vraagt om gegevens die tussen twee landen en verschillende systemen heen en weer gaan. Chemgas wilde juist af van de grote hoeveelheid handmatig werk.
Honderden mutaties handmatig verwerken
Voor de overstap werkte Chemgas met oudere payrollsoftware. Ook de Luxemburgse partner gebruikte een systeem waarin veel handmatig gebeurde. Voor ongeveer 200 medewerkers werden mutaties iedere maand opnieuw overgetikt. Daarna moesten de gegevens ook weer handmatig worden gecontroleerd, terwijl de deadlines voor de salarisverwerking gewoon bleven staan. De wens was daarom duidelijk: een oplossing die de Nederlandse processen goed ondersteunt én verbinding kan maken met de payroll in Luxemburg.
Gegevens heen én terug
Samen met AFAS en Salure is een proces ingericht waarin AFAS de centrale basis vormt. De Nederlandse salarisverwerking loopt via AFAS. Voor de Luxemburgse entiteit worden gegevens doorgestuurd naar de lokale payrollpartner. Die verwerkt de lokale payroll en stuurt informatie vervolgens weer terug. Dat laatste is belangrijk. In de situatie van Chemgas heeft de berekening in Luxemburg namelijk invloed op de Nederlandse loonberekening. De koppeling werkt daardoor twee kanten op. De loonstroken uit Luxemburg komen uiteindelijk weer terug in het medewerkersdossier in AFAS.
Ook voor medewerkers merkbaar
De automatisering levert niet alleen HR en Payroll minder handwerk op. Voorheen verstuurde Chemgas loonstroken per post. Medewerkers kunnen die nu digitaal bekijken via AFAS Pocket of InSite. Ook declaraties zijn gedigitaliseerd. Waar dat eerder in sommige situaties met contant geld werd opgelost, loopt dit nu via een digitaal proces.
Eerst je proces écht begrijpen
De implementatie leverde Chemgas ook lessen op. De internationale payroll van de organisatie wijkt af van veel standaardsituaties. Achteraf had Chemgas daarom nog eerder en uitgebreider willen toetsen of alle betrokken partijen het volledige proces goed begrepen. Ook HR en InSite hadden wat hen betreft eerder in het project meegenomen mogen worden. Door eerst sterk op Payroll te focussen, kwamen later keuzes naar boven die invloed hadden op de eerdere inrichting.
De belangrijkste tip van Chemgas aan andere internationale organisaties is dan ook: breng je processen vooraf heel goed in beeld en test vroeg of de inrichting werkelijk aansluit. Juist bij internationale Payroll kan een klein verschil grote gevolgen hebben voor de rest van het proces.
| Automatiseer net als Chemgas en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |