Century Autogroep is in Nederland een van de eerste dealerbedrijven die werkt met het dealermanagementsysteem Autoline in combinatie met Profit ERP van AFAS. Toen John Hofmeijer in 2017 als financieel directeur aantrad bij Century, was daarvan nog geen sprake. Autoline was er wel, maar taken als HR en de salarisadministratie waren (in AFAS) extern belegd bij moederbedrijf Pon. In 2019 werd besloten om die activiteiten te verhuizen naar de Century Autogroep. Bedoeling was om meer grip te krijgen op alle mutaties rond het personeelsbestand: van verlofsaldi tot ziektemeldingen en functioneringsgesprekken. Dat beviel goed. Zo goed zelfs dat een jaar later het besluit viel om het gebruik van AFAS uit te breiden tot de volledige ERP-suite van Profit.
De autobranche verandert enorm, constateert Hofmeijer. “Auto’s verkopen is marge technisch gewoon een moeilijke markt. Met uitzondering van de coronajaren zijn er altijd meer auto's beschikbaar dan er vraag naar was. Dus moeten wij het hebben van onderhoud, olie, banden en dergelijke. Maar in elektrische auto’s gaat geen liter olie en er zitten ook minder onderdelen op. Dus het verdienmodel rond de auto gaat op de schop. Dat maakt dat we onze activiteiten moeten spreiden.” Met de herijking van de strategie kwam er meer focus te liggen op activiteiten die zich traditioneel buiten het autobedrijf bevinden. Bovendien bevinden die activiteiten zich buiten de scope van Autoline, dat primair geen boekhoudsysteem is. “Bijvoorbeeld omdat er geen geschikte koppelingen beschikbaar waren”, legt Hofmeijer uit. “In Autoline waren dat allemaal handmatige imports, dus erg foutgevoelig. Onze wens was om de verschillende activiteiten van ons bedrijf financieel geconsolideerd, tijdig en gevalideerd bij elkaar brengen."
Hofmeijer: "Autoline is een prima dealermanagementsysteem, maar voor het voeren van een complexe financiële administratie is het veel minder geschikt.”
Century Autogroep is voor wat betreft het gebruik van Autoline in combinatie met AFAS ERP een showcase binnen de VAG dealergroep. Die omvat 21 strategische retailpartners en ongeveer veertig onderhoudsbedrijven. Mogelijk gaan zij in de toekomst met een soortgelijke IT-configuratie werken als Century Autogroep. De doelstelling om kwalitatief efficiënter te gaan werken is volgens Hofmeijer geslaagd. “We hebben veel meer op administratief personeel kunnen bezuinigen dan gedacht." Hofmeijer: "We zijn in omzet verdubbeld sinds we met Autoline en AFAS werken, maar we zijn in aantal mensen op de administratie gehalveerd." Daarnaast is de kwaliteit van de audit trail beter. We kunnen nu elke omzetboeking herleiden naar een factuur, aan de inkoop-, verkoop- of aan de P&O-kant. Dat maakt het makkelijker om controles uit te voeren. Niet alleen door onszelf, maar ook door de accountant en de fiscus.”
Naast de gerealiseerde besparingen zag Hofmeijer de bezetting op zijn IT-afdeling toenemen vanwege de uitbreiding met een dataspecialist, een applicatiebeheerder voor AFAS (in combinatie met Autoline) en een medewerker die de koppelingen met het ERP-systeem managet. De IT-afdeling wordt volgens de financieel directeur steeds meer zelfredzaam. “Als we er zelf niet meer uitkomen, doen we een beroep op onze implementatiepartner Irixs. Maar dan hebben we meestal ook wel een echte uitdaging te pakken”, aldus Hofmeijer die AFAS als ‘het geweten van ons IT-landschap’ omschrijft. “Daar komt alles samen en ontstaat, als het goed is, ons succes.”